Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasında Usulün Önemi

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında düzenlenen aşırı düşük teklif (ADT) sorgulama mekanizması, kamu kaynaklarının korunması ile adil rekabetin sağlanması arasında bir denge kurar. Bu süreç, sadece teklifin gerçekçiliğini denetlemekle kalmaz, aynı zamanda tüm isteklilerin açıklamalarının standart ve karşılaştırılabilir bir yöntemle yapılmasını gerektirir. Bu standardizasyonun en önemli aracı, idare tarafından hazırlanan ve isteklilerin maliyetlerini (malzeme, işçilik, makine vb.) detaylı bir şekilde dökmeleri için kullanılan analiz formatlarıdır. Bu formatların yokluğu, süreci keyfiliğe ve karmaşaya açık hale getirerek mekanizmanın amacından sapmasına neden olur.

Yasal Zemin: Tebliğ ile Çizilen Standart Prosedür

Uyuşmazlığın çözümünde dayanak alınan temel metin, Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler" başlıklı 45'inci maddesidir. Tebliğ'in 45.1.4'üncü maddesi, konuya ilişkin net bir yükümlülük getirmektedir:

  • İdare, özellikle kamu kurumlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan (özel iş kalemleri) veya birden fazla iş kalemini içeren (paçal iş kalemi) işler için, bu iş kalemlerindeki analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarını hazırlamalıdır.
  • Bu formatlar, ya ihale dokümanı ekinde ya da ADT sorgulama yazısı ekinde isteklilere verilmek zorundadır.
  • İstekliler, yapacakları açıklamalarda sunacakları analizleri bu formata uygun olarak hazırlamakla yükümlüdür.

Bu kuralın amacı, tüm isteklilerin aynı maliyet kalemlerini, aynı yapı içinde açıklamalarını sağlamak ve böylece ihale komisyonunun adil ve objektif bir değerlendirme yapabilmesini temin etmektir.

Uyuşmazlık Konusu ve Kurulun Değerlendirmesi

Kamu İhale Kurulunun 27.08.2025 tarihli ve 2025/UY.I-1831 sayılı kararına konu olayda, bir gençlik kampı yapım işi ihalesinde idare, sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istemiştir. Ancak idarenin gönderdiği sorgulama yazısında, açıklanması istenen iş kalemleri listelenmiş olmasına rağmen, bu iş kalemlerine ait analiz formatları yer almamıştır. Ayrıca, iş kalemlerinin resmi poz numaralarına yer verilmemesi, bu kalemlerin standart mı yoksa özel/paçal nitelikte mi olduğunun anlaşılmasını da engellemiştir.

İsteklilerden biri, sorgulama yazısında "açıklama istenilmeyecek analiz girdileri" listesinin de bulunmadığını fark ederek idareye şikâyette bulunmuş ve idare bu listeyi sonradan göndermiştir. Ancak ana eksiklik olan analiz formatları yine sunulmamıştır. İdare, gelen açıklamaları değerlendirmiş ve bir isteklinin açıklamasını uygun bularak ihaleyi sonuçlandırmıştır.

Kurul, itirazen şikâyet başvurusu üzerine yaptığı incelemede, başvuru sahibinin açıklamaların içeriğine yönelik iddialarını değerlendirmeden önce, sorgulama sürecinin kendisinin usule uygun olup olmadığını denetlemiştir. Kurulun tespiti nettir:

  • İdare, Tebliğ'in amir hükmüne aykırı olarak, açıklanması istenen iş kalemleri için gerekli analiz formatlarını hazırlayıp isteklilere sunmamıştır.
  • Bu durum, isteklilerin neyi, nasıl açıklayacakları konusunda bir belirsizlik yaratmış ve standart bir değerlendirme yapılmasının önüne geçmiştir.
  • Usulüne uygun yapılmayan bir sorgulamaya verilen cevapların değerlendirilmesi ve bu değerlendirmeye dayanılarak bir ihale kararı alınması hukuken mümkün değildir. Süreç, en başından hatalı yürütülmüştür.

Bu gerekçelerle Kurul, idarenin sorgulama işleminin mevzuata aykırı olduğuna ve bu şekilde yapılan bir sorgulama sonucunda açıklamaların sağlıklı bir şekilde değerlendirilemeyeceğine karar vermiştir. Sonuç olarak, teklifi sınır değerin altında olan isteklilerden, mevzuata uygun şekilde (analiz formatları ve diğer tüm unsurları içeren bir yazı ile) yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi ve sürecin bu aşamadan itibaren tekrarlanması yönünde düzeltici işlem belirlenmesine hükmetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, ADT sürecinin katı şekil kurallarına tabi olduğunu ve bu kurallara uyulmamasının ciddi sonuçlar doğuracağını göstermektedir.

İdareler Açısından: İdareler için bu karar, ADT sorgulama sürecini bir an önce tamamlama hedefinin, mevzuatın gerektirdiği adımları atlamaya gerekçe olamayacağının altını çizmektedir. Özellikle özel veya paçal nitelikteki iş kalemleri için analiz formatı hazırlama ve sunma yükümlülüğü, bir seçenek değil, bir zorunluluktur. Bu usul hatası, ihale sürecini uzatan ve idari işlemleri boşa çıkaran bir sonuç doğurur.

İstekliler Açısından: Aşırı düşük teklif sorgulamasıyla karşılaştıklarında, isteklilerin sadece kendi maliyetlerini doğru bir şekilde açıklama telaşına düşmemeleri, aynı zamanda idarenin sorgulama yazısının da mevzuata uygun olup olmadığını kontrol etmeleri gerekir. İdarenin analiz formatı sunmaması gibi temel bir usul hatası, sunulacak açıklamanın içeriğinden bağımsız olarak, sürecin kendisine itiraz etmek için başlı başına geçerli bir hukuki nedendir.