KİK'ten Önemli Usul Kararı: İş Deneyim Teyidi İstekliden Değil, Belgeyi Düzenleyen İdareden İstenmeli

Elektronik ihalelerde (e-ihale), istekliler yeterlik belgelerini (iş deneyimi, bilanço vb.) EKAP üzerinden beyan ederler. İdarelerin, bu beyanların doğruluğunu veya içeriğini (örn: benzer işe uygunluk) teyit etme ihtiyacı doğduğunda, bu teyit işlemini hangi usulle yapacakları kritik bir hukuki sorundur. Kamu İhale Kurulu'nun 19.02.2025 tarihli ve 2025/UH.I-583 sayılı kararı, bir idarenin, iş deneyim belgesinin içeriğini (benzer iş) teyit etmek için isteklinin kendisinden hakediş raporları istemesinin ve bu raporların "aslı gibidir" olmamasını gerekçe göstererek teklifi reddetmesinin hukuka aykırı olduğuna hükmetti. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, idarelerin bilgi/belge taleplerine karşı hukuki pozisyonunuzu korumanızı sağlar.

Kararın İlgili Kısmı

"…idare tarafından başvuru sahibinden, ihalede sunduğu iş deneyim belgesine konu işin, benzer işe uygunluk yönünden değerlendirilebilmesi amacıyla işe ilişkin hakedişlerin talep edildiği ancak bu belgelerin yeterlik belgesi niteliğinde olmadığı, bu çerçevede başvuru sahibi tarafından sunulan iş deneyim belgesinin İdari Şartname'de belirlenen benzer iş tanımına uygun olup olmadığının tespit edilebilmesi için ihtiyaç duyulan belgelerin, söz konusu iş deneyim belgesini düzenleyen idareden talep edilerek değerlendirme yapılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır."

Olayın Arka Planı: "Aslı Gibidir Değil" Diye Reddedilen Teklif

Bir kamu idaresi, "Belediye Bülteni, Raket, Bilboard... Basım İşi" ihalesi düzenledi. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında idare, bir isteklinin (başvuru sahibi) e-teklifinde beyan ettiği iş deneyim belgesinin, ihalede tanımlanan benzer iş kriterine tam olarak uyup uymadığı konusunda tereddüde düştü.

Bu tereddüdü gidermek amacıyla idare, 13.01.2025 tarihli bir yazı ile isteklinin kendisinden, "beyan ettiğiniz iş deneyim belgesine ilişkin hakedişlerin" İdari Şartname'nin 7.9. maddesine (Belgelerin Sunuluş Şekli) uygun olarak sunulmasını istedi.

İstekli, 16.01.2025 tarihinde bu hakediş belgelerini idareye sundu. Ancak idare, isteklinin sunduğu bu hakediş belgelerinin "asıl belge veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekler olmadıkları" gerekçesiyle teklifi değerlendirme dışı bıraktı ve ihaleyi iptal etti (geçerli teklif kalmadığı için).

KİK'in Değerlendirmesi: Hakediş Raporu "Yeterlik Belgesi" Değildir

İsteklinin şikayeti üzerine dosyayı inceleyen KİK, idarenin baştan sona hatalı bir usul izlediğine karar verdi:

  1. Hatalı Talep: KİK, hakediş raporlarının, 4734 sayılı Kanun veya İdari Şartname kapsamında isteklilerin sunmak zorunda olduğu bir "yeterlik belgesi" (iş deneyim belgesi, bilanço, ISO belgesi vb.) olmadığını vurguladı.
  2. Hatalı Muhatap: İdarenin, bir iş deneyim belgesinin içeriği (benzer işe uygunluğu, iş kalemleri vb.) hakkında tereddüdü varsa, bu bilgiyi istemesi gereken yer, o belgeyi sunan istekli değil, o belgeyi düzenlemiş olan diğer kamu idaresidir.
  3. Hatalı Gerekçe: İdarenin, "yeterlik belgesi" olmayan bir belgeyi (hakediş raporu) "belgelerin sunuluş şekli" (aslı gibidir, noter onaylı vb.) kurallarına uymadığı gerekçesiyle reddetmesi de hukuka aykırı bulunmuştur. Bu kurallar, sadece İdari Şartname'de açıkça istenen ve teyit edilemeyen yeterlik belgeleri için geçerlidir.

Kurul, idarenin izlemesi gereken doğru yolu şu şekilde çizdi: İdare, iş deneyim belgesinin benzer iş tanımına uyup uymadığını anlamak için, bu belgeyi düzenleyen idareye resmi bir yazı yazmalı ve işin detaylarını (hakedişler, iş kalemleri vb.) oradan talep etmeliydi.

Analizin Sonucu

Bu karar, e-ihalelerde beyan edilen belgelerin teyit sürecine ilişkin önemli bir ayrımı netleştirmektedir:

  • İdareler için:
    1. Teyit vs. Tamamlatma: Bir belgenin içeriğindeki bilgiden (örn: benzer işe uygunluk) şüphe duymak "teyit" ihtiyacıdır. Bu, belgenin düzenlendiği kaynaktan (örn: diğer idare, SGK, TOBB) yapılır. Bir belgedeki eksik bir bilginin (örn: imza eksikliği) giderilmesi "bilgi tamamlatma" olup, bu isteklinin kendisinden istenir.
    2. İdare, iş deneyim belgesinin benzer işe uygunluğunu teyit etmek için isteklinin kendisinden hakediş, sözleşme vb. ek belgeler isteyemez. Bu talep, belgenin düzenlendiği idareye yöneltilmelidir.
  • İstekliler için:
    1. İdareden, sunduğunuz iş deneyim belgesine ilişkin hakediş raporu, kesin hesap dökümü vb. "teyit amaçlı" belgeler istenirse, bu talebin hukuka aykırı olabileceği bilinmelidir.
    2. Hakediş gibi teyit araçları, yeterlik belgesi olmadığından, bunların "noter onaylı" veya "aslı gibidir" olmaması tek başına bir ret gerekçesi olamaz.

Sonuç: KİK, idarenin usul hatası yaptığını, isteklinin teklifini hatalı bir gerekçeyle reddettiğini belirterek düzeltici işlem belirlenmesine karar vermiştir. Bu karara göre idare, ihaleyi iptal etmek yerine, söz konusu iş deneyim belgesini düzenleyen idareden gerekli bilgileri talep etmeli ve bu bilgilere göre teklifi yeniden değerlendirmelidir.