İhale Yetkilisinin Kamu İhale Sürecindeki Konumu

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu (KİK) ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, kamu idarelerinin kaynaklarını kullanırken şeffaflık, rekabet, eşit muamele ve verimlilik gibi temel ilkeleri sağlamasını amaçlayan kompleks bir hukukî yapının temelini oluşturur. Bu yapının en tepesinde ve süreçlerin hukuka uygunluğunun nihai sorumluluğunu taşıyan merci, İhale Yetkilisi'dir. Üst yöneticilerin sorumlu olup olmadıkları özellikle Sayıştay kararları ile netleştirilmekte olup, üst yönetici davranışı ile mali sürece dahil olmuşsa, genel eğilim bu kişilerin de sorumluluğa dahil edilmesi noktasındadır. Ancak, 5018 sayılı Kanun gereği, sürecin yürütücüsü harcama yetkilileri, ihale yetkilileridir.

Kanunun tanımlar bölümünde İhale Yetkilisi, idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak net bir şekilde belirlenmiştir. Bu tanım, ihale yetkilisinin kimliğinin, idarenin kendi teşkilat yasası ve mali mevzuatı (özellikle 5018 sayılı Kanun) çerçevesinde belirlenmesi gerektiğini göstermektedir.

İhale süreci, Kanun’a göre, tekliflerin isteklilerden birisi üzerine bırakılmasını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemler bütününü ifade ettiğinden, İhale Yetkilisi, sürecin hem başlatıcısı hem de sonuçlandırıcısıdır. Bu kritik rol, ihale yetkilisine geniş görev ve derin bir sorumluluk yüklemektedir.

 

I. İhale Öncesi Hazırlık ve Planlama Görevleri

İhale Yetkilisi, daha süreç başlamadan önce, temel mali planlama ve harcama kararlarının alınmasından sorumludur. Bu, idarî disiplinin ve malî yönetimin başlangıç noktasıdır.

1.1. Bütçe ve Kaynak Yönetimi Sorumluluğu

İhale Yetkilisi, bir harcama yetkilisi sıfatıyla, sorumluluğundaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını sağlamakla yükümlüdür. Bu çerçevede, ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz. Bu mutlak kural, ihale yetkilisinin harcamaların bütçe disiplinine uygunluğunu en baştan sağlaması gerektiğini gösterir.

Ayrıca, bazı özel durumlarda, süresi üç yılı geçmemek (finansal kiralama yoluyla temin edileceklerde dört yıl) üzere üst yöneticinin onayıyla gelecek yıllara yaygın yüklenmeye girişilebilir. Bu karar da yetkilinin risk yönetimi ve uzun vadeli planlama becerisini gerektirir.

1.2. İhale Onay Belgesinin Hazırlanması ve Onaylanması

İhale sürecinin başlaması, İhale Yetkilisinin imzasıyla resmileşir. Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce, idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak KDV hariç yaklaşık maliyet belirlenir. Bu hesap cetveli ve diğer dokümanlar (idari ve teknik şartnameler, sözleşme tasarısı) İhale Onay Belgesi’ne eklenerek ihale yetkilisinin onayına sunulur. Ön ilan yapılması durumunda dahi, öncelikle yaklaşık maliyet hesap cetveli eklenerek ihale onay belgesinin ihale yetkilisi tarafından onaylanması zorunludur.

1.3. İhale Komisyonunun Tesisi

İhale Yetkilisinin en önemli görevlerinden biri, tekliflerin değerlendirilmesi için gerekli olan İhale Komisyonunu yasal şartlara uygun olarak oluşturmaktır. İhale yetkilisi, komisyonu, ihale ilanı veya daveti izleyen en geç üç gün içinde görevlendirir.

Komisyonun oluşturulmasında ihale yetkilisi şu şartlara uymakla yükümlüdür:

  • Komisyon, biri başkan olmak üzere, en az beş ve tek sayıda kişiden oluşmalıdır.
  • Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması ve bir üyenin de muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması şarttır.
  • Yedek üyeler, asıl üyelerin taşıması gereken aynı niteliklere sahip olmalı ve komisyonun eksiksiz olarak toplanabilmesi için yeterli sayıda belirlenmelidir.

İhale Yetkilisi, İhale Komisyonunda görev alamaz. Kurullar ihale yetkilisi olduğunda da kurul üyeleri komisyonda bulunamazlar.

 

II. İhale Sürecindeki Kritik Roller ve Yetkiler

İhale Yetkilisi, sürecin sadece planlama aşamasını değil, aynı zamanda sözleşme sürecinin ilerlemesini de yönlendirir ve birincil sorumlu olarak ödeme emri belgelerini düzenleyip, harcamanın kamu adına yapılmasını sağlar.

2.1. Doğrudan Temin Yöntemindeki Basitleştirilmiş Rol

4734 sayılı Kanunun 22. maddesi kapsamında doğrudan temin usulüyle yapılan alımlarda, ihale yetkilisi, süreci basitleştirme yetkisine sahiptir. Bu usulde, ihale komisyonu kurma ve yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.

2.2. İhalenin İptali ve Düzeltilmesi

İhale Yetkilisi, ihalenin başlangıcından itibaren süreçte hukuka aykırılık tespit ederse ihaleyi iptal etme yetkisine sahiptir.

  • İhale veya Son Başvuru Saatinden Önce İptal: İdarenin gerekli gördüğü durumlarda veya ihale dokümanında düzeltilmesi mümkün olmayan engellerin tespiti halinde, ihale veya son başvuru saatinden önce ihale iptal edilebilir. İptal, gerekçesiyle birlikte hemen ilan edilir.
  • İhale Komisyonu Kararı Üzerine İptal: İhale komisyonu, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. Bu durumda idare, herhangi bir yükümlülük altına girmese de talepte bulunan isteklilere iptal gerekçelerini bildirmek zorundadır.

