KİK’ten e-Arşiv Fatura Uyarısı: Faturanın Tarihi Değil, GİB’e Gönderilme Tarihi Önemli!

Aşırı düşük teklif açıklamalarının bel kemiğini, maliyet/satış tutarı tespit tutanakları (Ek-O.7) ve bu tutanakların dayanağını oluşturan faturalar oluşturmaktadır. E-Arşiv Fatura sisteminde, faturanın "oluşturulma tarihi" ile "GİB'e gönderilme/imzalanma tarihi" farklılık gösterebilmektedir. Kamu İhale Kurulu'nun (KİK) 09.04.2025 tarihli ve 2025/UH.II-902 sayılı Kararı, ihale tarihinden (veya sorgulama yazısından) sonra GİB sistemine gönderilen faturaların, tarihleri eski olsa bile, aşırı düşük teklif açıklamasında dayanak olarak kullanılamayacağına dair emsal bir karar vermiştir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, sunduğunuz maliyet analizlerinin ve dayanak belgelerin (faturalar dahil) mevzuata uygunluğunu garanti altına alır.

Kararın İlgili Kısmı

"...Mbc Temizlik Turizm... 30.11.2024 tarihli... faturasının incelemeye konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulama yazısının gönderilmesinden sonraki bir tarihte Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi sebebiyle, bu faturalar dayanak alınarak düzenlenen EK-O.7 satış tutarı tespit tutanağının kamu ihale mevzuatı açısından açıklamalar kapsamında dikkate alınabilecek nitelikte olmadığı... anılan fiil ve davranışın ise Kamu İhale Kanunu'nun "Yasak fiil veya davranışlar" başlıklı 17'nci maddesinin (b) bendinde düzenlenen "ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak" fiili kapsamında değerlendirilmesi ve aşırı düşük teklif açıklamasının reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır."

Olayın Arka Planı: İhale Tarihinden Sonra GİB'e Gönderilen Fatura

Bir gençlik kampı organizasyon hizmeti alımı ihalesinde, ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının (Mbc Temizlik - Yeşil Akhisar İş Ortaklığı) pilot ortağı, aşırı düşük teklif açıklamasında Ek-O.7 (Satış Tutarı Tespit Tutanağı) sunmuştur. Bu tutanağın dayanak belgesi olarak, 30.11.2024 tarihli bir e-Arşiv Fatura gösterilmiştir (Tebliğ gereği ilan tarihinden önceki üç aylık döneme denk gelmektedir).

Başvuru sahibi, bu faturanın gerçekliğini sorgulamış ve ihaleden sonra düzenlenmiş olabileceğini iddia etmiştir.

KİK'in GİB'den Teyidi ve Analizi

KİK, iddiayı ciddiye alarak Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan (GİB) söz konusu faturanın resmi kayıtlarını istemiştir. GİB'in Kurum'a gönderdiği cevabi yazıda şu tespit yer almıştır:

  • Faturanın üzerinde yazan tarih (oluşturulma tarihi): 30.11.2024
  • İhale tarihi: 13.01.2025
  • Aşırı düşük teklif sorgulama yazısı tarihi: 23.01.2025
  • Faturanın GİB sistemine gönderilme/imzalanma tarihi: 29.01.2025

KİK, bu tespitten yola çıkarak, faturanın hukuken geçerlilik kazandığı tarihin, GİB sistemine gönderildiği 29.01.2025 olduğunu belirlemiştir. İhale tarihinden ve hatta aşırı düşük teklif sorgulama yazısından sonra GİB'e gönderilen bir belgenin, "ilan tarihinden önceki üç aylık döneme" ait bir satışı tevsik etmek için kullanılması mümkün değildir.

Kurul, bu durumu, 4734 sayılı Kanun'un 17. maddesinin (b) bendindeki "ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak" fiili kapsamında değerlendirmiş ve ihale üzerinde bırakılan iş ortaklığının aşırı düşük teklif açıklamasının reddedilmesi gerektiğine karar vermiştir.

KİK Diğer İstekliyi de Re'sen Eledi

Kurul, kararıyla sadece ihale üzerinde bırakılanı değil, aynı zamanda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olan Sadık Gıda Ltd. Şti.'nin açıklamasını da re'sen incelemiştir. Bu isteklinin de; 14 günlük menü tekrarını yanlış hesapladığı, Teknik Şartname'de "gram" istenen yumurtayı "adet" ile açıkladığı, "%50 meyve oranlı meyve suyu" yerine "portakal ve elma meyvesi" maliyeti sunduğu ve "tam yağlı süt" yerine "pastörize süt" açıkladığı gibi çok sayıda uygunsuzluk tespit ederek bu isteklinin de açıklamasını reddetmiştir.

KİK, her iki isteklinin de elenmesi yönünde düzeltici işlem kararı vermiştir.

Analizin Sonucu

Bu karar, e-fatura ve e-arşiv fatura döneminde aşırı düşük teklif açıklaması hazırlayan firmalar için çok kritik bir uyarıdır:

  1. Faturanın Tarihi Yetmez: Bir faturanın üzerinde yazan "düzenlenme tarihi" tek başına yeterli değildir. Faturanın hukuki geçerlilik tarihi, GİB sistemine (e-imzalı olarak) gönderildiği tarihtir.
  2. İhale Tarihinden Sonra Gönderim Geçersizdir: İhale tarihinden, hatta aşırı düşük teklif sorgulama yazısından sonra GİB'e gönderilmiş faturalar, tarihi eski olsa bile, ADT açıklamasında dayanak belge (müstenidat) olarak kullanılamaz.
  3. Yasak Fiil Riski: KİK, bu eylemi basit bir hata olarak değil, "ihale kararını etkileyecek davranış" (Md. 17/b) olarak yorumlama eğilimindedir ve bu durum firmalar için yasaklama riski doğurur.