Belgedeki Adres Yanlışsa İhale Dışı Kalırsınız! KİK'in "Asli Unsur" ve "Sehven Hata" Ayrımı

İhalelerde sunulan yeterlik belgelerinin tam ve hatasız olması esastır. Ancak, bazen belgeyi düzenleyen resmi kurumların (belediye, bakanlık, müdürlük) yaptığı "sehven" hatalar, isteklilerin ihale dışı kalmasına neden olabilmektedir. İsteklinin hiçbir kusuru olmasa dahi, belgedeki bir adres veya unvan hatasının "bilgi eksikliği" mi, yoksa belgeyi geçersiz kılan bir "asli unsur" hatası mı olduğu, KİK kararlarına konu olan kritik bir ayrımdır. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, belgelerinizin hukuki geçerliliğini temin etmenizi sağlar. Kamu İhale Kurulu'nun (KİK) 29.01.2025 tarihli ve 2025/UH.I-275 sayılı kararı, bu konudaki net çizgiyi ortaya koymaktadır.

Kararın İlgili Kısmı

"İhale kapsamında yeterlik kriteri olarak beyan edilen/sunulan işletme kayıt belgesinin adresinde yapılan yanlışlığın, Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik hükümlerinde işletme adresinin belgenin geçerli olabilmesi için asli bir unsur olduğu göz önünde bulundurulduğunda sehven dahi olsa belgenin geçerli olma şartını etkileyeceği ve belgenin bu haliyle kabul edilemeyeceği..."

Olayın Arka Planı: İşletme Belgesindeki Adres Hatası

Bir İl Sağlık Müdürlüğü'nün yemek hizmeti alımı ihalesine katılan bir isteklinin teklifi, sunduğu "İşletme Kayıt Belgesi"ndeki adresin hatalı olması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılır. İstekli, bu belgenin İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğü tarafından "iş yoğunluğu" nedeniyle sehven yanlış düzenlendiğini, hatanın kendilerinden kaynaklanmadığını ve idarenin Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi (GGBS) üzerinden yaptığı sorgulamada doğru adresin zaten göründüğünü belirterek KİK'e başvurur.

 

KİK'in "Asli Unsur" ve "Bilgi Eksikliği" Değerlendirmesi

KİK, başvuru sahibinin iddialarını reddetmiştir. Kurul'un gerekçesi şu iki temele dayanmaktadır:

  1. Adres, "Asli Unsur"dur: KİK, ilgili Gıda İşletmeleri Yönetmeliği'ne atıfta bulunarak, İşletme Kayıt Belgesi'nin; ticaret unvanı, işletme adresi ve faaliyet konusu için geçerli olduğunu vurgulamıştır. Bu bilgilerden herhangi birinin değişmesi (veya hatalı olması) durumunda belgenin geçerliliğini kaybettiğini belirtmiştir. Dolayısıyla, adres bilgisi, sonradan tamamlatılabilecek bir "bilgi eksikliği" değil, belgenin geçerliliğini doğrudan etkileyen bir "asli unsur"dur.
  2. "Sehven Hata" Savunması Yetersizdir: Belgeyi düzenleyen İlçe Müdürlüğü'nün hatanın "sehven" yapıldığını yazılı olarak beyan etmesi, KİK'in değerlendirmesini değiştirmemiştir. Karara göre, hatanın sehven yapılmış olması, belgenin ihale tarihi itibarıyla "hukuken geçersiz" olduğu gerçeğini değiştirmemektedir.

İsteklinin "Basiretli Tacir" Sorumluluğu

KİK, kararda ayrıca isteklinin sorumluluğuna da dikkat çekmiştir. Belgenin düzenlenme tarihi (21.10.2024) ile ihale tarihi (18.11.2024) arasında yaklaşık bir aylık süre bulunmaktadır. KİK, "basiretli bir tacir" olarak isteklinin, kendi yeterlik belgesindeki bu kritik hatayı fark edip ihale tarihinden önce düzeltmesi için yeterli zamana sahip olduğunu, bu kontrolü yapmamasının sorumluluğunun da kendisine ait olduğunu değerlendirmiştir.

Analizin Sonucu

  • İstekliler, yeterlik için sundukları tüm belgelerin (özellikle sicil, izin, ruhsat gibi) üzerindeki unvan, adres, faaliyet konusu gibi "asli unsurların" tam ve doğru olduğunu ihale öncesinde defalarca kontrol etmelidir.
  • Belgeyi düzenleyen kamu kurumunun yaptığı "sehven" (yanlışlıkla) hatalar, ihalede geçerli bir mazeret olarak kabul edilmemektedir. Hatalı bir belge, hukuken geçersiz bir belge olarak kabul edilir.
  • "Asli unsur" içeren (belgenin kendisini geçersiz kılan) hatalar, 4734 sayılı Kanun kapsamındaki "bilgi eksikliği" tamamlattırma prosedürüne tabi değildir ve teklifin doğrudan elenmesine yol açar.

Firmalar, aldıkları her resmi belgeyi "basiretli bir tacir" sorumluluğuyla hemen kontrol etmeli ve hataları derhal düzeltmelidir.