 

III. Nihai Karar ve Sözleşme İmzalama Yetkisi

İhale Komisyonunun değerlendirme sürecini tamamlayıp ihaleyi ekonomik açıdan en avantajlı teklif üzerinde bırakmasından sonra top tekrar İhale Yetkilisine döner. Bu aşama, ihale yetkilisinin süreçteki en önemli yürütme görevini içerir.

3.1. İhale Kararının Onaylanması ve Süresi

İhale Komisyonu, gerekçeli kararını ihale yetkilisinin onayına sunar. Bu kararda, isteklilerin adları, teklif bedelleri, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı veya yapılmamışsa nedenleri belirtilmek zorundadır.

İhale Yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylamak veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal etmek zorundadır. Onaylanan karar geçerli sayılırken, iptal edilen karar hükümsüzdür. Bu süreler hak düşürücü süreler olmayıp, sürelere uyulmamış olması ihale iptal sebebi olarak ele alınmamaktadır.

3.2. Yasaklılık Teyidi Mecburiyeti

İhale Yetkilisinin karar onay sürecindeki en kritik kontrol mekanizması yasaklılık teyididir. İhale yetkilisi, ihale kararını onaylamadan önce:

  1. İhale üzerinde kalan isteklinin,
  2. Varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin, ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını Kamu İhale Kurumundan (KİK) teyit ettirmek ve bu belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. Her iki isteklinin de yasaklı olduğunun anlaşılması durumunda ihale onaylanamaz ve iptal edilir.

Ayrıca, sözleşmenin fiilen imzalanacağı tarihte de, sözleşme imzalanmadan önce, ihale üzerinde kalan isteklinin yasaklı olup olmadığının teyit edilmesi zorunludur.

3.3. Sözleşmeye Davet ve İkinci Avantajlı Teklif

İhale Yetkilisi, kesinleşen ihale kararını onayladığı günü izleyen en geç üç gün içinde kararı tüm isteklilere bildirir. Yasal bekleme sürelerinin bitimini (5 veya 10 gün) takiben, ihale yetkilisi, ihale üzerinde kalan istekliye, kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususunu tebliğ tarihini izleyen on gün içinde bildirir.

Mücbir sebep dışında, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşmeyi imzalamaktan kaçınması halinde, ihale yetkilisi, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif fiyatının uygun görülmesi kaydıyla, bu istekli ile sözleşme imzalayabilir. Bu karar yine İhale Yetkilisinin takdirindedir.

 

IV. İhale Yetkilisinin Hukuki ve Cezai Sorumluluğu

İhale Yetkilisi, kamu ihaleleri sisteminin temel direği olduğundan, görevini Kanun'a ve dürüstlük ilkesine uygun yapma konusunda en üst düzeyde sorumluluk taşır.

4.1. Genel ve Mali Sorumluluk

İhale Yetkilisi, ihale komisyonlarının başkan ve üyeleri dahil olmak üzere, ihale işlemlerinden sözleşme yapılmasına kadar ihale sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerle birlikte, görevlerini kanunî gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmamaları ya da taraflardan birinin zararına yol açacak ihmal veya kusurlu hareketlerde bulunmaları halinde sorumlu tutulurlar.

Bu sorumluluk, 4734 sayılı Kanunun 60. maddesinde belirtilen fiil ve davranışları kapsar; örneğin, hile, fesat veya sahte belge düzenlemek gibi eylemler. Sorumluluğu tespit edilenler hakkında, ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır, fiil veya davranışlarının özelliğine göre ceza kovuşturması yapılır ve uğranılan zarar ziyan kendilerine tazmin ettirilir.

Ayrıca, 5. maddede belirtilen temel ilkelere (rekabet, saydamlık, eşit muamele vb.) ve 62. maddedeki kurallara aykırı olarak ihaleye çıkılmasına izin verenler ve ihale yapanlar hakkında da bu müeyyideler uygulanır. Bu durum, ihale yetkilisinin ihale dokümanının hazırlanmasından itibaren tüm süreci hukuka uygunluk açısından kontrol etme yükümlülüğü kapsamındadır.

4.2. Sözleşme Yönetiminde Sorumluluk

Sözleşme sürecinin başlamasıyla birlikte de İhale Yetkilisinin görevleri devam eder. Sözleşmenin feshi kararı ihale yetkilisi tarafından alınır ve yükleniciye bildirilir. Yine, sözleşmelerin devri gibi zorunlu hallerde de İhale Yetkilisinin yazılı izni gereklidir. İdarelerin, sözleşme yapılmasında kendilerine düşen görevleri (ön mali kontrol dahil) zamanında yerine getirmemesi halinde ortaya çıkacak zararlar da ihale yetkilisine ve ilgili görevlilere tazmin ettirilir.

Sonuç

İhale Yetkilisi, kamu idaresi hiyerarşisinde, kamu kaynaklarının hukuka uygun ve verimli kullanılması konusundaki en kritik ve en üst düzeydeki karar vericisidir. İhale yetkilisinin, ihale kanunu kapsamındaki sorumluluk yelpazesi, harcama yetkisinin tespitiyle başlar, ihale onay belgesinin düzenlenmesi, komisyonun görevlendirilmesi, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin nihai olarak onaylanması ve nihayet sözleşmenin imzalanmasına kadar uzanır.