Giriş

Kamu idarelerinin ihtiyaç duyduğu teknik, mali ve hukuki bilgi ve uzmanlığı dış kaynaklardan temin etme süreci olan danışmanlık hizmet alımları, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu (KİK) kapsamında özel bir bölüme (Beşinci Bölüm, Madde 48-52) tabi tutulmuştur. Danışmanlık hizmetleri; mimarlık ve mühendislik, etüt ve proje, harita ve kadastro, her ölçekte imar planı, imar uygulama, ÇED raporu hazırlanması, plan, yazılım geliştirme, tasarım, teknik şartname hazırlanması, denetim ve kontrolörlük gibi teknik, mali, hukuki veya benzeri alanlardaki hizmetleri kapsar. Bu hizmetlerin sağlıklı yürütülmesi, idarenin projesinin veya ihtiyacının doğru temellere oturması açısından kritik öneme sahiptir. Bu nedenle, ihale sürecinde ve sonrasında uyulması gereken özel hükümler mevcuttur.

Danışmanlık Hizmetlerinin İhale Usulü ve Kapsamı

Danışmanlık hizmetlerinin ihalesinde uygulanacak usul, hizmetin yaklaşık maliyetine ve niteliğine göre belirlenir.

  1. Esas İhale Usulü: Danışmanlık hizmetleri, KİK’in özel hükümleri uyarınca, sadece belli istekliler arasında ihale usulü ile ihale edilir. Bu usulde, ön yeterlik değerlendirmesi yapılır ve yeterliği tespit edilenler arasından kısa liste oluşturularak teklif vermeye davet edilir.
  2. Yaklaşık Maliyet İstisnası: Kanunda belirtilen bu temel kurala bir istisna getirilmiştir: Yaklaşık maliyeti, KİK’in 13 üncü maddesinin (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde hizmet alımları için öngörülen üst limit tutarının dört katının altında kalan danışmanlık hizmetleri, genel hizmet alımı ihalesiyle de gerçekleştirilebilir.
  3. Pazarlık Usulü İstisnası: KİK’in 21 inci maddesinde belirtilen aciliyet veya özgün nitelikte ve karmaşık olma gibi hallerin gerçekleştiği durumlarda, danışmanlık hizmetleri, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde pazarlık usulüyle ihale edilerek temin edilebilir.

Tanımlar ve Sorumluluk: Danışman, danışmanlık yapan, bilgi ve deneyimini idarenin yararı için kullanan, danışmanlığını yaptığı işin yüklenicileri ile organik bağı bulunmayan ve idareden hizmet karşılığı dışında kazanç sağlamayan hizmet sunucusudur. Danışmanlık hizmetleri, mahiyet itibarıyla hizmet tanımı içinde yer alır (bakım ve onarım, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, tanıtım gibi). Ancak bu hizmetler, 4735 sayılı Kanuna göre düzenlenen Hizmet İşleri Genel Şartnamesi (HİGŞ) kapsamı dışındadır.

 

Yasak Fiil ve Çıkar Çatışması Hükümleri

Danışmanlık hizmet alımlarında en kritik hususlardan biri, çıkar çatışmasını önlemeye yönelik katı yasaklardır.

  1. İhale Yasağı: İhale konusu işin danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler, bu işin ihalesine katılamazlar. Aynı şekilde, ihale konusu işin yüklenicileri de o işin danışmanlık hizmeti ihalelerine katılamazlar. Bu yasaklar, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir. Bu kural, kamu alımlarında saydamlık ve rekabetin sağlanması açısından temel ilkedir.
  2. Alt Yüklenicilik Yasağı: Yapım işlerinde, işin danışmanlık hizmetlerini yapanlar, o işin yüklenicisinin alt yüklenicisi de olamazlar. Bu, bağımsızlık ilkesinin korunması amacını taşır.
  3. Bilgi ve Belge Gizliliği Yükümlülüğü: İhale sürecinde görev alan idare görevlileri ile danışmanlık hizmeti sunanlar, ihale süreciyle ilgili bütün işlemlere, isteklilerin iş ve işlemleri ile tekliflerin teknik ve mali yönlerine ilişkin olarak gizli kalması gereken bilgi ve belgelerle işin yaklaşık maliyetini ifşa edemezler, kendilerinin veya üçüncü şahısların yararına kullanamazlar.

