İhale Komisyonunun Kamu İhale Sürecindeki Rolü

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu (KİK), kamu hukukuna tabi olan veya kamu denetimi altında bulunan veyahut kamu kaynağı kullanan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacakları mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde uygulanacak esas ve usulleri belirlemek amacıyla yürürlüğe konmuştur. Bu Kanunun temel amacı; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamaktır. İhale süreci, Kanunun 4’üncü maddesinde, yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemler bütünü olarak tanımlanır.

İhale sürecinin en kritik ve karar verici organlarından biri İhale Komisyonu'dur. Komisyon, tekliflerin alınmasından değerlendirilmesine ve ihalenin sonuçlandırılmasına kadar süreçteki en önemli görevleri yerine getirir. Komisyonun yasalara uygun bir şekilde kurulması ve görevlerini titizlikle ifa etmesi, ihalenin temel ilkelerine uygun yürütülmesi açısından hayati önem taşımaktadır.

 

I. İhale Komisyonunun Kuruluşu ve Yapısı

İhale komisyonunun nasıl kurulacağı ve hangi nitelikleri taşıması gerektiği, 4734 sayılı Kanunun 6’ncı maddesi ile Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği gibi ilgili mevzuatlarda ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.

1.1. Kuruluş Şartları ve Üye Sayısı

İhale komisyonu, ihale yetkilisi tarafından görevlendirilir. Komisyonun temel yapısı ve üye şartları şunlardır:

  1. Üye Sayısı: Komisyon, biri başkan olmak üzere, en az beş ve tek sayıda kişiden oluşmak zorundadır. Komisyonun eksiksiz olarak toplanıp ihaleyi sonuçlandırması gerektiği için, yeterli sayıda yedek üyenin de belirlenmesi zorunludur.
  2. Uzmanlık Şartı: Komisyon üyelerinden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şarttır. Özellikle danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde, muhasebe ve mali işlerden sorumlu personel dışındaki diğer üyelerin işin uzmanı olması zorunludur.
  3. Mali Üye: Komisyonda, muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin bulunması zorunludur.

1.2. Üyelerin Belirlenmesi ve Nitelikleri

İhale komisyonunun öncelikli olarak ihaleyi yapan idarenin personeli arasından oluşturulması esastır. Ancak idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması durumunda, Kanun kapsamındaki diğer idarelerden komisyona üye alınabilir.

  • Yedek Üyeler: Yedek üyeler, asıl üyelerin taşıması gereken özelliklere (uzmanlık, mali sorumluluk) sahip olmalıdır. Bir asıl üyenin görevden ayrılması durumunda, o kişinin yerine atanan kişi değil, belirlenen yedek üye göreve devam eder ve ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğini sürdürmek zorundadır.
  • İhale Yetkilisinin Durumu: İhale yetkilisi, ihale komisyonunda görev alamaz. Kurulların ihale yetkilisi olduğu durumlarda da kurul üyeleri ihale komisyon üyesi olamazlar.
  • Muayene ve Kabul Komisyonu İle İlişkisi: İhaleyi gerçekleştiren ihale komisyonu üyeleri, sözleşme sonucunda teslim edilecek mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin muayene ve kabul komisyonunda veya kontrol teşkilatında görev alabilir. Ancak, yapılan bir sözleşme ile ilgili olarak kontrol teşkilatında yer alan görevliler, sözleşme sonucunda hizmet alımları ve yapım işleriyle ilgili muayene ve kabul komisyonunda görev alamazlar.
  • Komisyonun Oluşturulma Zamanı: İhale yetkilisi, komisyonu, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde oluşturur.

1.3. İhale İşlem Dosyası

İhale komisyonunun görevine başlayabilmesi için bir ön hazırlık süreci bulunmaktadır. İhale işlem dosyasının birer örneği, gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ilân veya daveti izleyen üç gün içinde komisyon üyelerine verilir. Bu dosyada ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki yaklaşık maliyet hesap cetveli, ihale dokümanı, ilan metinleri, teklifler ve diğer belgeler ile ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi sürece ilişkin tüm belgeler yer alır.

İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

 

II. İhale Komisyonunun Çalışma Usul ve Esasları

Komisyonun karar alma süreçleri ve çalışma disiplini Kanunla sıkı kurallara bağlanmıştır.

2.1. Toplantı ve Karar Alma

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Kararlar çoğunlukla alınır.

En önemli kural; komisyon üyelerinin kararlarda çekimser kalamamalarıdır. Çoğunluk görüşüne katılmayan (karşı oy kullanan) komisyon üyelerinin, gerekçelerini komisyon kararına yazmaları ve imzalamaları zorunludur.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek EKAP üzerinden imzalanır.

2.2. Tekliflerin Alınması ve Açılması

Teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. EKAP üzerinden sunulan teklifler ve belgeler, ihale komisyonu üyeleri tarafından dikkatle ve titizlikle incelenir.

 

III. İhale Komisyonunun Temel Sorumlulukları ve Görevleri

İhale komisyonunun asıl ve en kapsamlı sorumluluğu, tekliflerin yasal mevzuata uygun olarak incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesidir.

3.1. Tekliflerin Değerlendirilmesi ve Belge Kontrolü

Komisyon, tekliflerin incelenmesi sırasında net olmayan hususlarla ilgili olarak isteklilerden yazılı açıklama isteyebilir. Ancak bu açıklama, teklif fiyatında değişiklik yapılmasına veya ihale dokümanındaki şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesine izin vermez.

Komisyon, başvuru veya teklif kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit etmek için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir; ilgililer bu talepleri ivedilikle yerine getirmek zorundadır.

3.2. Aşırı Düşük Tekliflerin İncelenmesi

İhale komisyonu, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlerle ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu, aşırı düşük teklifleri değerlendirirken şu hususları dikkate alır:

  • İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması.
  • Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal temininde/işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar.
  • Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü.

Buna yönelik olarak Kamu İhale Genel Tebliğinde, ihale türüne göre belirlenmiş aşırı düşük teklif süreçleri bulunmakta olup, aşırı düşük teklif sorgulama başlangıç ve süreci ile belgelendirme yöntemlerine yönelik kapsamlı bilgiler Tebliğde yer almaktadır. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

3.3. İhalenin Sonuçlandırılması ve Onay Süreci

Değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.

İhale komisyonu, gerekçeli kararını belirleyerek ihale yetkilisinin onayına sunar. Kararlarda, isteklilerin adları, teklif edilen bedeller, ihalenin tarihi ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığı (veya yapılmamış ise nedenleri) belirtilmek zorundadır.

İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylamak veya gerekçesini açık kalan hem de ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi yasaklıysa, ihale yetkilisi kararı onaylayamaz ve ihale iptal edilir.

3.5. İhalenin İptali Yetkisi

İhale komisyonu kararı üzerine idare, verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. İptal durumunda, idare herhangi bir yükümlülük altına girmez, ancak talepte bulunan isteklilere iptal gerekçelerini bildirmek zorundadır.

4734 sayılı Kanun, ihale komisyonu üyelerine, ihale yetkilisinden bağımsız olarak ihaleyi iptal yetkisi vermiştir. Bu durum, ihale komisyonunun ihale sürecinin bağımsız ele alabilmesi ve sürecin objektif yürütümü açısından önemlidir.

 

IV. İhale Komisyonu Üyelerinin Sorumlulukları

İhale komisyonunun başkan ve üyeleri, yürüttükleri işlemlerin mevzuata uygunluğundan ve aldıkları kararlardan bizzat sorumludurlar. Bu sorumluluk, hem idari ve cezai hem de mali sonuçlar doğurabilir.

4.1. Hukuki ve Mali Sorumluluk

Kanunun 60’ıncı maddesi uyarınca, ihale yetkilisi ile ihale komisyonlarının başkan ve üyeleri dahil olmak üzere, ihale işlemlerinden sözleşme yapılmasına kadar süreçteki her aşamada görev alan diğer ilgililerin sorumlulukları bulunmaktadır.

