Hizmet Sözleşmelerinde İfanın Tespiti: Yönetmelik ve Genel Şartname Hükümleri

Hizmet alımlarında denetim, muayene ve kabul işlemleri 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki idarelerin yaptıkları ihaleler sonucunda idareye teslim edilen hizmet işleri için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun ilgili maddesi uyarınca kuracakları Komisyonların kuruluş ve çalışma esasları ile muayene ve kabul işlemlerinde uygulanacak esas ve usulleri kapsar. Sözleşme ve eklerinde, muayene ve kabul işlemlerinin hangi süre içinde tamamlanacağının belirtilmesi zorunludur.

 

Muayene ve Kabul Komisyonlarının Kuruluşu ve Göreve Başlaması

Muayene ve kabul komisyonları, yetkili makam tarafından, biri başkan olmak üzere en az üç kişiden oluşturulur. İlgili idarede yeterli uzman personel bulunmaması durumunda diğer idarelerden personel görevlendirilebilir.

Komisyonun kurulma süreci, yüklenicinin işin tamamlandığına dair yazılı başvurusu ile başlar. Bu başvuru üzerine, Kontrol Teşkilatı ön inceleme yapar. Eğer hizmet kabule uygun bulunursa, "Hizmet İşleri Kabul Teklif Belgesi" düzenlenerek yetkili makama bildirilir. Yetkili makam, Kabul Teklif Belgesinin sunulduğu tarihten itibaren on günü geçmemek üzere belirlenecek süre içinde Komisyonu oluşturur ve durumu yükleniciye yazılı olarak bildirir.

Komisyon, kurulduğu tarihten itibaren on günü geçmemek üzere belirlenen süre içinde işyerine, işyeri öngörülmeyen işlerde ise sözleşmesinde işin kabulü için belirlenen yere giderek yüklenici tarafından gerçekleştirilen işleri inceler ve muayene eder.

Kabule Engel Olan Durum: Kontrol Teşkilatı tarafından hizmette önemli ve hizmetin fonksiyonelliğini engellediği için idarenin ihtiyacını karşılama açısından kabul edilemez eksiklik veya kusurların bulunduğu tespit edilirse, kabul aşamasına geçilmez ve durum idareye bildirilir.

 

Sürekli Nitelikteki Hizmet Alımlarında Kabulün Farkı

Hizmet alımları, belli bir çalışma sonrasında tamamlanarak ortaya çıkarılan hizmetler ve temizlik, yemek, taşıma gibi aynı hizmetin belli periyotlarla tekrarlanması suretiyle ifa edilen sürekli nitelikli işler olarak ikiye ayrılır.

Sürekli nitelikteki işlerde, muayene ve kabul komisyonu işyerine gidip fiziki inceleme yapmaz. Bunun yerine, Kontrol Teşkilatının, işin yürütülmesi sırasında tuttuğu kayıtlar ile yükleniciye yapılan ödemelere ilişkin belge ve kayıtlar Komisyon tarafından esas alınır. Yüklenici kayıt tutmaktan ve/veya tutulan kayıtları imzalamaktan imtina ederse, Kontrol Teşkilatının kayıtları esas alınır ve bu kayıtların doğruluğu yüklenici tarafından kabul edilmiş sayılır.

Bu işlerin yapısı gereği, Komisyonun işi reddetme yetkisi bulunmaz; Komisyon, yüklenicinin idareye karşı herhangi bir yükümlülüğünün kalmadığına karar verirse kabul belgesi düzenler. Eğer yüklenicinin yükümlülüklerinden herhangi birini yerine getirmediği tespit edilirse, buna ilişkin sözleşmesinde belirtilen ceza ve kesintiler uygulanır ve kabul belgesi bundan sonra verilir.

