Faaliyet Raporu Ne İdare Personeli Tarafından Hazırlanır Ne de Bastırılır

İdare faaliyet raporları, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamında idarelerin hesap verme sorumluluğunun temel bir unsurudur. Bu raporun hazırlanması kanunla belirli bir birime (Mali Hizmetler) verilmiş asli bir görevdir. Ayrıca, Tasarruf Tedbirleri Genelgeleri ile bu tür raporların basımı yasaklanmıştır. Bu iki amir hükme rağmen hizmet alımı yapılması, idareleri doğrudan kamu zararı ve zimmet riskiyle karşı karşıya getirmektedir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, harcamalarınızın 5018 sayılı Kanun ve tasarruf genelgelerine uygunluğunu sağlar. Sayıştay 3. Dairesi’nin 29.04.2025 tarihli ve 532 sayılı kararı, bu konudaki ihlalin neticesini ortaya koymaktadır.

Kararın İlgili Kısmı

"Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak" Mali hizmetler biriminin görevleri arasında sayılmıştır.

...

"İdari faaliyetlerini tanıtmaya yönelik rapor, kitap, dergi, bülten ve benzeri yayınlar basılmayacak, bu dökümanların hazırlanması ve paylaşımı elektronik ortamda yapılacaktır (...)"

Olayın Arka Planı: Faaliyet Raporunun İhale Edilmesi

Bir belediye, "20... Yılı Faaliyet Raporunun hazırlanması ve 3.000 adet basım işini" hizmet alımı suretiyle (doğrudan temin) özel bir firmaya yaptırmış ve bedelini ödemiştir.

Sayıştay'ın Değerlendirmesi: Hem Hazırlatma Hem Basım Mevzuata Aykırı

Sayıştay (çoğunluk görüşü), yapılan ödemenin tamamını iki temel nedenden ötürü kamu zararı saymıştır:

  1. "Hazırlatma" İşi Asli Görevdir: 5018 sayılı Kanun'un 41. ve 60. maddeleri, idare faaliyet raporunun "Mali Hizmetler Birimi" tarafından, birim faaliyet raporları esas alınarak hazırlanacağını açıkça hükme bağlamıştır. Bu, idarenin kendi personeli eliyle yürütmesi gereken kanuni ve asli bir görevdir. Bu görevin hizmet alımıyla dışarıdan temin edilmesi mevzuata aykırıdır.
  2. "Basım" İşi Genelge ile Yasaklanmıştır:06.2021 tarihli ve 2021/14 sayılı Tasarruf Tedbirleri Genelgesi, idari faaliyetleri tanıtmaya yönelik rapor, kitap vb. yayınların basılmayacağını, bunların hazırlanması ve paylaşımının elektronik ortamda yapılacağını amir hükme bağlamıştır. Faaliyet raporunun 3.000 adet bastırılması bu genelgeye açıkça aykırıdır.

İdarenin savunmasındaki "ihtiyaç sayısı kadar basılabilir" veya "yaşlı nüfusa dağıtım" gibi gerekçeler, Genelge'nin açık yasağı karşısında kabul görmemiştir.

Azınlık Görüşü: "Hazırlanma" Baskıya Hazırlıktır, Rapor Basılabilir

Karara muhalif kalan bir üye, faaliyet raporunun Tasarruf Genelgesi kapsamındaki "tanıtım yayını" olmadığını, kanuni bir zorunluluk olduğunu ve basılabileceğini savunmuştur. Ayrıca "hazırlanması" işinin, içeriğin değil, "tasarım ve baskıya hazırlık" çalışması olarak anlaşılması gerektiğini, bu nedenle kamu zararı oluşmadığını belirtmiştir. Ancak bu görüş, çoğunluk tarafından kabul edilmemiştir.

Analizin Sonucu

  • İdareler İçin: Sayıştay'ın çoğunluk görüşüne göre, idare faaliyet raporları (ve benzeri kanuni raporlar) idarenin kendi personeli (Mali Hizmetler Birimi) tarafından hazırlanmak zorundadır.
  • Tasarruf Genelgesi: 2021/14 sayılı Genelge (ve benzeri tasarruf genelgeleri) uyarınca bu raporların basılması değil, elektronik ortamda yayımlanması esastır.
  • Nihai Karar (Sorumluluk): İdarenin asli görevini hizmet alımıyla yaptırması ve Genelge'ye aykırı basım yaptırması nedeniyle oluşan kamu zararının tamamı, Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisine müştereken ve müteselsilen, faiziyle birlikte ödettirilmesine (zimmet) oy çokluğuyla karar verilmiştir.