Aşırı Düşük Teklif Açıklamalarında Belge Zorunluluğu

Aşırı düşük teklif sorgulama süreci, isteklilerin sundukları düşük fiyatların hayalî olmadığını, gerçekçi maliyet analizlerine dayandığını kanıtlama mekanizmasıdır. Bu kanıtlama işlemi, sadece beyanlarla değil, Kamu İhale Genel Tebliği tarafından açıkça tanımlanmış, tevsik edici (destekleyici) belgelerle yapılır. Her maliyet kalemi için sunulması gereken belgenin türü ve formatı mevzuatta belirlenmiştir. Bu zorunlu belgelerden herhangi birinin eksik olması veya yanlış bir belgenin sunulması, açıklamanın temelden sakatlanmasına ve teklifin reddedilmesine yol açar. Kamu İhale Kurulunun 24.09.2025 tarihli ve 2025/UH.II-2053 sayılı kararı, bu kuralın ne kadar katı işlediğini ve iki temel maliyet kalemindeki belge eksikliğinin teklifi nasıl geçersiz kıldığını göstermektedir.

Eksik Belgelerle Yapılan Aşırı Düşük Teklif Açıklaması

Karara konu olay, bir öğrenci taşıma hizmeti alımı ihalesidir. İhalenin belirli kısımlarında ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli (Mirhan Tarım), teklifinin aşırı düşük bulunması üzerine idare tarafından sorgulamaya tabi tutulmuştur. İdare, açıklama talep yazısında üç önemli teklif bileşeninin açıklanmasını istemiştir: Araç temin maliyeti, akaryakıt maliyeti ve işçilik (şoför) maliyeti.

İsteklinin sunduğu açıklama, idare tarafından uygun bulunarak ihale üzerinde bırakılmıştır. Ancak rakip bir firma, açıklamadaki belge eksikliklerini iddia ederek konuyu Kurul'a taşımıştır. Kurul'un incelemesi, isteklinin iki kritik maliyet kalemini tevsik ederken temel hatalar yaptığını ortaya koymuştur:

  1. Araç Temin Gideri: İstekli, araçları kiralama yoluyla temin edeceğini belirterek, bir üçüncü kişiden aldığı fiyat teklifini sunmuştur. Ancak mevzuata göre, üçüncü kişiden alınan bir fiyat teklifinin geçerli olabilmesi için, bu teklifin dayanağı olan ve bir meslek mensubu (SMMM veya YMM) tarafından düzenlenen "Maliyet Tespit Tutanağı" veya "Satış Tutarı Tespit Tutanağı"nın da ekte sunulması zorunludur. Bu tutanak, fiyat teklifini veren firmanın geçmişteki gerçek maliyet veya satışlarına dayanarak bu fiyatı verebildiğini resmi olarak kanıtlar. İncelenen olayda, istekli fiyat teklifini sunmuş, ancak bu teklifin dayanağı olan zorunlu tutanağı sunmamıştır.
  2. Akaryakıt Gideri: İstekli, akaryakıt maliyetini tevsik etmek amacıyla bir akaryakıt firmasının internet sitesinden alınmış bir fiyat listesi çıktısı sunmuştur. Ancak Kamu İhale Genel Tebliği'nin 79.2.7'nci maddesi, akaryakıt gideri açıklamasında kullanılacak fiyatın nasıl belirleneceğine dair özel ve bağlayıcı bir kural getirmiştir. Buna göre, isteklilerin Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK) tarafından yayımlanan ve en yüksek işlem hacimli 8 firmanın fiyat ortalamasını gösteren raporu kullanması zorunludur. İsteklinin sunduğu internet çıktısı, bu zorunlu belge niteliğinde değildir.

Kurulun Değerlendirmesi ve Düzeltici İşlem Kararı

Kamu İhale Kurulu, her iki maliyet kalemindeki açıklamanın da usulüne uygun yapılmadığına karar vermiştir.

  • Araç temin gideri, dayanağı olan resmi tutanak sunulmadığı için tevsik edilmemiş sayılmıştır.
  • Akaryakıt gideri ise mevzuatın zorunlu kıldığı EPDK raporu yerine geçersiz bir belge ile açıklandığı için tevsik edilmemiş sayılmıştır.

İdare tarafından belirlenen üç önemli teklif bileşeninden ikisinin mevzuata uygun şekilde açıklanamamış olması, aşırı düşük teklif açıklamasının bir bütün olarak yetersiz olduğu anlamına gelmektedir. Bu tespit doğrultusunda Kurul, idarenin ihale kararını hatalı bulmuş ve ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi isteklinin açıklamasının uygun olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar vermiştir. İdareye, ihale sürecine kalan geçerli tekliflerle devam etmesi yönünde "düzeltici işlem" talimatı verilmiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, aşırı düşük teklif açıklaması sunacak istekliler için kritik bir uyarı niteliğindedir:

  • İdareler Açısından: Aşırı düşük teklif açıklamalarını değerlendirirken, sadece fiyatların mantıklı olup olmadığına değil, aynı zamanda bu fiyatları desteklemek için sunulan belgelerin mevzuatın zorunlu kıldığı türde ve formatta olup olmadığını da titizlikle kontrol etmelidirler.
  • İstekliler Açısından: Her maliyet bileşeni için hangi tevsik edici belgenin zorunlu olduğunu bilmek ve bu belgeleri eksiksiz sunmak hayati önemdedir. "Fiyat teklifi sunuyorsam, dayanağı olan tutanağı da eklemeliyim", "Akaryakıtı açıklıyorsam, EPDK raporunu kullanmalıyım" gibi temel kuralların ihmal edilmesi, teklifin doğrudan elenmesine yol açar.

Sonuç olarak, aşırı düşük teklif sorgulaması bir formalite değil, sıkı kurallara bağlanmış bir ispat sürecidir. Bu süreçte doğru belgeyi sunmak, en az doğru maliyeti hesaplamak kadar önemlidir.