Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasının Amacı ve Usulü

Aşırı düşük teklif sorgulaması, bir isteklinin teklifinin gerçekçiliğini denetleme sürecidir. Bu sürecin sağlıklı işleyebilmesi için ilk ve en önemli adım, idarenin istekliye neyi açıklaması gerektiğini net bir şekilde bildirmesidir. Kamu İhale Genel Tebliği, idarelerin, açıklama talep yazısında, teklifi oluşturan tüm maliyet kalemlerini değil, sadece "önemli olduğunu tespit ettiği bileşenleri" belirtmesini zorunlu kılar. Bu yazının açık, anlaşılır ve çelişkisiz olması, hem isteklinin doğru bir açıklama hazırlayabilmesi hem de ihale komisyonunun objektif bir değerlendirme yapabilmesi için esastır. Kamu İhale Kurulunun 20.08.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1781 sayılı kararı, bu kurala uyulmamasının ve belirsiz bir sorgulama yazısı gönderilmesinin sonuçlarını ortaya koymaktadır.

 

Belirsizlik İçeren Aşırı Düşük Teklif Sorgulama Yazısı

Karara konu olayda, bir personel taşıma ihalesinin 1, 2 ve 3. kısımlarında teklifi sınır değerin altında kalan bir istekliye, idare tarafından aşırı düşük teklif açıklaması sunması için bir yazı gönderilmiştir. Ancak bu yazı, açıklanması istenen bileşenler konusunda ciddi belirsizlikler içermektedir:

  • Yazının bir bölümünde, maliyet bileşenleri olarak genel ifadelerle neredeyse tüm olası giderler (her türlü sigorta, bakım-onarım, yakıt, yedek parça, vergiler vb.) sayılmıştır. Bu durum, "önemli bileşenlerin" belirlenmesi kuralına aykırıdır.
  • Yazının "Sunulması Gereken Belgeler" başlıklı alt bölümünde ise, bu genel listeden farklı olarak sadece üç grup belge istenmiştir: Araçlara ilişkin kira sözleşmesi veya ruhsatlar, yakıt teminine ilişkin belgeler ve personele ilişkin gider belgeleri.
  • Bu iki liste arasındaki farklılık, isteklinin tam olarak hangi kalemleri ve hangi detayda açıklaması gerektiği konusunda tereddüt yaratmaktadır.

Bu belirsizlik ortamında istekli, ihalenin sadece 1. kısmı için bir açıklama sunmuş, 2. ve 3. kısımlar için ise hiç açıklama sunmamıştır. İdare, 1. kısımdaki açıklamayı uygun bulurken, 2. ve 3. kısımlarda açıklama sunulmadığı için isteklinin teklifini reddetmiştir.

 

Kurulun Değerlendirmesi: Belirsizlik Objektif Değerlendirmeyi Engeller

İtirazen şikâyet başvurusunu inceleyen Kamu İhale Kurulu, sorunun temelinde idarenin hazırladığı hatalı sorgulama yazısının yattığını tespit etmiştir. Kurul, idarenin yazısının mevzuata aykırı olduğuna şu gerekçelerle karar vermiştir:

  1. Önemli Bileşenlerin Belirlenmemesi: İdare, önemli teklif bileşenlerini seçmek yerine, teklifi oluşturan neredeyse tüm maliyetleri listeleyerek mevzuatın amacına aykırı hareket etmiştir.
  2. Çelişkili İfadeler: Yazının farklı bölümlerinde, açıklanması istenen unsurlara ilişkin farklı listelerin bulunması, istekliyi yanıltan ve belirsizliğe yol açan bir durumdur. Örneğin, yazının bir yerinde "her türlü sigorta gideri" istenirken, diğer yerinde sadece "mali sorumluluk sigorta poliçeleri" istenmektedir. Bu durum, isteklinin hangi belgeyi sunması gerektiği konusunda tereddüt yaşamasına neden olmuştur.
  3. Objektif Değerlendirmenin İmkânsızlığı: Böyle belirsiz bir sorgulama yazısına istinaden sunulan bir aşırı düşük teklif açıklamasının objektif olarak değerlendirilmesi mümkün değildir. İsteklinin bazı kısımlar için hiç açıklama sunmamış olması dahi, bu ilk belirsizlikten kaynaklanmış olabilir.

Bu nedenlerle Kurul, aşırı düşük teklif sorgulama sürecinin en başından hatalı yürütüldüğüne karar vermiştir. Sonuç olarak, idarenin, önemli teklif bileşenlerini açık ve net bir şekilde belirleyerek ve çelişkili ifadelere yer vermeyerek, ihalenin 1, 2 ve 3. kısımları için aşırı düşük teklif sorgulamasını yeniden yapması yönünde "düzeltici işlem" belirlenmesine hükmetmiştir.

 

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif sorgulama sürecinin usulüne ilişkin önemli bir ilkeyi vurgulamaktadır:

  • İdareler Açısından: Aşırı düşük teklif sorgulama yazıları, bir formalite değil, sürecin en önemli hukuki belgesidir. Bu yazıda, açıklanması istenen "önemli teklif bileşenleri" net, somut ve sınırlı sayıda belirtilmeli, belirsiz ve genel ifadelerden kaçınılmalıdır. Hatalı bir sorgulama, tüm değerlendirme sürecinin iptaline ve yeniden yapılmasına neden olur.
  • İstekliler Açısından: Kendilerine gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısını dikkatle incelemelidirler. Eğer yazı, bu kararda olduğu gibi belirsiz ve çelişkili ifadeler içeriyorsa, bu durumu gerekirse bir şikâyet konusu yaparak sürecin en başında düzeltilmesini talep edebilirler.

Nihayetinde, adil bir aşırı düşük teklif değerlendirmesinin ön koşulu, idarenin ne sorduğunu, isteklinin de neye cevap vermesi gerektiğini net bir şekilde bildiği, şeffaf bir sorgulama sürecidir.