 

Kabulde Kusur ve Noksanlıkların Giderilmesi

Kabul sırasında tespit edilen kusur ve noksanlıklar iki kategoriye ayrılır:

  • Kabule Engel Olmayacak Nitelikteki Kusur ve Noksanlıklar: Bu durumda kabul tutanağı düzenlenir. Ancak kusur ve noksanlıklar tutanakta açıkça gösterilir ve tamamlanmaları için verilen süre belirtilir. Kabul tutanağı, kusur ve noksanlıkların tamamlandığının Kontrol Teşkilatı tarafından tespit edilmesi ve bu tespitin tutanağın altına yazılmasından sonra işleme konulur.
  • Kabule Engel Olacak Nitelikteki Kusur ve Noksanlıklar: Kabul işlemi yapılmaksızın kusur ve eksiklikler bir tutanakla tespit edilir ve kabul muayenesi noksan ve kusurların giderilmesinden sonraya bırakılır. Komisyonca öngörülen sürede kusur ve noksanlıklar yüklenici tarafından tamamlanmadığı durumda, idare bu kusur ve noksanlıkları yüklenici nam ve hesabına tamamlatır veya eksik işler için tespit edilen bedeli yüklenicinin alacaklarından, yetmezse teminatından tahsil ederek kabul işlemini tamamlar.

 

Kısmi Kabul Uygulaması ve Kısıtlamaları

Sözleşmesinde hüküm bulunması halinde, hizmetin tamamlanmış ve müstakil kullanıma elverişli bölümleri için kısmi kabul yapılabilir. Kısmi kabul yapılan bölümler için Yönetmelik esasları aynen uygulanır. Ancak, aynı işin belli periyotlarla tekrarlanması şeklinde gerçekleşen sürekli nitelikteki hizmet alımlarında kısmi kabul yapılamayacağı yönünde düzenlemeler bulunmaktadır.

Bu kısıtlama, süreklilik arz eden işlerin her ay hakediş düzenlenmesi ve aylık ifaların fiilen tamamlanmış ve kullanılmış olması nedeniyle tartışmalı bir konudur. Ancak yasal düzenlemeler çerçevesinde, temizlik ve yemek hizmetleri gibi işlerde, kısıtlamaya rağmen sözleşmelere aksi hüküm konulmuş olsa dahi, kısmi kabul yapılamayacaktır.

 

Hizmetin Ayıplı Olması ve Yüklenicinin Sorumluluğu

Hizmet alım işlerinde, yüklenici tarafından getirilen malzemelerin veya ifa edilen hizmetin, ihale dokümanına veya daha önce alınan numunelere aykırı olması durumunda, Kontrol Teşkilatı yazılı tebligatla kullanılan malzemeleri işyerinden uzaklaştırmaya yetkilidir. Hizmet işleri açısından ayıplı hizmetin verildiğinin kesin olarak anlaşıldığı iş kısımları, Kontrol Teşkilatı tarafından yeniden yaptırılır.

Kabul Sonrası Sorumluluk: Hizmetin açıkça veya örtülü olarak kabulünden sonra, yüklenici her türlü sorumluluktan kurtulur; ancak, onun tarafından kasten gizlenen ve usulüne göre gözden geçirme sırasında fark edilemeyecek olan gizli ayıplar için sorumluluğu devam eder. İş sahibi, gözden geçirmeyi ve bildirimde bulunmayı ihmal ederse, eseri kabul etmiş sayılır. Eserdeki ayıp sonradan ortaya çıkarsa iş sahibi, gecikmeksizin durumu yükleniciye bildirmek zorundadır.

İdarenin Gecikme Sorumluluğu: İdareler muayene ve kabul işlemlerini zamanında yerine getirmezse ve gerekli bildirimleri yükleniciye zamanında yapmazsa, yüklenici tarafından sunulan hizmetler idarece kabul edilmiş sayılır. Ancak bu durum gizli ayıplar için geçerli değildir. İdare kabulü zamanında yapmazsa ve sonradan ihale konusu işle ilgili olarak bir eksiklik tespit ederse, tespit etmiş olduğu bu eksikliğin bedelini yükleniciden talep edemeyecektir.

Süresinden Önce Bitirme: Hizmetin süresinden önce bitirilmesi halinde, yüklenicinin başvurusu üzerine, idareye ek bir maliyet getirmemesi kaydıyla, idare hizmetin sözleşmesindeki bitim tarihini beklemeksizin Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hizmetin kabulünü yapabilir.

Muayene ve kabul komisyonu başkan ve üyeleri, kontrol teşkilatı üyeleri ile diğer ilgililerin görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının, taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde, haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır ve uğranılan zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine tazmin ettirilir.