Teklif Maliyetini Oluşturan Unsurların Netliği

Kamu ihalelerinde tekliflerin adil ve karşılaştırılabilir olabilmesi için, maliyeti oluşturan tüm unsurların ihale dokümanında açıkça belirtilmesi zorunludur. Özellikle personel çalıştırılan hizmet alımlarında, hangi unvanda kaç personelin, hangi ücretle ve hangi çalışma süresiyle (tam zamanlı/kısmi zamanlı) istihdam edileceğinin net bir şekilde tanımlanması gerekir. Bu tanımlamalara uygun olarak hazırlanan Birim Fiyat Teklif Cetveli, tekliflerin standart bir formatta sunulmasını sağlar. Teknik Şartname'de zorunlu kılınan bir personelin, Birim Fiyat Teklif Cetveli'nde maliyet kalemi olarak yer almaması, ciddi bir belirsizlik ve hukuki aykırılık yaratır. Kamu İhale Kurulunun 24.09.2025 tarihli ve 2025/UH.I-2093 sayılı kararı, bu tür bir eksikliğin ihalenin iptaline nasıl yol açtığını göstermektedir.

Dokümanda Tanımlanan Ancak Cetvelde Yer Almayan Personel

Karara konu olan olay, bir il sağlık müdürlüğünün 18 aylık yemek hizmeti alımı ihalesidir. Başvuru sahibi firma, ihale dokümanında teklif hazırlamayı engelleyen çelişkiler olduğunu iddia etmiştir. Kurul'un incelemesinde en kritik aykırılık olarak "personel şefi"ne ilişkin düzenleme öne çıkmıştır.

  • Teknik Şartname'nin 3.1.4. maddesinde, idare "Yüklenici, tabloda belirtilen işçi sayısı dışında, en az lise mezunu bir personel şefi çalıştırmalı, işveren vekili ve personel şefi Yunus Emre Devlet Hastanesinde tam zamanlı bulundurulmalıdır" şeklinde açık bir zorunluluk getirmiştir.
  • Ancak, ne Teknik Şartname'deki personel listesinde ne de isteklilerin tekliflerini sunacağı Birim Fiyat Teklif Cetveli'nde, "personel şefi" için ayrı bir satır açılmamış, sayısı veya ücretine ilişkin bir belirleme yapılmamıştır.

Bu durum, isteklileri maliyet hesabı açısından bir çıkmaza sokmaktadır. Tam zamanlı çalıştırılması zorunlu olan bu personelin maliyetini tekliflerine nasıl yansıtacakları belirsizdir. Bu maliyetin diğer işçilik kalemlerine mi, yoksa yemek birim fiyatlarına mı dağıtılacağı konusunda bir yönlendirme bulunmamaktadır. Bu belirsizlik, her isteklinin farklı bir yöntem izlemesine ve sonuç olarak tekliflerin elma ile armudun karşılaştırılması gibi sağlıklı bir değerlendirmeye tabi tutulamamasına neden olacaktır.

Kurulun Değerlendirmesi ve İptal Gerekçesi

Kamu İhale Kurulu, Kamu İhale Genel Tebliği'nin ilgili maddelerine atıfta bulunarak, haftalık çalışma saatlerinin tamamını idarede geçirecek (yani tam zamanlı) personelin maliyetinin Birim Fiyat Teklif Cetveli'nde ayrı bir satırda gösterilmesinin zorunlu olduğunu vurgulamıştır. Teknik Şartname'de "tam zamanlı bulundurulmalıdır" ifadesiyle bu statüsü netleştirilen "personel şefi" için böyle bir satır açılmamış olması, temel bir doküman hatasıdır.

Kurul ayrıca, şoföre ilişkin benzer bir iddianın ise yerinde olmadığına karar vermiştir. Şoförün tam zamanlı çalışma zorunluluğu dokümanda net olmadığından, bu maliyetin diğer yardımcı giderler içinde (fiyat farkı formülündeki b3 katsayısı kapsamında) değerlendirilebileceğini belirtmiştir. Ancak "personel şefi"nin durumu farklıdır ve maliyetinin ayrı olarak gösterilmesi gerekmektedir.

Tekliflerin sağlıklı hazırlanmasını ve değerlendirilmesini engelleyen bu temel eksiklik, sonradan düzeltici bir işlemle giderilemeyecek nitelikte bir aykırılık olarak kabul edilmiştir. Bu nedenle Kurul, ihalenin iptaline karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, ihale dokümanı hazırlama sürecinde bütünlüğün ve netliğin önemini ortaya koymaktadır:

  • İdareler Açısından: Teknik Şartname'de çalıştırılmasını zorunlu kıldıkları her bir tam zamanlı personelin, Birim Fiyat Teklif Cetveli'nde mutlaka ayrı bir maliyet kalemi olarak yer almasını sağlamalıdırlar. Teknik Şartname ile Birim Fiyat Teklif Cetveli arasında tam bir uyum olmalıdır. Aksi takdirde, ihale süreci en başından sakatlanmış olur.
  • İstekliler Açısından: İhale dokümanını incelerken, personel listeleri ile birim fiyat cetveli arasında bu tür tutarsızlıklar olup olmadığını dikkatle kontrol etmelidirler. Tespit ettikleri eksiklik veya çelişkileri, süresi içinde idareye bildirerek dokümanın düzeltilmesini (zeyilname yapılmasını) talep edebilirler. Bu, hem kendilerinin hem de diğer isteklilerin sağlıklı teklif sunabilmesi için gereklidir.

Sonuç olarak, ihale dokümanının bir parçasında tanımlanan bir maliyet unsurunun, teklifin temelini oluşturan birim fiyat cetvelinde karşılığının olmaması, rekabeti ve eşit muameleyi engelleyen ve ihalenin iptalini kaçınılmaz kılan kritik bir hatadır.