Aşırı Düşük Teklif Açıklamalarında Şekil ve Usul Kurallarının Önemi

Aşırı düşük teklif açıklamaları, isteklilerin tekliflerinin arkasındaki maliyet yapısını şeffaf bir şekilde ortaya koymasını gerektiren, son derece detaylı ve teknik bir süreçtir. Kamu İhale Genel Tebliği, bu açıklamaların nasıl yapılacağını, hangi belgelerin kullanılacağını ve bu belgelerin hangi formatta olması gerektiğini standart formlarla belirlemiştir. Bu formların, mevzuatta öngörüldüğü şekilde eksiksiz ve doğru bir biçimde doldurulması, açıklamanın geçerliliği için esastır. İçerik ne kadar doğru olursa olsun, standart formlardaki temel usul hataları, açıklamanın tamamen geçersiz sayılmasına neden olabilir. Kamu İhale Kurulunun 08.10.2025 tarihli ve 2025/UH.II-2174 sayılı kararı, bu şekil kurallarının ne kadar katı olduğunu ve standart bir formun eksik doldurulmasının nasıl bir eleme sebebi teşkil ettiğini açıkça göstermektedir.

Eksik Doldurulan Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı

Karara konu olan olay, bir üniversitenin malzemeli yemek hizmeti alımı ihalesidir. İhalede, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen istekli (Yesemek Yemek), aşırı düşük teklif açıklamasını idareye sunmuş ve açıklaması idare tarafından uygun bulunmuştur. Ancak rakip bir firma, bu açıklamanın usulüne uygun olmadığı iddiasıyla konuyu Kurul'a taşımıştır.

Başvuru sahibinin iddialarından biri, isteklinin "roll ekmek" ve "bardak su" gibi bazı ana girdi maliyetlerini tevsik etmek için kullandığı "EK-O.7 Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı" belgesinin hatalı olduğuna yönelikti. Kurul, bu iddia üzerine söz konusu tutanağı incelemiştir. Kamu İhale Genel Tebliği'ne göre, bir istekli kendi maliyet veya satış kayıtlarına dayanarak açıklama yaparken bu standart formu kullanır. Bu formun temel bir ayrımı vardır:

  • Eğer istekli, maliyetlerini dayanak alıyorsa, formun 4. bölümü olan "Ağırlıklı Ortalama Birim Maliyeti" kısmını doldurmalıdır.
  • Eğer istekli, geçmiş satışlarını dayanak alıyorsa, formun 5. bölümü olan "Ağırlıklı Ortalama Birim Satış Tutarı" kısmını doldurmalıdır.

Kurul'un incelemesinde, isteklinin sunduğu tutanakta hem 4. bölümün hem de 5. bölümün boş bırakıldığı tespit edilmiştir.

Kurulun Değerlendirmesi: Belirsizlik Açıklamayı Geçersiz Kılar

Kurul, formun bu şekilde eksik doldurulmasının temel bir usul hatası olduğuna karar vermiştir. Her iki bölümün de boş bırakılması, isteklinin açıklamasını maliyetlerine mi yoksa satışlarına mı dayandırdığının anlaşılamamasına neden olmaktadır. Bu belirsizlik, idarenin sağlıklı bir denetim yapmasını engeller. Örneğin, maliyete dayalı bir açıklamada teklif edilen fiyatın ortalama birim maliyetin altında olmaması gerekirken, satışa dayalı bir açıklamada teklif edilen fiyatın ortalama birim satış tutarının %80'inin altında olmaması gerekir. Dayanak belli olmadığı için, bu kontrollerin hiçbiri yapılamaz.

Bu nedenle Kurul, Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı'nın standart forma uygun olmadığını ve bu belgeye dayanılarak yapılan açıklamanın geçersiz olduğunu hükme bağlamıştır. Açıklamanın kilit bir bölümü geçersiz sayıldığı için, isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının bir bütün olarak uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Bu tespit doğrultusunda Kurul, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olan Yesemek Yemek firmasının teklifinin, aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmaması nedeniyle reddedilmesi gerektiğine karar vermiştir. İdareye, bu isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakması ve ihale sürecine kalan geçerli tekliflerle devam etmesi yönünde "düzeltici işlem" talimatı verilmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklaması hazırlama sürecindeki detayların önemini vurgulamaktadır:

  • İdareler Açısından: Aşırı düşük teklif açıklamalarını incelerken sadece sunulan belgenin varlığına değil, aynı zamanda bu belgelerin (özellikle standart formların) usulüne uygun ve eksiksiz doldurulup doldurulmadığına da dikkat etmelidirler. Formlardaki temel eksiklikler, açıklamanın reddi için geçerli bir sebeptir.
  • İstekliler Açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması hazırlarken, Kamu İhale Genel Tebliği ekinde yer alan standart formları harfiyen kullanmalı ve formlardaki tüm zorunlu alanları eksiksiz ve doğru bilgilerle doldurmalıdırlar. Bu kararda olduğu gibi, basit bir ihmal veya dikkatsizlik, tüm açıklamanın geçersiz sayılmasına ve teklifin elenmesine neden olabilir.

Sonuç olarak, aşırı düşük teklif sorgulama süreci, sadece maliyetlerin doğruluğunu değil, aynı zamanda bu maliyetlerin kanıtlandığı belgelerin usule uygunluğunu da denetleyen bir süreçtir. Şekil ve usul kurallarına uyum, en az içerik kadar belirleyicidir.