Sorumluluğu Doğuran Haller:

  • 4734 sayılı Kanunun 17’nci maddesinde belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulunmak (örneğin hile, fesat, sahte belge düzenlemek).
  • Görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmamak.
  • Taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunmak.

Komisyon üyeleri, verdikleri oylardan ve kararlardan sorumludur. Karşı oy kullanan üyeler, gerekçelerini karara yazarak imzalamak zorundadır. Bu, üyelerin şahsi sorumluluklarını netleştiren bir mekanizmadır.

Sonuçları: Sorumluluğu tespit edilenler hakkında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır. Ayrıca, fiil veya davranışlarının özelliğine göre haklarında ceza kovuşturması da yapılabilir. Hükmolunacak ceza ile birlikte tarafların uğradıkları zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine tazmin ettirilir.

İhale komisyonu, mali işlemlerin gerçekleştirilmesinde görevli olan gerçekleştirme görevlileri mahiyetindedir. Bu nedenle, mevzuatına göre oluşturulan kurul, komisyon veya benzeri bir organ tarafından düzenlenen rapor, tutanak, karar veya ödemeye esas benzeri belgelerden doğacak sorumluluğa, işlemi gerçekleştiren ve bu belgeyi düzenleyip imzalayan kurul üyeleri de dahil edilir.

4.2. Sorumluluğun Kapsamı ve Başlangıcı

Komisyon üyelerine, Kanunun 6’ncı maddesi uyarınca ihaleden önce ihale işlem dosyasını inceleme ve hukuka aykırılık tespit etme görevi verilmiştir. Bu nedenle, komisyon üyeleri:

  • Yaklaşık maliyetin piyasa rayiçlerini yansıtmayacak derecede hatalı hazırlanmış olması,
  • İhale usulünün yanlış tercih edilmesi,
  • Aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun yapılmaması neticesinde en düşük teklifin hatalı olarak elenmesi,
  • Haksız yere elenmemesi gereken bir firmaya ihale verilmemesi, gibi durumlarda ortaya çıkan kamu zararından sorumlu olacaktır.

Eğer komisyon üyeleri, ihale usulünün Kanuna aykırı şekilde tespit edildiğini düşünüyorsa ve bunun kamu zararına yol açacağını öngörüyorsa, bu düşüncelerini kararda açıkça belirtmeleri (karşı oy kullanmaları) sorumluluktan kurtulmaları için önemlidir.

İhale komisyonu kararı üzerine, 4734 sayılı Kanunun 5’inci maddesinde belirtilen ilkelere ve 62’nci maddede belirtilen kurallara aykırı olarak ihaleye çıkılmasına izin verenler ve ihale yapanlar hakkında da aynı müeyyideler uygulanır.

Sonuç

İhale komisyonu, kamu kaynaklarının etkin, ekonomik ve hukuka uygun kullanılmasını sağlayan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun temel taşıdır. Tek sayıda, en az beş kişiden oluşan bu komisyonun kurulması, ihale yetkilisinin görevlendirmesiyle, ihale ilanı veya davet tarihini izleyen üç gün içinde gerçekleşir. Üyelerin işin uzmanı ve mali işlerden sorumlu personel içermesi zorunludur.

5018 sayılı Kanun kusurlu sorumluluk ilkesini benimsemiştir. Bu sebeple ihale komisyonu üyeleri de yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumlu tutulacaklardır. Özellikle ihale komisyonu sürecine ilişkin olmayıp da, ihale yetkilisinin yaptığı iş ve işlemlerden ihale komisyonu üyelerinin sorumlu tutulabilmesi mümkün gözükmemektedir. Bununla birlikte, komisyon üyelerinin ihale işlem dosyasının inceleme görev ve sorumlulukları bulunmaktadır. Bu önemlidir.