İhale Sürecinde Başvuru Yollarının Usul Kuralları

Kamu ihale sürecinde bir isteklinin, idarenin hukuka aykırı bir işlemine karşı hakkını arayabilmesi için izlemesi gereken iki aşamalı bir yol vardır: önce idareye "şikâyet", ardından Kamu İhale Kurumuna (KİK) "itirazen şikâyet". Bu başvuru yollarının her biri, kanun ve yönetmeliklerle belirlenmiş katı usul kurallarına tabidir. Özellikle ihalelerin elektronik ortama taşınmasıyla birlikte, bu başvuruların nasıl yapılacağına dair yeni ve bağlayıcı kurallar getirilmiştir. Bu kurallara uyulmaması, iddianın esasına hiç girilmeden başvurunun reddedilmesi sonucunu doğurur. KİK'in 20.08.2025 tarihli ve 2025/UY.IV-1765 sayılı kararı, bu usul kurallarından en önemlilerinden biri olan "e-şikâyet zorunluluğunun" ihlal edilmesinin sonuçlarını göstermektedir.

Fiziki Olarak Yapılan Şikâyet Başvurusu

Karara konu olan olayda, bir yapım işi ihalesine iş ortaklığı olarak katılan başvuru sahibi, Yeterlik Bilgileri Tablosu'ndaki bir eksiklik gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına itiraz etmiştir. Bu itirazını öncelikle idareye bir şikâyet dilekçesi iletmiştir. Ancak bu dilekçe, idareye elden fiziki olarak teslim edilmiştir. İdare, şikâyeti değerlendirmiş ve reddetmiştir. Bunun üzerine iş ortaklığı, KİK'e itirazen şikâyet başvurusunda bulunmuştur.

Kurulun Değerlendirmesi: E-Şikâyet Zorunluluğu

Kurul, itirazen şikâyet başvurusunun esasına girmeden önce, sürecin ilk adımı olan idareye yapılan şikâyet başvurusunun usulüne uygun olup olmadığını incelemiştir. Bu inceleme, başvurunun kaderini belirlemiştir.

  • Yasal Zorunluluk: İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in Ek 1. maddesi, 15.04.2023 tarihinden sonra ilanı yapılan tüm ihalelere yönelik şikâyet ve itirazen şikâyet başvurularının, EKAP üzerinden e-imza kullanılarak (e-şikâyet) yapılmasının zorunlu olduğunu hükme bağlamıştır.
  • İhlalin Tespiti: Başvuruya konu ihalenin ilan tarihi 04.06.2025'tir. Bu tarih, e-şikâyet zorunluluğunun yürürlüğe girdiği tarihten sonradır. Dolayısıyla, başvuru sahibinin idareye yapacağı şikâyet başvurusunu mutlaka EKAP üzerinden e-imza ile göndermesi gerekirdi.
  • Sonuç: Başvuru sahibi ise şikâyetini idareye fiziki olarak (elden) yapmıştır. Bu durum, mevzuatın amir hükmüne açık bir aykırılık teşkil etmektedir. Usulüne uygun yapılmayan bu başvuru, hukuken bir "şikâyet" olarak kabul edilemez.

KİK'e itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilmenin ön koşulu, idareye usulüne uygun bir şikâyet başvurusunda bulunulmuş olmasıdır. Ortada hukuken geçerli bir şikâyet başvurusu olmadığından, buna dayanılarak yapılan itirazen şikâyet başvurusunun da incelenmesi mümkün değildir. Bu nedenle Kurul, başvuruyu esasa girmeden "usul yönünden" reddetmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, dijitalleşen ihale süreçlerinde usul kurallarına hâkim olmanın ne kadar hayati olduğunu göstermektedir:

  • İdareler Açısından: 15.04.2023 sonrası ilan edilen ihaleler için kendilerine fiziki ortamda yapılan şikâyet başvurularını, usulüne uygun olmadıkları gerekçesiyle işlem yapmadan reddetmelidirler. Bu tür usulsüz bir başvuruyu kabul edip esastan cevap vermeleri, ileride KİK nezdinde kafa karışıklığına yol açabilir.
  • İstekliler Açısından: İhale sürecindeki herhangi bir işleme itiraz edeceklerse, başvuru yönteminin ne olduğunu mutlak surette kontrol etmelidirler. Güncel mevzuat uyarınca, tüm şikâyet ve itirazen şikâyet başvurularının EKAP üzerinden e-imza ile yapılması artık bir zorunluluktur. Elden, postayla veya e-posta ile yapılan başvurular geçersiz sayılacak ve bu durum, haklı bir iddianın sırf usul hatası nedeniyle kaybedilmesine yol açacaktır.

Sonuç olarak, kamu ihale hukukunda hak arama yolları, sıkı şekil şartlarına bağlanmıştır. E-şikâyet zorunluluğu da bu şartların en önemlilerinden biridir ve ihmal edilmesi, telafisi olmayan hak kayıplarına neden olur.