Giriş

Bir inşaat projesi, başlangıcından sonuna kadar sayısız olayın, kararın ve imalatın gerçekleştiği canlı bir süreçtir. Hava koşullarından zemin problemlerine, idarenin talimatlarından malzeme sevkiyatlarına kadar her gelişme, projenin seyrini etkiler. İşte tüm bu dinamik süreci kayıt altına alan, projenin adeta "kara kutusu" niteliğindeki resmi belgeye şantiye defteri denir. Peki, bu defteri tutmak bir tercih midir, yoksa yasal bir zorunluluk mu? Anlaşmazlık durumunda şantiye defterindeki kayıtlar ne kadar geçerlidir? Bu soruların cevabı, kamu yapım işlerinin anayasası sayılan Yapım İşleri Genel Şartnamesi'nde (YİGŞ) net bir şekilde ortaya konulmuştur.

 

Yasal Dayanak ve Zorunluluk: YİGŞ Madde 28

Kamuya taahhüt edilen yapım işlerinde şantiye defteri tutulması bir keyfiyet değil, yasal bir zorunluluktur. Bu zorunluluğun kaynağı, Yapım İşleri Genel Şartnamesi'nin "Ataşmanlar ve ilgili diğer defterler" başlıklı 28. maddesidir. Bu maddeye göre, işyerlerinde yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için, örneklerine uygun olarak şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterleri tutulur. Bu hüküm, defterin düzenli olarak doldurulmasını emredici bir kural haline getirir.

 

Şantiye Defteri Kimler Tarafından ve Nasıl Tutulur?

Şantiye defterinin geçerliliği, usulüne uygun tutulmasına bağlıdır. YİGŞ Madde 28, bu konuda açık kurallar belirlemiştir:

  • Müşterek Sorumluluk: Defter, yüklenici ile birlikte yapı denetim görevlisi (idarenin kontrol mühendisi veya müşavir firma temsilcisi) tarafından tutulur. Bu, kayıtların tek taraflı değil, her iki tarafın bilgisi dahilinde girilmesi gerektiği anlamına gelir.
  • İmza Zorunluluğu: Yüklenici, defterleri ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. İmzalanan defterden bir kopya yükleniciye verilir.
  • Kayıt Usulü: Deftere kayıtlar mürekkepli veya sabit kalemle girilmeli, yazılar, rakamlar ve çizimler özenli ve açık olmalıdır. Kazıntı veya silinti yapılamaz. Bir yanlışlık yapılırsa, üzeri okunacak şekilde kırmızı mürekkeple çizilir, doğrusu yazılır ve taraflarca paraflanır.

 

Şantiye Defterine Neler Kaydedilir?

Defter, projenin günlük seyrini yansıtan her türlü bilgiyi içermelidir. Standart bir şantiye defterinde genellikle şu bilgiler yer alır:

  • Tarih ve hava durumu.
  • Şantiyede çalışan personel (usta, işçi, teknik personel) ve sayısı.
  • Şantiyede çalışan makine ve ekipman.
  • Gelen ve kullanılan malzemeler.
  • Günün yapılan imalatları ve bu imalatların yerleri/kodları.
  • Yapı denetim görevlisi tarafından verilen talimatlar.
  • Yüklenicinin talepleri veya karşılaştığı sorunlar.
  • İşin ilerleyişini etkileyen her türlü olağan veya olağanüstü olay (kazı sırasında suya rastlanması, beklenmedik zemin koşulları vb.).

 

Defterin Hukuki Niteliği: Güçlü Bir Delil

Şantiye defterinin en önemli özelliği, hukuki niteliğidir. YİGŞ Madde 28'e göre, yüklenici defteri imzalamakla içindeki bilgilerin ve hesapların doğruluğunu kabul etmiş sayılır. Bu, olası bir anlaşmazlık durumunda şantiye defterini güçlü bir delil haline getirir. Mahkemeler ve bilirkişiler, özellikle süre uzatımı talepleri, yeni fiyat tespiti gerektiren durumlar veya imalat kusurlarıyla ilgili uyuşmazlıklarda, öncelikli olarak şantiye defterindeki kayıtları incelerler.

 

İhtirazi Kayıt Koyma Hakkı

Peki, yüklenici defterdeki bir kayda katılmazsa ne olur? YİGŞ, bu durumu da düzenlemiştir. Yüklenici, defteri imzalamazsa veya "ihtirazi kayıtla" (çekince belirterek) imzalarsa, karşı görüşlerini yazılı olarak bildirmesi için kendisine belgenin gösterildiği tarihten itibaren on gün süre verilir. Eğer bu süre içinde yazılı bir itirazda bulunmazsa, defterdeki kayıtları kabul etmiş sayılır. Bu mekanizma, yüklenicinin haklarını koruması için kritik bir yoldur. Örneğin, yapı denetim görevlisinin sözleşme dışı bir imalat talimatını deftere yazması durumunda, yüklenicinin bu kaydın altına "ihtirazi kayıtla" şerhini düşüp, on gün içinde bu işin bedelinin yeni fiyatla ödenmesi gerektiğini idareye yazılı olarak bildirmesi, ileride hak kaybı yaşamasını önler.

Tarafların ittifakla kabul ettiği ve kayda geçirdiği bir belge, daha sonra hakların tam olarak alınmasına engel olabilmektedir. Çünkü itirazsız ve doğru olduğu kabul edilerek imzalanmış olan belgenin neden daha sonra yanlış olduğunun ispatı daha zor olmaktadır. Bu noktada, yapım işlerinde kesin kabul aşamasına kadar hakedişlere itiraz edilebileceğinin de unutulmaması gerektiğinin altını çizmekte yarar bulunmaktadır.

 

Sonuç

Şantiye defteri, bir inşaat projesinin hafızasıdır ve yasal olarak tutulması zorunlu bir belgedir. Yapı denetim görevlisi ve yüklenici tarafından müştereken ve usulüne uygun olarak tutulan bu defter, projenin günlük akışını şeffaf bir şekilde kayıt altına alır. Yüklenicinin imzasının, içeriği kabul ettiği anlamına gelmesi, defteri olası uyuşmazlıklarda birinci dereceden delil haline getirir. Bu nedenle, yüklenicilerin şantiye defterinin düzenli tutulmasını sağlaması ve kendi haklarını korumak için gerektiğinde "ihtirazi kayıt" mekanizmasını doğru kullanması, profesyonel bir proje yönetimi için vazgeçilmezdir.