İhale Dokümanında Belirlenen Şekil Kurallarının Bağlayıcılığı

Kamu ihalelerinde yeterlik değerlendirmesi, isteklilerin tekliflerinin esasına geçilmeden önce yerine getirilmesi gereken kritik bir aşamadır. Bu aşamada idareler, isteklilerin ihale dokümanında belirtilen asgari koşulları taşıyıp taşımadığını, sunulan belgeler üzerinden kontrol eder. Bu belgelerin sadece içerik olarak değil, aynı zamanda ihale dokümanında ve mevzuatta öngörülen "şekil kurallarına" uygun olarak sunulması da zorunludur. Çoğu zaman göz ardı edilebilen bu usul kurallarına uyulmaması, teklifin esası ne kadar uygun olursa olsun, değerlendirme dışı bırakılma sonucunu doğurabilir. Kamu İhale Kurulunun 15.10.2025 tarihli ve 2025/UH.I-2231 sayılı kararı, bu şekil kurallarının ne kadar bağlayıcı olduğunu ve farklı usul hatalarının nasıl aynı sonuca yol açtığını gösteren iki çarpıcı örnek sunmaktadır.

Yabancı Dilde Düzenlenen Belgelerin Sunulma Usulü

Karara konu olan olayda, ihaleyi kazanan isteklinin yeterlik dosyası incelendiğinde önemli bir eksiklik tespit edilmiştir. İstekli, teklif ettiği cihazın belirli bir teknik özelliğini (fotoğraf çekme kapasitesi) tevsik etmek amacıyla, yabancı (Çin menşeli) bir üretici firma tarafından düzenlenmiş "Beyan" başlıklı bir belge sunmuştur. Ancak bu belge, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 31. maddesinde düzenlenen "Belgelerin sunuluş şekli" kurallarına aykırı bulunmuştur.

Mevzuata göre, yabancı bir ülkede düzenlenen resmi veya ticari belgelerin Türkiye'deki bir ihalede geçerli olabilmesi için belirli bir tasdik sürecinden geçmesi gerekir. Bu süreç, belgenin "apostil tasdik şerhi" taşıması veya ilgili ülkedeki Türk Konsolosluğu tarafından tasdik edilmesi gibi işlemleri içerir. Bu tasdik, belgenin ve üzerindeki imzanın gerçekliğini doğrular. Ayrıca, belgenin orijinal dilindeki hali ile birlikte yeminli tercüman tarafından yapılmış ve noter onaylı Türkçe tercümesinin sunulması esastır.

İhaleyi kazanan istekli ise, üretici firmanın mührünü taşıyan bu belgenin sadece Türkçe halini sunmuş, belgenin orijinal dilindeki nüshasını ve mevzuatın gerektirdiği herhangi bir tasdik şerhini (apostil veya konsolosluk onayı) eklememiştir. Kurul, bu durumun belgenin usulüne uygun sunulmadığı anlamına geldiğine ve bu nedenle anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine karar vermiştir.

Teknik Uygunluğun Katalog Üzerinde Gösterilmesi Zorunluluğu

Aynı kararda, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olan başka bir isteklinin dosyası da benzer bir usul hatası nedeniyle yetersiz bulunmuştur. Bu ihalenin İdari Şartnamesi, isteklilerin teklif ettikleri cihazlara ait katalogları sunarken, kataloğun ilgili sayfalarında Teknik Şartname'nin hangi maddesinin karşılandığını açıkça işaretlemelerini zorunlu kılmıştır. Bu, ihale komisyonunun binlerce sayfalık teknik doküman içinde ilgili özellikleri kolayca bulup teyit edebilmesi için öngörülen pratik ve bağlayıcı bir kuraldır.

Ancak söz konusu istekli, sunduğu kataloglar üzerinde Teknik Şartname'de yer alan bazı maddelere (örneğin, tam otomatik idrar cihazına ilişkin 6 ve 11. maddeler) ilişkin herhangi bir işaretleme yapmamıştır. Bu eksiklik, idarenin teklif edilen cihazın ilgili teknik kriterleri karşılayıp karşılamadığını, dokümanda öngörülen yönteme göre değerlendirmesini imkânsız hale getirmiştir. Kurul, bu durumun da İdari Şartname'de belirtilen açık bir kuralın ihlali olduğuna ve bu nedenle bu isteklinin teklifinin de değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine hükmetmiştir.

Kurulun Tespit Ettiği Aykırılıklar ve Düzeltici İşlem Kararı

Kurul, her iki isteklinin de farklı nitelikteki ancak temelde "şekil kurallarına uymama" ortak paydasında birleşen hataları nedeniyle yeterlik şartlarını sağlamadığına karar vermiştir. Bu tespitler sonucunda, ihalenin ilgili kısımlarında hem ihaleyi kazanan isteklinin hem de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına ve ihale sürecine kalan geçerli tekliflerle devam edilmesi yönünde "düzeltici işlem" belirlenmesine karar verilmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, yeterlik belgelerinin hazırlanmasında usul kurallarının en az içerik kadar önemli olduğunu göstermektedir:

  • İdareler Açısından: İhale dokümanında belirledikleri şekil kurallarını (katalog işaretlemesi gibi) değerlendirme aşamasında tutarlılıkla uygulamalıdırlar. Bu kurallara uymayan isteklilerin tekliflerini değerlendirme dışı bırakmaları, mevzuata uygun bir işlemdir.
  • İstekliler Açısından: Teklif dosyalarını hazırlarken sadece istenen belgeleri sunmakla yetinmemeli, bu belgelerin nasıl sunulması gerektiğine ilişkin tüm kuralları (tasdik, tercüme, işaretleme vb.) titizlikle yerine getirmelidirler. Özellikle yabancı menşeli belgelerin tasdik işlemleri zaman alabildiğinden, bu süreçleri ihale tarihinden çok önce planlamaları gerekmektedir.

Sonuç olarak, kamu ihalelerinde başarıya giden yol sadece doğru fiyatı ve doğru ürünü sunmaktan değil, aynı zamanda tüm süreci en küçük detayına kadar kurallara uygun yürütmekten geçmektedir.