 

Tekliflerin Değerlendirilmesi ve Yeterlik Kriterleri

Danışmanlık hizmetleri ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesi, teknik ve mali yeterlikler dikkate alınarak iki aşamalı puanlamayla yapılır.

İki Aşamalı Değerlendirme:

  • İlk Aşama (Teknik): Teknik teklif değerlendirilir.
  • İkinci Aşama (Mali): Mali teklif değerlendirilir. İhale komisyonu, her iki aşama için ayrı puanlama yaparak, toplam puanı tespit eder.

Ağırlık Katsayıları: Teknik ve mali puan ağırlık katsayıları belirlenirken, teknik puan ağırlığı daha yüksek olmak zorundadır. Bu katsayılar, hizmetin niteliği ve özgünlüğüne göre farklı oranlarda belirlenebilir.

Teknik Değerlendirme Kriterleri: Teknik değerlendirme kriterleri, KİK Madde 10’da belirtilen yeterlik kriterlerine uygun olarak belirlenir. Bu kriterler arasında özellikle şunlar esas alınır:

  • Benzer Nitelik ve Ölçekteki Sözleşmeleri Yerine Getirme Deneyimi: (İş Deneyimi). Yaklaşık maliyeti Kanunun eşik değerinin dört katının altında kalan danışmanlık hizmetleri dahi olsa, iş deneyim belgesi istenilmesi zorunludur. Danışmanlık hizmetlerinde iş deneyim belgeleri, Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğine göre düzenlenmelidir.
  • İş İçin Önerilen Yöntem ve Organizasyon Yapısı:.
  • Yönetici Kadrosu ve Teknik Personelin Eğitimi/Mesleki Nitelikleri (Anahtar Teknik Personel): Anahtar teknik personel, ihale konusu işin uzmanı olan, isteklinin bünyesinde çalışan kişidir. Adayların ön yeterlik aşamasında, bu personellere ilişkin bilgileri (özgeçmiş, diploma, SGK hizmet bildirimi vb.) sunmaları istenir.

Tekliflerin Sonuçlandırılması ve Görüşme:

  • Asgari Puan: İhale dokümanında belirlenen asgari teknik puanın altında kalan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
  • En Avantajlı Teklif: Toplam puanı en yüksek olan istekli, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenir.
  • Görüşme (Mali Teklif): Toplam puanı en yüksek olan istekli, sözleşme şartları, personel ve mali teklif ile ilgili görüşme yapmak üzere davet edilir. Bu görüşme, ihale dokümanında yer alan şartları önemli ölçüde değiştirmemelidir. Mali teklif üzerinde yapılan görüşmenin kapsamı, mali teklif tutarını değiştirmemek şartıyla idare lehine ödeme koşulları ve planının düzenlenmesine yönelik olabilir.
  • Yaklaşık Maliyetin Aşılması: En yüksek puanlı isteklinin mali teklifi yaklaşık maliyetin üzerinde olsa dahi, bütçe ödenekleri dikkate alınarak ihale bu istekli üzerinde bırakılabilir veya iptal edilebilir.

Kesin Teminat Hususu: Taahhüdün yerine getirilmesini sağlamak amacıyla, sözleşme yapılmadan önce ihale bedeli üzerinden % 6 oranında kesin teminat alınması esastır. Ancak, danışmanlık hizmet ihalelerinde ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, kesin teminat sözleşme yapılmadan önce alınmayabilir. Bu durumda, düzenlenecek her hakedişten % 6 oranında kesinti yapılarak teminat alıkonulur.

Sözleşme Hükümleri ve Risk Yönetimi

Danışmanlık hizmetleri sözleşmeleri, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu'nun (KİSK) temel ilkelerine tabidir (örneğin, sözleşmenin değiştirilemezliği ilkesi) ve bu sözleşmelerde ihale dokümanında yer alan şartlara aykırı hükümlere yer verilemez.

Danışmanlık Hizmetinde Sorumluluk: Danışmanlık hizmeti sunucuları, ağır bir sorumluluk altındadır. Bu sorumluluklar şunları içerir:

  • Tasarım hatası.
  • Uygulama yanlışlığı.
  • Denetim eksikliği.
  • Hatalı yaklaşık maliyet tespiti.
  • İşlerin yürürlükteki mevzuata uygun olarak yapılmaması.
  • Meslek ahlakına uygun davranılmaması.
  • Bilgi ve deneyimin idarenin yararına kullanılmaması. Bu sorumluluklar, hizmetin kusurlu, hatalı ve eksik yapılması ile yakından ilgilidir.

