İhalelere Yönelik Başvuru Yollarında Şekil Şartlarının Önemi

Kamu ihale mevzuatı, ihale sürecindeki hukuka aykırı işlem ve eylemlere karşı adaylar, istekliler ve "istekli olabilecekler" için kademeli bir başvuru mekanizması öngörmektedir. İdareye yapılan "şikayet" ve Kamu İhale Kurumuna yapılan "itirazen şikayet" başvuruları, dava açılmadan önce tüketilmesi zorunlu idari başvuru yollarıdır. Ancak bu hakların kullanılabilmesi, kanun ve yönetmeliklerde belirtilen katı usul ve şekil kurallarına uyulmasına bağlıdır. Bu kurallardan birinin dahi ihlal edilmesi, başvurunun esastan incelenmeden reddedilmesine neden olabilir. Kamu İhale Kurulunun 10.09.2025 tarihli ve 2025/UH.IV-1873 sayılı kararı, özellikle ihale dokümanına yönelik şikayetlerde aranan "faaliyet belgesi sunma" şartının atlanmasının sonuçlarını göstermesi açısından önemli bir örnektir.

Uyuşmazlık Konusu: Eksik Ekli Şikayet Dilekçesi

Bir ilçe milli eğitim müdürlüğü tarafından düzenlenen özel eğitim öğrencilerinin taşınması hizmet alımı ihalesinde, ihale dokümanını EKAP üzerinden indiren bir firma, ihale tarihinden önce, dokümandaki bazı düzenlemelerin (araç takip sistemi, ceza oranları vb.) mevzuata aykırı olduğu iddiasıyla idareye EKAP üzerinden e-şikayet başvurusunda bulunmuştur. Ancak firma, şikayet dilekçesi ekine, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in gerektirdiği üzere, "ihale konusu alanda faaliyet gösterdiğine dair" herhangi bir belge (ticaret sicil gazetesi, oda kayıt belgesi, ruhsat vb.) eklememiştir. İdare, bu şikayet başvurusuna yanıt vermemiş veya başvuruyu reddetmiştir. Bunun üzerine firma, aynı iddialarla Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulunmuştur.

Kurulun Değerlendirmesi: Usulüne Uygun Olmayan Şikayet Geçersizdir

Kamu İhale Kurulu, başvuruyu esastan incelemeye geçmeden önce, öncelikle idareye yapılan ilk şikayet başvurusunun usulüne uygun olup olmadığını denetlemiştir. Kurul, yaptığı ön incelemede, başvurunun şekil kurallarına uygun olmadığına karar vererek itirazen şikayet başvurusunu reddetmiştir.

Kurulun kararının hukuki dayanağı şu mantığa dayanmaktadır:

  1. Başvuru Ehliyeti: Henüz teklif verilmemiş bir aşamada, yani ihale dokümanına yönelik bir şikayette bulunulduğunda, başvuru sahibi "istekli" değil, "istekli olabilecek" statüsündedir.
  2. "İstekli Olabilecek" Statüsünün İspatı: Bir firmanın "istekli olabilecek" kabul edilmesi için, ihale konusu alanda (örneğin personel taşıma) faaliyet gösterdiğini kanıtlaması gerekir. Sadece doküman indirmiş olmak bu statüyü kazanmak için yeterli değildir.
  3. Yönetmelik Zorunluluğu: İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 8. maddesi, ilana ve ihale dokümanına yönelik e-şikayet başvurularında, dilekçe ekine "ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğine ilişkin EKAP'ta yer alan belge veya bu belgeye ait bilgilerin EKAP'tan aktarılmasının" zorunlu olduğunu açıkça belirtmektedir.
  4. Sonuç: Başvuru sahibi, idareye yaptığı e-şikayet başvurusunda bu zorunluluğu yerine getirmemiş, yani faaliyet alanını tevsik eden bir belge sunmamıştır. Bu durum, idareye yapılan şikayet başvurusunu usulden sakatlamıştır. Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunabilmenin ön koşulu, idareye usulüne uygun bir şikayet başvurusu yapılmış olmasıdır. Ön koşul sağlanmadığı için, Kuruma yapılan itirazen şikayet başvurusunun da incelenmesi mümkün değildir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, başvuru yollarını kullanmak isteyen firmalar için usul kurallarının ne kadar hayati olduğunu göstermektedir.

  • İstekliler ve "İstekli Olabilecekler" İçin Çıkarımlar: İhale dokümanına veya ilana yönelik bir şikayet başvurusu yapmadan önce, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in şekil kuralları dikkatle incelenmelidir. Özellikle EKAP üzerinden e-şikayet yapılırken, sistemin adımları doğru takip edilmeli ve dilekçe ekine mutlaka faaliyet alanını gösteren (genellikle Ticaret Sicil Gazetesi veya oda sicil kayıt sureti gibi) bir belgenin eklendiğinden emin olunmalıdır. Bu basit usul hatası, en haklı iddianın bile Kurul tarafından incelenmeden reddedilmesine neden olabilir. Hak arama sürecinin ilk adımının doğru atılması, sürecin devamı için vazgeçilmezdir.
  • İdareler İçin Çıkarımlar: İdareler, kendilerine yapılan şikayet başvurularını incelerken, sadece iddiaların içeriğini değil, başvurunun şekil şartlarına uygun olup olmadığını da kontrol etmelidir. Bu kararda olduğu gibi, faaliyet belgesi eksik olan bir şikayet başvurusu, usulüne uygun yapılmamış bir başvuru olarak değerlendirilebilir ve bu temelde reddedilebilir. İdarenin bu tür usul eksikliklerini tespit etmesi, süreci uzatabilecek ve gereksiz itirazen şikayet başvurularına yol açabilecek durumların önüne geçebilir.