Aşırı düşük tekliflerin sorgulanması süreci, kamu ihalelerinde rekabeti korurken aynı zamanda hizmetin istenen kalitede ve sorunsuz bir şekilde tamamlanmasını güvence altına almayı amaçlayan kritik bir mekanizmadır. Bu sürecin sağlıklı işleyebilmesi, idarelerin sorgulama kapsamını net bir şekilde belirlemesine ve değerlendirmelerini bu kapsamla sınırlı tutmasına bağlıdır. Kamu ihaleleri gibi rekabetçi ve hassas süreçlerde, idarelerin ve isteklilerin haklarını koruyabilmeleri için profesyonel destek almaları önem arz etmektedir. Bu noktada Yaka Danışmanlık, ihale, sözleşme ve hakediş aşamalarında karşılaşılan sorunlarda uzmanlığıyla yol gösterici olmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 09.07.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1471 sayılı kararı, idarenin aşırı düşük teklif değerlendirmesinde sorgulama yazısının sınırlarını aşarak yaptığı bir eleme işleminin hukuka aykırılığını ortaya koymaktadır.

İdarenin Aşırı Düşük Teklif Açıklamasını Reddetme Gerekçeleri

Enerji iletim hatlarının bakım ve onarımına ilişkin bir hizmet alımı ihalesinde, teklifi sınır değerin altında kalan bir istekli, idarenin talebi üzerine aşırı düşük teklif açıklaması sunmuştur. Ancak idare, sunulan açıklamayı üç temel gerekçeyle uygun bulmamıştır:

  1. İş makinelerine ilişkin bakım-onarım maliyetlerine ve işin süresi boyunca akaryakıtta meydana gelebilecek olası fiyat artışlarına açıklamada yer verilmemesi.
  2. İdari Şartname'de istenen elektrik/elektronik mühendisi ve orman mühendisi maliyetlerinin öngörülmemesi.
  3. "Ulaşım Yolu Onarımı" iş kalemi için öngörülen 100 saatlik makine çalışma süresinin, 95 km'lik yol onarımı için "işin yapılabilirliği" ilkesine uymadığı.

Bu gerekçelerle isteklinin teklifi reddedilmiş, istekli de kararı Kurul'a taşımıştır.

Kurulun, İstenmeyen Maliyet Kalemlerine İlişkin Değerlendirmesi

Kurul, şikayete konu iddiaları tek tek ele almıştır. Analizin odak noktasını oluşturan birinci iddiaya ilişkin olarak Kurul, idarenin yaklaşımının temel bir ilkeye aykırı olduğunu tespit etmiştir: Bir istekli, yalnızca idarenin "önemli teklif bileşeni" olarak belirleyip açıklama istediği hususlardan sorumludur.

Kurul, öncelikle idarenin aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısını incelemiştir. Bu inceleme sonucunda, idarenin iş makinelerinin "bakım-onarım maliyetlerini" önemli bir teklif bileşeni olarak belirlemediği ve bu konuda bir açıklama talep etmediği görülmüştür. Dolayısıyla, isteklinin açıklama kapsamında bu maliyete yer vermemesi bir eksiklik olarak kabul edilemezdi.

İkinci olarak, akaryakıt maliyetlerindeki olası artışlar konusu ele alınmıştır. Kamu İhale Genel Tebliği, akaryakıt maliyetlerinin nasıl açıklanacağına dair net kurallar içermektedir. Tebliğ'e göre, istekliler Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK) tarafından yayımlanan referans fiyatları kullanarak maliyetlerini tevsik edebilirler. Ancak ilgili mevzuatta, işin süresi boyunca akaryakıtta meydana gelebilecek "olası artışlara" ilişkin bir maliyet öngörülmesi ve bunun açıklanması gerektiğine dair bir zorunluluk bulunmamaktadır. İhale süreçleri, tekliflerin verildiği andaki piyasa koşullarına göre şekillenir; gelecekteki spekülatif artışların tekliflere dahil edilmesini zorunlu kılmak, hukuki belirlilik ilkesine aykırı olurdu. Kurul, bu nedenle idarenin bu iki gerekçesinin de hukuki dayanaktan yoksun olduğuna karar vermiştir.

Diğer Red Gerekçeleri ve Kurulun Nihai Kararı

Kurul, diğer iddiaları da incelemiştir. İsteklinin, idarece istenen mühendis maliyetlerine açıklamasında yer vermediği tespit edilmiş ve idarenin bu yöndeki gerekçesi haklı bulunmuştur. Benzer şekilde, iki farklı iş kaleminin (bitki örtüsü temizliği ve yol onarımı) farklı sahalarda yapılacak olması nedeniyle, isteklinin aynı makinelerin eş zamanlı kullanılacağı yönündeki açıklamasının da yerinde olmadığına karar verilmiştir.

Sonuç olarak, başvuru sahibi iddiasının bir bölümünde (bakım-onarım ve akaryakıt artışı) haklı bulunsa da, diğer iddialarında (mühendis maliyeti ve işin yapılabilirliği) haksız bulunmuştur. İddialarının tamamında haklı bulunmadığı için itirazen şikayet başvurusu reddedilmiştir. Ancak kararın özü, idarelerin aşırı düşük teklif değerlendirmesi yaparken keyfi veya sorgulama yazısında belirtmedikleri yeni kriterler ileri süremeyecekleri gerçeğini vurgulamaktadır.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif sürecinin sınırlarını net bir şekilde çizmektedir.

İdareler için: Aşırı düşük teklif sorgulaması yaparken, açıklama istenecek "önemli teklif bileşenlerini" dikkatli ve eksiksiz bir şekilde belirlemelidirler. Değerlendirme aşamasında, bu belirledikleri çerçevenin dışına çıkmamalı, sonradan yeni maliyet kalemleri veya geleceğe dönük belirsiz maliyet beklentileri (fiyat artışları gibi) ileri sürerek teklifleri reddetmemelidirler. Aksi takdirde, kararları hukuka aykırı bulunacaktır. Sürecin şeffaf ve öngörülebilir olması esastır.

İstekliler için: İdareden gelen aşırı düşük teklif açıklama talebini dikkatle incelemeli ve sadece istenen bileşenlere odaklanarak eksiksiz ve mevzuata uygun bir açıklama sunmalıdırlar. Eğer idare, talep etmediği bir hususu gerekçe göstererek tekliflerini reddederse, bu karara karşı şikayet ve itirazen şikayet yollarına başvurmaktan çekinmemelidirler. Bu karar, isteklilerin haklarını koruma noktasında önemli bir emsal teşkil etmektedir.