Kamu ihalelerinin temelini oluşturan güven, saydamlık ve rekabet ilkeleri, süreçteki tüm bilgi ve belgelerin doğru ve gerçeğe uygun olmasını gerektirir. İsteklilerin, ihale sonucunu kendi lehlerine etkilemek amacıyla yanıltıcı bilgi vermesi veya gerçeğe aykırı belge düzenlemesi, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu tarafından en ağır şekilde yaptırıma bağlanan "yasak fiil ve davranışlar" kapsamında değerlendirilir. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu tür usulsüzlüklerin tespiti, sadece teklifin reddedilmesine değil, aynı zamanda firmaların ihalelerden yasaklanmasına kadar varan ciddi sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle, tüm süreçlerde dürüstlük ve mevzuata uygunluk esastır. Yaka Danışmanlık, firmaların bu tür riskli eylemlerden kaçınmaları ve süreçleri hukuka uygun yürütmeleri için danışmanlık hizmeti sunmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 12.06.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1305 sayılı kararı, dijitalleşen dünyada elektronik belgeler üzerinden yapılan usulsüzlüklerin nasıl tespit edildiğini ve ne kadar ağır sonuçlar doğurduğunu gösteren çarpıcı bir örnektir.

Aşırı Düşük Teklif Açıklamasında Sunulan Belgelerin İncelenmesi

Olay, 30 kısımdan oluşan büyük bir transformatör merkezi işletmesi ihalesinde yaşanmıştır. Bir iş ortaklığı, teklif verdiği bazı kısımlarda aşırı düşük teklif sahibi olarak belirlenmiş ve idare tarafından kendisinden açıklama talep edilmiştir. İş ortaklığı, açıklamasını desteklemek amacıyla, bir tedarikçiden aldığı fiyat teklifini ve bu teklifin dayanağı olan "Satış Tutarı Tespit Tutanağı"nı sunmuştur. Bu tutanakta, ilgili malın satış fiyatını tevsik etmek üzere çeşitli faturalara atıf yapılmıştır.

Başvuru sahibi firma, bu faturaların gerçeği yansıtmadığını, aşırı düşük teklif açıklamasının istenmesinden sonra geriye dönük olarak düzenlendiğini iddia etmiştir. Bu ciddi iddia üzerine Kamu İhale Kurulu, konuyu aydınlatmak için Gelir İdaresi Başkanlığından (GİB) ilgili e-faturaların sisteme giriş tarih ve saat bilgilerini talep etmiştir.

Elektronik Faturaların Düzenlenme ve Sisteme Yüklenme Tarihinin Önemi

GİB'den gelen cevap, iddianın doğruluğunu ortaya koymuştur. İş ortaklığının açıklamasına dayanak olarak gösterdiği 28.02.2025 tarihli bir e-faturanın, GİB sistemine 27.04.2025 tarihinde, yani idarenin aşırı düşük teklif açıklamasını talep ettiği 22.04.2025 tarihinden sonra gönderildiği tespit edilmiştir.

Bu tespit, faturanın, Kamu İhale Genel Tebliği'nin gerektirdiği şekilde, ilgili dönemde (ilan tarihinden önceki üç aylık dönemler) usulüne uygun olarak düzenlenmiş bir belge olmadığını kanıtlamıştır. Fatura, geçmiş bir tarih taşımasına rağmen, fiilen ihale sürecinde bir ihtiyaca binaen, açıklama sunma aşamasında oluşturulmuştur. Bu durum, belgenin içeriğinin gerçeği yansıtmadığı ve ihale komisyonunu yanıltma amacı taşıdığı yönünde güçlü bir karine oluşturmuştur.

Kurulun Geriye Dönük Belge Düzenlemeyi Yasak Fiil Olarak Değerlendirmesi

Kamu İhale Kurulu, bu eylemi basit bir usul hatası veya eksiklik olarak görmemiştir. Kurul, bir belgenin, ihale sürecinde talep edildikten sonra, geçmiş bir tarihle düzenlenerek sunulmasının, 4734 sayılı Kanun'un 17. maddesinin (b) bendinde tanımlanan "ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak" fiilini oluşturduğuna karar vermiştir. Bu fiil, Kanun'da "yasak fiil ve davranış" olarak tanımlanmıştır.

Yasak fiil ve davranış tespiti, sonuçları itibarıyla çok ağırdır. Kanun'un 58. maddesi, bu tür eylemlerde bulunanların sadece o ihaleye iştirak ettirilmeyeceğini, aynı zamanda haklarında ihalelerden yasaklama kararı verileceğini düzenler. Bu karar doğrultusunda Kurul, iş ortaklığının sadece aşırı düşük teklif verdiği ve açıklaması incelenen kısımlarda değil, teklif verdiği ve geçerli teklif sahibi olduğu diğer tüm kısımlarda da teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiğine hükmetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, kamu ihalelerinde dürüstlük ilkesinin ve sunulan belgelerin gerçekliğinin ne kadar vazgeçilmez olduğunu göstermektedir.

İstekliler açısından: Bu karar, istekliler için çok ciddi bir uyarıdır. Aşırı düşük teklif açıklamaları veya yeterlik belgeleri kapsamında sunulan hiçbir belge, gerçeğe aykırı veya yanıltıcı olmamalıdır. Özellikle e-fatura gibi dijital belgelerin oluşturulma, imzalanma ve resmi sisteme yüklenme tarihleri gibi "metaverileri" (log kayıtları) idareler ve Kurul tarafından kolayca denetlenebilmektedir. Geriye dönük belge düzenlemek gibi eylemler, sadece ihaleyi kaybetmekle kalmaz, aynı zamanda firmanın gelecekteki kamu ihalelerine katılımını engelleyecek yasaklama kararlarına da yol açabilir.

İdareler açısından: İdarelerin, sunulan açıklama ve belgelerin şüpheli göründüğü durumlarda, diğer kamu kurumlarından (GİB, SGK, Ticaret Sicil Müdürlükleri vb.) teyit isteme yetkisi ve sorumluluğu bulunmaktadır. Bu karar, kurumlar arası veri paylaşımının, ihale süreçlerindeki usulsüzlükleri ortaya çıkarmada ne kadar etkili bir araç olduğunu göstermiştir.

Sonuç olarak, teknoloji, belgelerin doğruluğunu denetlemeyi kolaylaştırmıştır. Kurulun bu kararı, ihale süreçlerinde hileli yollara başvuranların er ya da geç tespit edileceğini ve bunun sonuçlarının çok ağır olacağını net bir şekilde ortaya koymaktadır.