Aşırı Düşük Teklif (ADT) Açıklaması KİK İncelemesinden Geçemedi: E-Arşivde Bulunmayan Fatura ve Sektör Dışı Firma Teklifi

Aşırı düşük teklif (ADT) açıklamaları, ihalelerde en fazla eleme yapılan aşamaların başında gelmektedir. Özellikle üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerine dayalı açıklamalarda, Kamu İhale Genel Tebliği'nin (KİGT) 79. maddesi çok sıkı şekil şartları ve teyit mekanizmaları öngörmektedir. İdarelerin veya KİK'in bu açıklamalardaki belgeleri (faturalar, tutanaklar) nasıl incelediği ve teyit ettiği, firmalar için hayati önem taşır. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, ADT açıklamalarınızın mevzuata tam uyumlu olmasını ve teyit süreçlerinden başarıyla geçmesini sağlar. Kamu İhale Kurulu'nun (KİK) 29.01.2025 tarihli ve 2025/UH.I-318 sayılı kararı, bu teyit süreçlerinin ne kadar titiz yapıldığını göstermektedir.

Kararın İlgili Kısmı

"...fiyat teklifini düzenleyen fırmaya ilişkin sunulan ticaret bilgileri incelendiğinde söz konusu firmanın teklife konu alanda faaliyet göstermediğinin anlaşıldığı... tablonun 'Fatura Seri ve Sıra No' kısmının beyan edilmediği, dolayısıyla içeriğinde seri ve sıra numaraları beyan edilmeyen faturaların yer aldığı satış tutarı tespit tutanağının mevzuata uygun olmadığı... Tutanakta yer alan söz konusu faturanın e-arşiv fatura sorgulamasında kayıtlı olduğu bilgisine ulaşılamadığı ve dijital ortamda teyit edilemediği..."

Olayın Arka Planı: Araç Kiralama İhalesinde ADT İncelemesi

Bir Su ve Kanalizasyon İdaresi'nin "İş Aracı ve İş Makinesi Kiralama" ihalesinde, bir istekli ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenir ancak teklifi aşırı düşüktür. İdare, firmadan araç kiralama giderleri ve personel giderleri için açıklama ister. Firma, araç kiralama maliyetlerini tevsik etmek için üç farklı firmadan (Tedarikçi A, B, C) aldığı fiyat tekliflerini ve bu tekliflere dayanak olan Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) onaylı satış tutarı tespit tutanaklarını sunar. İkinci sıradaki firma (başvuru sahibi), bu açıklamanın geçersiz olduğunu iddia ederek KİK'e başvurur.

 

KİK'in AŞırı Düşük Teklif (ADT) Açıklamasını Geçersiz Kılan Tespitleri

KİK, sunulan ADT açıklamasını KİGT Madde 79 kapsamında incelediğinde, açıklamanın birden fazla ölümcül hata içerdiğini tespit etmiştir:

  1. Faaliyet Alanı Uygunsuzluğu: Tedarikçi A ve Tedarikçi C firmalarından alınan fiyat teklifleri incelendiğinde, KİK bu firmaların ticaret sicil kayıtlarına göre "araç/iş makinesi kiralama" alanında faaliyet göstermediğini belirlemiştir. Tebliğ'e göre fiyat teklifi, teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınmak zorundadır.
  2. Tutanakta Eksik Bilgi: Tedarikçi A'nın sunduğu satış tutarı tespit tutanağında, maliyeti oluşturan faturanın "Fatura Seri ve Sıra Numarası"nın beyan edilmediği görülmüştür. Bu eksiklik, tutanağı geçersiz kılmıştır.
  3. E-Arşiv Teyit Hatası (Dijital Teyit Edilememe): Tedarikçi B ve Tedarikçi C'nin tutanaklarına dayanak olarak gösterilen faturalar KİK tarafından dijital ortamda (Gelir İdaresi Başkanlığı E-Arşiv Fatura Sorgulama ekranı) sorgulanmıştır. Sorgulama sonucunda, bu faturaların sistemde kayıtlı olmadığı ("bilgisine ulaşılamadığı") anlaşılmıştır.

Bu üç temel hata nedeniyle KİK, ihaleyi kazanan firmanın ADT açıklamasının hiçbir maliyet kalemini tevsik edemediğine ve tamamen geçersiz olduğuna karar vermiştir.

Analizin Sonucu

  • ADT açıklaması için üçüncü bir firmadan (tedarikçi/üretici) fiyat teklifi alınıyorsa, o firmanın mutlaka teklif konusu alanda (örneğin araç kiralama) faaliyet gösterdiğinden emin olunmalıdır.
  • Fiyat teklifine dayanak olan SMMM/YMM onaylı satış tutarı veya maliyet tespit tutanakları, fatura tarihi, seri/sıra numarası, tutarı gibi tüm zorunlu bilgileri eksiksiz içermelidir.
  • KİK ve idareler, tutanaklarda yer alan faturaları dijital ortamda (E-Arşiv/E-Fatura portalları) aktif olarak sorgulamaktadır. Sistemde bulunmayan, teyit edilemeyen veya sahte olduğu anlaşılan faturalara dayalı açıklamalar doğrudan reddedilmektedir.