Kamu ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin açıklanması, hem kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını sağlamak hem de teklifin gerçekçiliğini denetlemek açısından kritik bir aşamadır. Bu süreçte sunulan belgelerin şekli ve maddi unsurlarının mevzuata tam uyumu, teklifin geçerliliği için esastır. Özellikle üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ve bu tekliflerin dayanağı olan maliyet/satış tutarı tespit tutanakları arasındaki ilişkinin doğru kurgulanması hayati önem taşır. İhale süreçlerinde karşılaşılan bu gibi teknik ancak sonucu doğrudan etkileyen uyuşmazlıklarda, Yaka Danışmanlık gibi uzman kuruluşların sağladığı danışmanlık hizmetleri, firmaların hak kaybı yaşamasını önleyebilir. Kamu İhale Kurulunun 02.07.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1446 sayılı kararı, proforma fatura ile dayanak belgesi arasındaki kronolojik uyumsuzluğun, aşırı düşük teklif açıklamasını nasıl geçersiz kıldığını gösteren aydınlatıcı bir örnektir.

Aşırı Düşük Teklif Değerlendirmesindeki Çelişkili Kararlar

Bir proje hazırlama hizmet alımı ihalesinde, idare ilk olarak bir isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını, sunduğu proforma faturanın geçerlilik tarihinin geriye dönük olması ve dayanak belgelerin tüm sayfalarının imzalı olmaması gibi gerekçelerle reddetmiştir. Ancak bu isteklinin idareye yaptığı şikayet başvurusu üzerine, idare ilk kararını değiştirmiş ve aynı açıklamayı bu kez uygun bularak ihaleyi bu istekli üzerinde bırakmıştır. Bu durum üzerine, ihalede ikinci en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen firma, kararın mevzuata aykırı olduğu iddiasıyla konuyu Kamu İhale Kuruluna taşımıştır.

Proforma Fatura ve Dayanak Belgesi Arasındaki Tarihsel Uyumsuzluk

İtirazen şikayet başvurusunu inceleyen Kurul, sunulan aşırı düşük teklif açıklamasındaki temel bir maddi hataya odaklanmıştır. Kamu İhale Genel Tebliği'nin ilgili maddelerine göre, üçüncü bir kişiden alınan fiyat teklifi (proforma fatura), o fiyatın dayanağını oluşturan bir maliyet veya satış tutarı tespit tutanağına dayanmak zorundadır. Bu tutanak, bir serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) veya yeminli mali müşavir (YMM) tarafından düzenlenir ve fiyat teklifini veren firmanın geçmiş dönemdeki maliyet veya satış verilerini yansıtır.

Kurulun yaptığı incelemede, ihaleyi kazanan isteklinin sunduğu açıklama dosyasında yer alan birden fazla proforma faturanın düzenlenme tarihlerinin (örneğin 09.04.2025 ve 11.04.2025), bu faturalara dayanak teşkil eden satış tutarı tespit tutanaklarının düzenlenme tarihinden (örneğin 29.04.2025) daha önce olduğu tespit edilmiştir. Bu durum, mantıksal bir çelişki yaratmaktadır: Henüz düzenlenmemiş ve içeriği belli olmayan bir tespit tutanağına dayanarak bir fiyat teklifi oluşturulması mümkün değildir. Fiyat teklifinin üzerinde yer alan "Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, ... tarih ve ... sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ... tutarının altında olmadığını beyan ederim" şeklindeki meslek mensubu beyanı, bu kronolojik uyumsuzluk nedeniyle hukuken anlamsız hale gelmektedir.

Kurul, bu tespit doğrultusunda, mevzuatın "öncelikli olarak meslek mensubu tarafından satış tutarı tespit tutanağının düzenlenmesi, burada yer alan bilgilere göre de fiyat teklifinin hazırlanması gerektiği" şeklindeki amir hükmüne aykırı hareket edildiğini belirlemiştir. Proforma faturanın, dayanağı olan tutanaktan önce düzenlenmiş olması, açıklamanın temelden sakat olduğu anlamına gelmektedir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Kamu İhale Kurulunun bu kararı, aşırı düşük teklif açıklaması hazırlama sürecinde dikkat edilmesi gereken usuli kuralların ne kadar önemli olduğunu vurgulamaktadır.

İdareler için: Aşırı düşük teklif açıklamalarını incelerken, sadece sunulan belgelerin varlığını değil, aynı zamanda belgeler arasındaki mantıksal ve kronolojik tutarlılığı da denetlemelidirler. Bir belgenin tarihinin, dayanak aldığı belgenin tarihinden önce olması gibi temel bir maddi hata, teklifin esasını etkileyen ve tamamlatılamayacak nitelikte bir eksikliktir. İdarelerin, bu tür bariz hataları gözden kaçırması, ihale sürecinin uzamasına ve hatalı kararlar alınmasına yol açabilir.

İstekliler için: Aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken son derece titiz davranmaları gerekmektedir. Özellikle üçüncü kişilerden fiyat teklifi alırken, belge hazırlama sürecinin doğru bir kronolojik sıra ile ilerlediğinden emin olmalıdırlar. Önce meslek mensubu tarafından maliyet/satış tutarı tespit tutanağı düzenlenmeli, ardından bu tutanaktaki verilere dayanılarak proforma fatura hazırlanmalıdır. Proforma fatura üzerinde yer alan tarih, tutanağın tarihinden sonraki bir tarih olmalıdır. Bu tür basit bir usul hatası, içeriği tamamen doğru olsa bile, tüm açıklamanın geçersiz sayılmasına ve ihalenin kaybedilmesine neden olabilir.

Sonuç olarak Kurul, proforma fatura tarihinin dayanak tutanak tarihinden önce olması nedeniyle aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata aykırı olduğuna karar vermiş ve ihaleyi kazanan isteklinin teklifinin reddedilerek düzeltici işlem belirlenmesine hükmetmiştir. Bu karar, ihale süreçlerinde usulün, en az esas kadar önemli olduğunu gösteren net bir derstir.