Aşırı düşük teklif açıklamalarının temel amacı, teklif edilen fiyatın gerçek, piyasa koşullarına uygun ve belgelendirilebilir maliyetlere dayandığını ortaya koymaktır. Bu süreçte kullanılan belgelerin, özellikle de meslek mensupları tarafından düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının ve bu tutanaklara dayanak teşkil eden faturaların, gerçek ticari faaliyetleri yansıtması esastır. Sadece ihalede avantaj sağlamak amacıyla, gerçek bir alım veya satıma dayanmayan, geriye dönük olarak düzenlenmiş belgelerin kullanılması, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun ruhuna ve lafzına aykırıdır. Bu tür eylemler, sadece açıklamanın geçersiz sayılmasına değil, aynı zamanda "yasak fiil ve davranış" kapsamında değerlendirilerek daha ağır yaptırımlara da yol açabilir. İhale süreçlerinde sunulan belgelerin doğruluğunun ve hukuka uygunluğunun denetlenmesi, Yaka Danışmanlık gibi uzmanlık gerektiren bir alandır. Kamu İhale Kurulunun 06.08.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1682 sayılı kararı, bu tür yanıltıcı belge kullanımının tespit edilmesi halinde sonuçlarının ne olacağını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Başvuru Sahibinin İddiası ve Kurumun Araştırması

Karara konu olan malzemeli yemek hizmeti alımı ihalesinde, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması, bir başka istekli tarafından mercek altına alınmıştır. Başvuru sahibi, açıklama kapsamında sunulan Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı'nın (Ek-O.7) ve bu tutanağa dayanak gösterilen tek bir faturanın gerçeği yansıtmadığını, ihaleyi alabilmek için sonradan, geriye dönük olarak düzenlenmiş, muhteviyatı itibarıyla yanıltıcı ve sahte belge niteliğinde olduğunu iddia etmiştir.

Bu ciddi iddia üzerine Kamu İhale Kurulu, konunun aydınlatılması için Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan (GİB) resmi olarak bilgi talep etmiştir. Kurul, GİB'e gönderdiği yazıda, şikâyete konu 25.11.2024 tarihli faturanın GİB sistemlerinde kayıtlı olup olmadığını ve eğer kayıtlı ise sisteme hangi tarih ve saatte girişinin yapıldığını sormuştur.

GİB'den Gelen Cevap ve Kurulun Değerlendirmesi

Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan gelen cevabi yazı, uyuşmazlığın seyrini tamamen değiştirmiştir. GİB, faturanın kendi sistemlerinde kayıtlı olduğunu doğrulamış, ancak faturanın sisteme kaydedilme (imzalanarak gönderilme) tarihinin 06.02.2025 olduğunu bildirmiştir.

Bu bilgi, kritik bir durumu ortaya koymuştur:

  • Fatura tarihi: 25.11.2024
  • İhale tarihi: 21.01.2025
  • Aşırı düşük teklif açıklama talebi tarihi: 29.01.2025
  • Faturanın GİB sistemine kaydedilme tarihi: 06.02.2025

Kurul, bu tarihleri karşılaştırarak şu sonuca varmıştır: Aşırı düşük teklif açıklamasının dayanağı olan fatura, düzenlendiği iddia edilen tarihte veya en azından ihale tarihinde GİB sistemlerinde mevcut değildi. Fatura, ihale yapıldıktan ve hatta istekliye aşırı düşük teklif açıklaması sunması tebliğ edildikten sonra sisteme kaydedilmiştir. Bu durum, faturanın, Kamu İhale Genel Tebliği'nin aradığı anlamda, "ilan/davet tarihinin içinde bulunduğu aydan önceki üç aylık" döneme ait gerçek bir ticari faaliyeti yansıtmadığını, aksine sadece aşırı düşük teklif açıklamasını tevsik edebilmek amacıyla sonradan ve geriye dönük olarak düzenlendiğini göstermektedir.

Kurul, bu eylemi basit bir usul hatası olarak görmemiştir. Faturanın bu şekilde kullanılmasının, 4734 sayılı Kanun'un 17'nci maddesinin (b) bendinde yer alan "ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak" fiili kapsamında bir "yasak fiil veya davranış" teşkil ettiğine karar vermiştir. Bu nedenle, faturaya dayalı olarak düzenlenen Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı'nın ve dolayısıyla buna dayanan aşırı düşük teklif açıklamasının kabul edilemeyeceği sonucuna varılmıştır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

  • İdareler Açısından: İdareler, aşırı düşük teklif açıklamalarında sunulan ve özellikle tek bir faturaya dayanan veya şüphe uyandıran tutanaklarla karşılaştıklarında, bu belgelerin gerçekliğini teyit etmek için ilgili kurumlardan (GİB, SGK vb.) bilgi talep etme yetkisine sahiptir. Bu karar, idarelerin bu tür bir şüphe karşısında proaktif davranarak yapacakları araştırmanın, ihalenin sağlığı açısından ne kadar önemli olduğunu göstermektedir.
  • İstekliler Açısından: Aşırı düşük teklif açıklamaları, mevcut ve yasal defterlere kaydedilmiş gerçek ticari işlemlere dayanmalıdır. Sadece ihaleyi kazanmak amacıyla, sonradan ve geriye dönük olarak belge düzenlemek veya düzenletmek, tespit edilmesi halinde sadece teklifin reddine değil, aynı zamanda Kanun'un 17. maddesi kapsamında değerlendirilerek ihalelerden yasaklanma gibi çok daha ağır sonuçlara yol açabilir. Bu karar, bu tür eylemlerin ne kadar riskli ve hukuka aykırı olduğunu açıkça ortaya koymaktadır.

Sonuç olarak Kurul, ihale üzerinde bırakılan isteklinin yanıltıcı belge niteliğindeki bir faturayı kullanarak açıklama yaptığına ve bunun yasak fiil teşkil ettiğine hükmederek, her iki kısım için de teklifinin değerlendirme dışı bırakılması yönünde düzeltici işlem belirlenmesine oybirliğiyle karar vermiştir.