Kamu ihale mevzuatı, ihale sürecinin farklı aşamalarına yönelik yapılacak başvurular için katı usul ve şekil kuralları öngörmektedir. Bu kurallar, başvuruların ciddiyetini sağlamak, süreci gereksiz itirazlarla kilitlememek ve başvuru sahibinin gerçekten ilgili bir taraf olduğunu teyit etmek amacı taşır. Özellikle ihalenin kurallarını belirleyen dokümana yönelik, henüz tekliflerin sunulmadığı bir aşamada yapılan şikayetlerde, başvuru sahibinin "istekli olabilecek" sıfatını taşıdığını kanıtlaması istenir. İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu temel usul kurallarının atlanması, en haklı iddiaların bile dinlenmemesine neden olabilir. Yaka Danışmanlık, firmaların bu tür usul hataları nedeniyle hak kaybına uğramaması için başvuru süreçlerinde profesyonel danışmanlık hizmeti sunmaktadır. Kamu İhale Kurulunun 25.06.2025 tarihli ve 2025/UM.IV-1355 sayılı kararı, bu usul kurallarından birinin ne kadar önemli olduğunu ve gözden kaçırılmasının sonuçlarını net bir şekilde ortaya koymaktadır.

İhale Dokümanına Şikayette "İstekli Olabilecek" Sıfatının İspatı

Bir ihaleye henüz teklif vermemiş ancak dokümanı satın almış veya indirmiş olan bir firma, "istekli olabilecek" statüsündedir. Bu statüdeki bir firma, ihale dokümanında (ilan, idari şartname, teknik şartname vb.) hukuka aykırı veya rekabeti engelleyici bir düzenleme olduğunu düşünüyorsa, ihale tarihinden önce idareye şikayet başvurusunda bulunabilir.

Ancak, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 8. maddesi, bu tür başvurular için özel bir şart getirir: Başvuru sahibi, şikayet dilekçesi ekine "ihale konusu alanda faaliyet gösterdiğine ilişkin belge" eklemek zorundadır. Bu kuralın amacı, ihaleyle ilgisi olmayan, sadece süreci sekteye uğratmak amacıyla hareket eden kişilerin başvurularını engellemek ve başvuru sahibinin gerçekten o işi yapma potansiyeline sahip bir aktör olduğunu doğrulamaktır. Elektronik ortamda (e-şikayet) yapılan başvurularda da bu belgeye ait bilgilerin EKAP üzerinden dilekçeye eklenmesi gerekir.

Faaliyet Belgesi Yerine Yanlış Belgenin Sunulması

İncelemeye konu olan konfokal mikroskop alımı ihalesinde, başvuru sahibi, teknik şartnamedeki bazı maddelerin belirli bir markayı işaret ettiğini ve rekabeti engellediğini iddia ederek idareye EKAP üzerinden e-şikayet başvurusunda bulunmuştur. Ancak, başvuru dilekçesi ekinde yer alması gereken "Faaliyet Konusu İşe İlişkin Belgeler" bölümüne, firmanın faaliyet alanını gösteren bir oda kayıt belgesi, ticaret sicil gazetesi sayfası veya benzeri bir doküman yerine, sadece sermaye artırımına ilişkin bir Ticaret Sicil Gazetesi sayfasını eklemiştir. Sunulan bu belgede, firmanın mikroskop alım satımı veya benzeri bir alanda faaliyet gösterdiğine dair hiçbir bilgi bulunmamaktadır.

Usul Eksikliğinin Sonucu: Başvurunun Reddi

İdare, şikayet başvurusunu reddetmiş ve konu itirazen şikayet yoluyla Kamu İhale Kurulunun önüne gelmiştir. Kurul, başvurunun esasına girmeden önce, idareye yapılan ilk başvurunun usulüne uygun olup olmadığını incelemiştir. Yapılan incelemede, şikayet dilekçesi ekinde sunulan belgenin, Yönetmelik'in aradığı "ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğini tevsik etme" şartını karşılamadığı tespit edilmiştir.

Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayette bulunabilmenin ön koşulu, idareye usulüne uygun bir şikayet başvurusunda bulunulmuş olmasıdır. İdareye yapılan ilk başvuru, bu temel şekil şartını taşımadığı için en başından usulsüz kabul edilmiştir. Bu nedenle Kurul, 4734 sayılı Kanun'un 54. maddesi uyarınca başvurunun "şekil yönünden reddine" karar vermiştir. Yani, başvuru sahibinin teknik şartnameye yönelik iddialarının haklı olup olmadığı hiç tartışılmadan, başvuru usuldeki bir eksiklik nedeniyle reddedilmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, hak arama sürecinde usul kurallarının ne kadar hayati olduğunu ve esastan önce geldiğini bir kez daha göstermektedir.

İstekliler açısından: İhale dokümanına yönelik bir şikayet başvurusu yaparken, dilekçenin içeriği kadar eklerinin de eksiksiz ve doğru olduğundan emin olunmalıdır. Özellikle, faaliyet alanını gösteren belgenin (genellikle güncel bir Ticaret Odası Faaliyet Belgesi veya ilgili bölümü içeren Ticaret Sicil Gazetesi) dilekçeye mutlaka eklenmesi gerekmektedir. E-şikayet sisteminde doğru belgenin seçilip eklendiği dikkatle kontrol edilmelidir. Bu basit ama zorunlu adımın atlanması, tüm başvuru sürecini geçersiz kılacaktır.

İdareler açısından: İdareler, kendilerine yapılan şikayet başvurularını incelerken öncelikle şekil yönünden bir eksiklik olup olmadığını kontrol etmelidir. Bu karardaki gibi, faaliyet belgesinin sunulmaması veya yanlış belge sunulması durumunda, başvurunun esasına girmeden usulden reddedilmesi, sürecin doğru işlemesi açısından yerinde bir uygulama olacaktır.

Sonuç olarak, kamu ihale hukukunda hak arama yolları, belirli kurallar bütünü içinde işleyen mekanizmalardır. Bu kurallara uyulmaması, başvuru hakkının fiilen kaybedilmesi anlamına gelir. Bu karar, "istekli olabilecek" sıfatıyla yapılan başvurularda ehliyetin ispatlanmasının önemini net bir şekilde ortaya koymaktadır.