SMMM Tutanak Formundaki O Küçük Eksiklik İki Firmanın Teklifini İptal Ettirdi

Aşırı düşük teklif sorgulama sürecinde, üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerini desteklemek amacıyla sunulan Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) onaylı maliyet veya satış tutarı tespit tutanakları (Ek-O.5, Ek-O.6 vb.), savunmanın bel kemiğini oluşturur. Ancak bu formların sadece imzalanmış olması yeterli değildir; her alanının eksiksiz ve doğru doldurulması gerekir. Bu tür karmaşık ihale ve aşırı düşük teklif savunması süreçlerinizde, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, bu tip kritik form hataları nedeniyle teklifinizin geçersiz sayılmasını engeller. Kamu İhale Kurulu'nun 05.02.2025 tarihli ve 2025/UH.II-434 sayılı kararı, form üzerindeki küçük bir ihmalin nasıl ihale dışı kalmaya yol açtığını göstermektedir.

Kararın İlgili Kısmı

"...ihale üzerinde bırakılan istekli ... ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen istekli ... tarafından araç kiralama ve bakım onarıma ilişkin alınan fiyat teklifleri ekinde sunulan satış tutarı tespit tutanaklarının yasal defter tasdik bilgileri kısmında tasdik makamı, tasdik tarihi ve no kısımlarının boş bırakıldığı, dolayısıyla anılan tutanakların söz konusu gerekçelerle usulüne uygun olarak doldurulmadığı anlaşıldığından her iki isteklinin de aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır."

Olayın Arka Planı: Formda Boş Bırakılan Alanlar

Bir cezaevi müdürlüğünün personel servis taşıma hizmet alımı ihalesinde, idare, teklifleri sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması talep etmiştir. İhaleyi kazanan firma (Öz Kulplular) ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci firma (Karadaş Tur.), savunmalarında araç kiralama ve bakım-onarım maliyetlerini tevsik etmek amacıyla üçüncü kişi firmalardan aldıkları fiyat tekliflerini ve bu teklifleri destekleyen SMMM onaylı satış tutarı tespit tutanaklarını sunmuşlardır.

Başvuru sahibi (Bisel Tur.), bu iki firmanın sunduğu tutanakların usulüne uygun olmadığını iddia etmiştir.

İdarenin Pozisyonu: Açıklamalar Yeterli Görüldü

İdare, sunulan SMMM tutanaklarını ve fiyat tekliflerini yeterli bularak her iki isteklinin de aşırı düşük teklif açıklamasını kabul etmiş ve ihaleyi sonuçlandırmıştır.

KİK'in Değerlendirmesi: "Yasal Defter Tasdik Bilgisi" Zorunludur

KİK, başvuru sahibinin iddiaları üzerine ihaleyi kazanan ve ikinci olan firmanın aşırı düşük teklif dosyalarını detaylıca incelemiştir. Kurul, her iki isteklinin de araç kiralama ve bakım-onarım maliyetleri için sunduğu satış tutarı tespit tutanaklarının (EK-O.6 benzeri formlar) "Yasal Defter Tasdik Bilgileri" bölümünün tamamen boş bırakıldığını tespit etmiştir.

SMMM tutanakları, adından da anlaşılacağı üzere, mükellefin yasal defter ve kayıtlarına dayanılarak hazırlanmak zorundadır. Form üzerinde bu defterlerin tasdik makamı, tarihi ve numarası için ayrılmış özel alanlar bulunmaktadır.

KİK, bu alanların boş bırakılmasının, tutanağın hukuki dayanağını ve tevsik kabiliyetini sarstığına hükmetmiştir. Defter tasdik bilgilerinin girilmemiş olması, formun "usulüne uygun olarak doldurulmadığı" anlamına gelmektedir. Bu nedenle, bu usulsüz tutanaklara dayanan fiyat teklifleri ve dolayısıyla tüm aşırı düşük teklif açıklamaları geçersizdir.

Kurul, hem ihaleyi kazanan firmanın hem de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci firmanın aşırı düşük teklif açıklamalarının reddedilmesi gerektiğine karar vererek, idarenin kararını iptal etmiş ve düzeltici işlem belirlenmesine hükmetmiştir.

Analizin Sonucu

Bu karar, aşırı düşük teklif savunmalarında SMMM tutanaklarının hazırlanmasına ilişkin hayati bir detayı ortaya koymaktadır:

  1. Form Değil, Resmi Belge: SMMM maliyet ve satış tespit tutanakları, basit birer form değil, yasal defter kayıtlarına dayanan resmi tevsik belgeleridir.
  2. Tüm Alanlar Doldurulmalı: Tutanak üzerindeki "Mükellef Bilgileri", "Tutanak Bilgileri", "Fatura Bilgileri" ve özellikle "Yasal Defter Tasdik Bilgileri" (Tasdik Makamı, Tarihi, Yevmiye No vb.) gibi tüm alanlar eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulmalıdır.
  3. Boş Alan, Usulsüz Belge Demektir: Defter tasdik bilgilerinin boş bırakılması gibi eksiklikler, belgenin "usulüne uygun" hazırlanmadığı şeklinde yorumlanır ve bu belgeye dayanan aşırı düşük teklif açıklamasının tamamının reddedilmesine yol açar.
  4. SMMM'lerin Sorumluluğu: Bu belgeleri düzenleyen SMMM'lerin, formattaki tüm alanları yasal defterlerle uyumlu olacak şekilde eksiksiz doldurması kritik önem taşımaktadır.