İhalelerde Teknik Değerlendirmenin Önemi ve Usul Kuralları

Özellikle teknoloji yoğun ve uzmanlık gerektiren mal ve hizmet alımlarında, istekliler tarafından teklif edilen ürünlerin ihale dokümanında belirtilen teknik kriterleri karşılayıp karşılamadığının tespiti hayati önem taşır. Bu tespitin en etkili yollarından biri, ürünün çalışır halde incelendiği demonstrasyon (demo) işlemidir. Ancak bu tür teknik değerlendirmelerin hukuken geçerli olabilmesi, sadece sonuçların doğruluğuna değil, aynı zamanda sürecin mevzuatta öngörülen usul kurallarına harfiyen uyularak yürütülmesine bağlıdır. İhale komisyonunun oluşumu, değerlendirme heyetinin yetkinliği ve kararların belgelendirilmesi gibi usul adımlarındaki en küçük bir hata, tüm değerlendirme sürecini geçersiz kılabilir.

Yasal Zemin: Demonstrasyon Tutanağının Hukuki Geçerliliği

Uyuşmazlığın çözümünde kilit rol oynayan hukuki dayanak, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin "Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları..." başlıklı 43’üncü maddesidir. Bu madde, demonstrasyon işlemlerinin de numune değerlendirmesi ile aynı usul kurallarına tabi olduğunu belirtmektedir. Maddenin ilgili fıkrasına göre, numune veya demonstrasyon değerlendirmesi sonucunda düzenlenecek olan rapor/tutanak, üç alternatif yöntemden biriyle imzalanmalıdır:

  1. İhale komisyonu üyelerinin tamamı,
  2. İhale komisyonunun uzman üyelerinin tamamı,
  3. İhale komisyonunun uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı kullanacak personel.

Bu hüküm, teknik değerlendirmenin kolektif bir iradeyle yapıldığını ve kararın şeffaf ve denetlenebilir bir şekilde kayda geçirildiğini güvence altına almayı amaçlar. Gerekli tüm imzaları taşımayan bir tutanak, hukuken eksik ve dolayısıyla geçersiz kabul edilir.

Uyuşmazlığın Seyri ve Kurulun Kararı

Kamu İhale Kurulunun 03.09.2025 tarihli ve 2025/UH.II-1871 sayılı kararına konu olan olayda, çok kısımlı bir laboratuvar hizmet alımı ihalesinin bir kısmında, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi firma, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği analizör cihazının teknik şartnameyi karşılamadığını iddia etmiştir. İddianın odak noktasında, cihazın "çalışırken durdurulmadan veya beklemeye alınmadan sürekli reaktif ve numune yükleme" özelliğine sahip olmadığı tezi yer almıştır.

İdare, ihale üzerinde bırakılan istekliyi demonstrasyona davet etmiş ve üç gün süren bir inceleme gerçekleştirmiştir. Bu incelemenin sonunda, ihaleye konu cihazın "teknik şartnamede belirtilen kriterlere uygun olduğu" yönünde bir tutanak düzenlenmiştir. Ancak Kurul, yaptığı incelemede bu tutanağın sadece tıbbi biyokimya uzmanı unvanlı iki personel tarafından imzalandığını tespit etmiştir. İhale komisyonu listesini kontrol eden Kurul, komisyonda beş uzman üyenin bulunduğunu görmüştür.

Bu tespit üzerine Kurul, uyuşmazlığın esasına, yani cihazın teknik özelliklerinin şartnameye uygun olup olmadığı tartışmasına girmemiştir. Bunun yerine, doğrudan usul denetimi yapmıştır. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 43'üncü maddesi gereğince, değerlendirme tutanağının ihale komisyonundaki uzman üyelerin "tamamı" tarafından imzalanması gerekirken, sadece iki üye tarafından imzalanmış olması, değerlendirme işlemini usul yönünden sakatlamıştır. Bu nedenle Kurul, yapılan demonstrasyon değerlendirmesinin geçersiz olduğuna ve ihalenin ilgili kısmı için demonstrasyon işleminin mevzuata uygun olarak (tüm uzman üyelerin katılımı ve imzasıyla) yeniden yapılması gerektiğine karar vererek düzeltici işlem belirlemiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, ihale süreçlerinde usul kurallarının esasa ilişkin değerlendirmeler kadar önemli olduğunu bir kez daha ortaya koymaktadır.

İdareler Açısından: İdareler ve ihale komisyonları, özellikle teknik değerlendirme gibi kritik aşamalarda, mevzuatın öngördüğü şekil şartlarına azami özen göstermelidir. Bir değerlendirme tutanağındaki imza eksikliği gibi görünüşte küçük bir hata, tüm emek ve zaman harcanan teknik incelemeyi boşa çıkarabilir ve ihale sürecini uzatabilir. Kararların hukuki geçerliliği, usule uygunlukla doğrudan bağlantılıdır.

İstekliler Açısından: Bir ihalenin sonucuna itiraz ederken, sadece rakiplerin tekliflerinin esasına (ürün kalitesi, fiyat vb.) odaklanmak yerine, idarenin yürüttüğü işlemlerin usule uygunluğunu da dikkatle incelemek stratejik bir yaklaşım olabilir. Bu kararda görüldüğü gibi, esasa ilişkin bir iddiayı kanıtlamak zor ve öznel olabilirken, idarenin yaptığı net bir usul hatasını tespit etmek, itirazın başarıya ulaşması için daha kesin bir yol sunabilir.