Aşırı Düşük Teklifte Kritik Soru: İdarenin Yaklaşık Maliyetindeki İşçilik Saati Bağlayıcı mı?

Personel sayısı veya saatinin belirlenmediği (veya kısmi zamanlı belirlendiği) hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif açıklamalarının nasıl yapılacağı, özellikle işçilik maliyetlerinin nasıl tevsik edileceği, en tartışmalı konulardan biridir. İdarelerin, kendi hazırladıkları ancak isteklilerce bilinmeyen yaklaşık maliyet (YM) hesabındaki "öngörülen işçilik saatini" bir kriter olarak dayatıp dayatamayacağı, ihalelerin kaderini belirlemektedir. Bu tür karmaşık ihale, sözleşme ve hakediş sorunlarınızda, sürecin doğru yönetilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi için Yaka Danışmanlık uzmanlığından destek almak, AŞT savunmalarınızı mevzuata uygun ve güçlü bir temele oturtmanızı sağlar. Kamu İhale Kurulu'nun 19.02.2025 tarihli ve 2025/UH.II-559 sayılı kararı, bu konuda idarelere net bir sınır çizmektedir.

Kararın İlgili Kısmı

"...idarece yaklaşık maliyet hesabında yer verilen, ancak ihale dokümanı düzenlemeleri arasında bulunmayan işçilik miktarları esas alınarak yapılan değerlendirmenin hatalı olduğu ve başvuru sahibinin söz konusu iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır."

Olayın Arka Planı: "YM'deki İşçilik Saatine Uymadın" Elemesi

Bir "Otoyol ve Bağlantı Yollarında Ot Biçme, Ağaç Kesme ve Budama" hizmet alımı ihalesinde, bir istekli (Hamdullah Acer) sınır değerin altında bir teklif sunmuş ve idare tarafından AŞT sorgulamasına tabi tutulmuştur.

İstekli, önemli teklif bileşenleri (Birim Fiyat 1, 2 ve 7) için işçilik maliyetlerini, toplam 44 personelin 700 gün (işin süresi) boyunca tam zamanlı çalışacağı öngörüsüyle hesaplamış ve KİK işçilik hesaplama modülü çıktılarıyla birlikte idareye sunmuştur.

Ancak idare, isteklinin bu açıklamasını reddetmiştir. Gerekçe: İsteklinin açıklamasında kullandığı toplam işçilik saati, idarenin kendi yaklaşık maliyet hesabında öngördüğü toplam işçilik saatinin "çok altında" kalmıştır.

İstekli, bu karara itiraz ederek KİK'e başvurmuştur. Savunması şudur: İhale dokümanının hiçbir yerinde (İdari Şartname, Teknik Şartname, Birim Fiyat Tarifleri) bu iş için kaç işçi çalıştırılacağı veya toplam kaç saat işçilik kullanılacağı belirlenmemiştir. Bu bir yapım işi değil, hizmet alımı işidir. Dolayısıyla, idarenin "gizli" YM hesabındaki birim işçilik miktarlarına uyma zorunluluğu yoktur; istekliler kendi verimliliklerine göre bu miktarı belirlemekte serbesttir.

KİK'in Değerlendirmesi: "Dokümanda Yazmayan Kriter Dayatılamaz"

Kamu İhale Kurulu, istekliyi haklı bularak idarenin eleme kararını iptal etmiş ve düzeltici işlem kararı vermiştir.

KİK'in vardığı sonuçların temel dayanakları şunlardır:

  1. İhale Türü (Hizmet Alımı): İhale, bir yapım işi değil, hizmet alımı ihalesidir. Hizmet alımlarında, eğer personel sayısı ve çalışma saati dokümanda açıkça belirlenmemişse, işçilik miktarı (metrajı) isteklilerin kendi analizlerine bırakılmıştır.
  2. Doküman Esastır, YM Değil: İhale dokümanı (şartnameler, tarifler) incelendiğinde, iş kalemlerinin tanımı yapılmış ancak bu işlerin kaç saat işçilikle yapılacağına dair bir belirleme yapılmamıştır.
  3. Yaklaşık Maliyet Gizlidir ve Bağlayıcı Değildir: İdarenin yaklaşık maliyet hazırlarken kullandığı işçilik miktarları (analizler), ihale dokümanının bir parçası değildir ve istekliler için bir bağlayıcılığı yoktur. İdare, istekliden "bilmediği" bir veriye uymasını bekleyemez.
  4. Açıklama Yeterlidir: İstekli, önemli teklif bileşeni olan işçilik kalemi için 44 personel üzerinden 700 gün tam zamanlı bir hesaplama yapmış, bu hesap asgari işçilik maliyetinin altına düşmemiştir ve KİK işçilik modülü çıktısıyla da desteklenmiştir. Bu açıklama, 4734 sayılı Kanun ve ilgili Tebliğ açısından yeterlidir.

Sonuç olarak KİK, idarenin, "ihale dokümanı düzenlemeleri arasında bulunmayan" ve sadece kendi YM hesabında yer alan işçilik miktarlarını esas alarak yaptığı değerlendirmenin hatalı olduğuna karar vermiştir.

İlgili Not: Yaklaşık Maliyete İtiraz Süresi

İstekli, aynı başvuruda YM'nin de hatalı (pikap maliyeti eksik) hesaplandığını iddia etmiştir. KİK, bu iddiayı (diğer KİK kararlarında olduğu gibi) süre yönünden reddetmiştir. YM, ihale tarihi olan 09.12.2024'te açıklanmıştır. Bu tarihten itibaren 10 gün içinde yapılması gereken şikâyet, 10.01.2025'te yapıldığı için süre aşımına uğramıştır.

Analizin Sonucu

Bu karar, AŞT açıklamaları hazırlayan firmalar ve bu açıklamaları değerlendiren idareler için çok önemli bir prensibi teyit etmektedir:

  • Personel Sayısı Belirlenmeyen İşlerde Kural: Eğer ihale dokümanı (idari/teknik şartname) iş için net bir personel sayısı veya toplam çalışma saati belirlememişse, idareler AŞT değerlendirmesinde isteklileri kendi YM analizlerindeki işçilik saatine uymaya zorlayamaz.
  • İsteklinin Verimlilik Beyanı Esastır: İstekliler, bu tür ihalelerde kendi kurumsal kapasiteleri, makine parkurları ve tecrübeleri doğrultusunda, işi daha az işçilikle (daha verimli) yapacaklarını beyan edebilirler.
  • Açıklamanın Sınırı: İsteklinin serbestisi, KİK işçilik modülü tarafından hesaplanan (asgari ücret, SGK, vergiler vb.) yasal asgari işçilik maliyetinin altına düşmemektir. İstekli, kendi belirlediği (düşük) işçilik saati üzerinden bile olsa, yasal asgari maliyetin üzerinde bir bedel öngördüğünü kanıtladığı sürece açıklaması geçerli kabul edilmelidir.