Aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilmesi, ihale komisyonları için en karmaşık ve titizlik gerektiren süreçlerden biridir. Özellikle araç kiralama gibi çok sayıda maliyet bileşeni (akaryakıt, amortisman/kira, lastik, bakım, sigorta, MTV, işçilik vb.) içeren hizmet alımlarında, her bir kalemin Kamu İhale Genel Tebliği'nde belirtilen usul ve esaslara göre ayrı ayrı tevsik edilmesi gerekir. Bir isteklinin açıklamasının yeterli bulunup bulunmaması, çoğu zaman ihalenin sonucunu doğrudan belirler. Bu sürecin karmaşıklığı, hem açıklama hazırlayan istekliler hem de değerlendirme yapan idareler için Yaka Danışmanlık gibi uzman kuruluşlardan destek almayı önemli hale getirmektedir. Kamu İhale Kurulunun 30.07.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1633 sayılı kararı, mevzuata uygun ve detaylı bir şekilde hazırlanmış bir aşırı düşük teklif açıklamasının, çok sayıda iddiaya rağmen Kurul tarafından nasıl geçerli kabul edildiğini gösteren kapsamlı bir örnektir.

Başvuru Sahibinin Kapsamlı İtirazları

Karara konu olan gençlik kamplarına ulaşım için otobüs kiralama ihalesinde, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi tarafından A'dan Z'ye sorgulanmıştır. Başvuru sahibinin temel iddiaları, neredeyse tüm maliyet kalemlerini kapsıyordu:

  • Akaryakıt: Sarfiyat belgesinin ve EPDK fiyatlarının kullanımının hatalı olduğu.
  • Araç Kiralama: Alınan fiyat teklifinin usulsüz olduğu, ekinde standart tutanakların bulunmadığı, teklifi veren firmanın yetkisiz olduğu.
  • Lastik ve Bakım: Alınan fiyat tekliflerinin benzer usulsüzlükler içerdiği.
  • Sigorta: Fiyat teklifinin yetkili olmayan bir acenteden alındığı, genel müdürlük teyidinin bulunmadığı.
  • Diğer Giderler: MTV, otoyol geçiş ücretleri, şoför maaşları, ikram ve pankart giderlerinin eksik veya hatalı hesaplandığı ve usulüne uygun belgelendirilmediği.

Kısacası başvuru sahibi, açıklamanın neredeyse hiçbir kaleminin mevzuata uygun olmadığını iddia ederek, teklifin reddedilmesi gerektiğini savunmuştur.

Kurulun Detaylı İncelemesi ve Sonucu

Kamu İhale Kurulu, bu kapsamlı iddialar karşısında, ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu açıklama dosyasını kalem kalem incelemiş ve tüm iddiaları yersiz bularak başvuruyu reddetmiştir. Kurul'un her bir kalem için yaptığı tespitler, usulüne uygun bir açıklamanın nasıl olması gerektiğine dair bir rehber niteliğindedir:

  • Akaryakıt: Açıklamada, EPDK'nın ilgili raporundaki ortalama fiyatın %93'ü gibi mevzuatın izin verdiği bir oranın kullanıldığı, araçların yakıt sarfiyatının yetkili servisten alınmış bir belge ile tevsik edildiği ve toplam mesafenin KGM verilerine %15 eklenerek makul bir şekilde hesaplandığı görülmüştür.
  • Araç Kiralama, Lastik, Bakım, Pankart: Bu maliyetler için üçüncü kişilerden fiyat teklifi ve ekinde standart formata uygun "Satış Tutarı Tespit Tutanağı (EK-O.6)" sunulmuştur. Kurul, bu belgeleri incelerken; fiyat teklifi üzerindeki meslek mensubu beyanının varlığını, teklifi veren firmanın ilgili alanda faaliyet gösterdiğini, tutanak ve fiyat teklifi tarih/sayılarının uyumlu olduğunu, meslek mensubunun faaliyet belgesinin geçerli olduğunu, imza sirkülerinin sunulduğunu ve tutanaktaki satış tutarlarının Tebliğ'deki şartları sağladığını tek tek teyit etmiştir.
  • Sigorta: Sunulan sigorta fiyat teklifinin, sigorta şirketinin genel müdürlüğüne ait adresi taşıyan bir kaşe ile imzalandığı tespit edilmiştir. Tebliğ uyarınca, teklif doğrudan genel müdürlük veya bölge müdürlüğü tarafından imzalanmışsa ayrıca bir teyit yazısı aranmaz. Bu nedenle açıklama uygun bulunmuştur.
  • İşçilik ve Sözleşme Giderleri: İşçilik maliyetinin EKAP işçilik modülü kullanılarak asgari ücretin üzerinde bir tutardan hesaplandığı, sözleşme giderlerinin (damga vergisi, KİK payı) ise yasal oranlar üzerinden doğru bir şekilde teklif maliyetine dahil edildiği görülmüştür.

Kurul, yaptığı bu bütüncül inceleme sonucunda, ihale üzerinde bırakılan isteklinin, idarece sorgulanan tüm önemli teklif bileşenlerini, Kamu İhale Genel Tebliği'nde öngörülen yöntem ve belgelere uygun olarak açıkladığı kanaatine varmıştır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

  • İdareler Açısından: Bu karar, idarelerin aşırı düşük teklif açıklamalarını değerlendirirken ne kadar detaylı ve dikkatli olmaları gerektiğini göstermektedir. Her bir maliyet kalemi, ilgili tevsik yöntemine göre (fiyat teklifi, borsa bülteni, resmi tarife vb.) ayrı ayrı incelenmeli ve Tebliğ'deki tüm şekil ve esas şartlarının karşılanıp karşılanmadığı kontrol edilmelidir.
  • İstekliler Açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması hazırlamak ciddi bir iştir. Bu karar, başarılı bir açıklamanın nasıl hazırlanması gerektiğine dair somut bir yol haritası sunmaktadır. Her bir maliyet kalemi için doğru tevsik yöntemini seçmek, standart formları eksiksiz doldurmak, meslek mensubu onayı, imza sirküleri, faaliyet belgesi gibi tüm ek belgeleri sunmak ve tüm hesaplamaları mevzuata uygun yapmak, açıklamanın kabul edilmesi için hayati önemdedir. Diğer yandan, bir açıklamaya itiraz eden isteklinin de iddialarını somut ve mevzuata dayalı olarak ortaya koyması, ancak karşı tarafın sunduğu belgelerin tam ve usulüne uygun olması durumunda itirazın sonuçsuz kalacağını bilmesi gerekir.