Muayene ve Kabul İşlemleri: Danışmanlık hizmet alımlarının muayene ve kabul işlemleri, özel olarak Danışmanlık Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır. Taahhüt konusu hizmet yerine getirilmedikçe veya yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Hizmet tamamlandığında yüklenici idareye yazılı başvuruda bulunur ve kontrol teşkilatının ön incelemesi sonucunda kabul teklif belgesi düzenlenir.

Fiyat Farkı Uygulaması: Hizmet alımlarında fiyat farkı hesaplanmasına ilişkin esaslar Kamu İhale Kurumunun teklifi üzerine Bakanlar Kurulu tarafından belirlenmektedir. Ancak, 4734 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinde sayılan hizmetlerden; araştırma ve geliştirme, piyasa araştırması ve anket, tanıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, mesleki eğitim, fotoğraf, film, fikri ve güzel sanatlar gibi nitelikleri itibarıyla kısa süreli hizmetler ile sigorta, muhasebe ve KİK’in 48 inci maddesinde yer alan danışmanlık hizmetlerinden mali ve hukuki nitelikteki hizmetlere fiyat farkı ödenmez.

İdari ve Teknik Dokümantasyon Hazırlığı

İdarelerin, danışmanlık hizmeti alımı ihalelerine çıkmadan önce dokümanları titizlikle hazırlamaları gerekir. Teknik şartnamenin hazırlanması esasen idarenin yükümlülüğündedir, ancak işin niteliği gerektirdiğinde ihale yetkilisinin onayıyla danışmanlık hizmet sunucularına hazırlattırılabilir.

  1. Anahtar Teknik Personel Belgeleri: İhale konusu danışmanlık hizmetinin yürütülmesinde istihdam edilecek teknik personele ilişkin istenilen özellikler ve sayıları idari şartnamenin diğer hususlar bölümünde belirtilmelidir. Adayların ön yeterlik aşamasında, anahtar teknik personele ilişkin olarak, bünyelerinde çalıştıklarını gösterir Sosyal Güvenlik Kurumu onaylı hizmet bildirimi gibi belgeleri sunmaları gerekir.
  2. Fiyat Dışı Unsurlar: Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde, sadece fiyat esasına göre belirlenebileceği gibi fiyat ile birlikte fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınabilir. Bu unsurlar arasında kalite ve teknik değer, süre gibi hususlar belirlenebilir. Ancak, fiyat dışı unsurlar rekabeti kısıtlayıcı şekilde belirlenemez. Mali yeterlik kriterleri (örneğin iş hacmi) ve iş deneyim belgesi fiyat dışı unsur olarak öngörülemez.
  3. İş Programı ve Metodoloji: İstekliler, ihale konusu iş için önerdikleri çalışma planı ve yöntem (metodoloji) ile proje yönetim ve organizasyon yapısını açıklayan bir raporu teknik teklifleri içerisinde vermek zorundadır. Bu programlar, işin yönetim ve organizasyonu, teknik personele ait zaman çizelgesi ve çalışma planlarını göstermelidir.

Sonuç

Danışmanlık hizmet alım ihaleleri, kamu idarelerinin uzmanlık gerektiren ihtiyaçlarını temin etmelerini sağlayan, ancak mevzuat tarafından sıkı kurallara bağlanmış karmaşık süreçlerdir. İhalelerin başarılı sonuçlanması için, idarelerin öncelikle KİK Madde 48-52’de belirtilen özel usullere uyması, özellikle Belli İstekliler Arasında İhale Usulü'nü uygulaması ve teknik değerlendirme ağırlığını yüksek tutması hayati önem taşır. Çıkar çatışmasına neden olacak (danışmanlık hizmetini yapanın işin yapımına katılması gibi) yasakların titizlikle gözetilmesi ve hukuki/mali danışmanlık hizmetlerinde fiyat farkı ödenmeyeceği kuralının dikkate alınması, sürecin hukuka uygunluğunu ve verimliliğini sağlamak için temel gerekliliklerdir. Bu hizmetlerin niteliği gereği, doğru yöntem ve personel seçimi, projenin temelini oluşturan mühendislik hesaplamaları gibi bir hassasiyetle ele alınmalıdır.