Mal Alımlarında Kabul: Hukuki Çerçevesi, Komisyonun Oluşumu ve Ara Denetim

Mal alımlarında denetim, muayene ve kabul işlemleri, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki idarelerin yaptıkları ihaleler sonucunda teslim edilen mal için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun ilgili maddesi uyarınca kuracakları muayene ve kabul komisyonlarının kuruluş ve çalışma esaslarını belirleyen Yönetmelik hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilir.

 

Temel İlke: Satın alınan mal, yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Ancak, yurtdışından tedarik edilecek olan teslim esaslı mallar için ihale dokümanında belirtilmek şartıyla yurt dışında muayene yapılabileceği gibi, üretim aşamasında yapılan fabrika test raporlarına istinaden idareye teslim edildikten sonra da idarece muayene ve kabul işlemleri yapılabilir.

 

Muayene ve Kabul Komisyonlarının Kuruluşu ve Yetkisi

Muayene ve kabul işlemlerini yürütmek üzere, yetkili makam tarafından Komisyonlar kurulur. Bu komisyonlar, biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşur. İlgili idarede yeterli sayıda veya işin özelliğine uygun nitelikte uzman personel bulunmaması durumunda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi diğer idarelerden uzman personel görevlendirilebilir.

Komisyonun temel görev ve sorumluluğu, yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını incelemektir. Komisyon üyeleri her muayenede hazır bulunmak zorundadır. Komisyon, ihale dokümanında belirlenen şekilde kabul işlemlerinde esas alınacak işlemleri yürütür. Özellikle özellikleri dolayısıyla kısa sürede nitelikleri değişebilen veya günlük teslime konu olan malların muayene ve kabul işlemlerinin etkin bir şekilde yürütülebilmesi için idareler, komisyonu öncelikle bu malı kullanacak birimlerde çalışan görevlilerden kurarlar.

 

İmalat Sürecinde Ön Denetim: Ara Denetimin Rolü

İhale dokümanı ve sözleşmesinde hüküm bulunması halinde, imalat veya üretim süreci gerektiren alımlar için ara denetim yapılabilir. Ara denetim, geri dönüşü olmayan hataların ortaya çıkmasını önlemek, teslim süresinde gecikmelere yol açmamak ve hataların zamanında giderilmesini sağlamak amacıyla, imalat veya üretim tamamlandıktan sonra kontrol imkanı olmayan hususlar için mal veya işin nitelik, nicelik, kalite ve özelliklere uygun olarak üretilip üretilmediğinin denetlenmesini ifade eder.

Ara denetim yapan personel, muayene kabul komisyonlarında görevlendirilebilir; ancak, muayene ve kabul komisyonunda görevlendirilen personelin tamamının ara denetimi gerçekleştiren personelden oluşturulması mümkün değildir.

Ara Denetimin Sorumluluğa Etkisi: Ara denetimler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaz. Ara denetimler sonucu oluşturulan raporlar, muayene ve kabul aşamasında değerlendirilmek üzere idareye sunulur. Ara denetimde, incelemede üretim şekli ve kalitesinin, malların ihale dokümanında yer alan hükümlere aykırı olarak imali sonucunu doğuracağının tespiti halinde, bu durum bir raporla tespit edilerek yükleniciye bildirilir. Üretim şeklinin idarenin uyarılarına rağmen değiştirilmemesi ve kalitenin arttırılmaması halinde idare, malın teslim aşamasında test ve muayeneye dahi tabi tutmaksızın reddetme hakkına sahiptir. Yüklenici, idare tarafından yapılan ara denetimleri ve raporları öne sürerek teknik ve idari sorumluluklarından kurtulamaz.

 

Muayene Esasları ve Numune İşlemleri

Muayeneye tabi tutulacak mal veya numune, idarenin mevcut malları ile karışmaması amacıyla ve malın niteliği ve evsafı değişmeyecek şekilde, muayene sonucu alınıncaya kadar ayrı bir depoda geçici olarak saklanır. Bunun mümkün olmaması halinde, muayene, idarenin deposu içinde ayrılacak bir yerde yapılır ve malın veya numunenin değiştirilmesini ve eksilmesini önleyici her türlü tedbir idarece alınır.

Muayeneye, yüklenicinin malı ihale dokümanına uygun şekilde teslim etmesi veya teslime hazır hale getirildiğini idareye bildirmesinden itibaren en geç beş iş günü içinde idarece başlanır. İdare, yükleniciye muayene ve kabul işlemlerinin yapılacağı tarih bildirilerek belirtilen yer, gün ve saatte kendisinin veya yetkili vekilinin hazır olması yazılı olarak bildirilir.

Numune Alma ve Tekrar İnceleme: Analiz edilmesi gereken mallar için malın niteliğine göre yeter sayı ve evsafta numune alınması ve muhafazası idarenin sorumluluğundadır. Numune, mühürlü durumda, özelliklerinin bozulmasına fırsat vermeden ihale dokümanında belirlenen süre ile alıkonulur.

Numunenin ilk incelenmesinde sonuçlar üzerinde, uygunluğu hakkında yeterli kanaat edinilemez ise numuneler üzerinden bir muayene daha yapılır. Her iki muayene de aynı sonucu verdiği takdirde nihai karar verilir. Ancak bu iki muayene değişik sonuçlar vermiş ise, o numune üzerinde üçüncü bir muayene daha yapılarak bu üç muayenenin sonuçlarına göre karar verilir.

 

İtiraz Muayenesi ve Hakem Laboratuvar

Muayenelerde önce fiziksel nitelikler kontrol edilir. Fiziksel niteliklerinin tamamı ihale dokümanında belirtilen hükümlere uygun bulunmayan malın numuneleri, laboratuvar muayenelerine gönderilmez.

Yükleniciler, fiziksel muayene sonucu verilen red raporuna usulüne göre itiraz ederek ikinci bir muayeneyi isteyebilirler. Bu takdirde, mal aynen korunmak suretiyle ilk muayenede bulunmamış olan kişilerden kurulacak en az üç kişilik ikinci bir komisyona muayene yaptırılır. Bu komisyonun vereceği kararlar kesin olup, muayene ve kabulün bu karar esas alınarak sonuçlandırılacağına ilişkin hükme ihale dokümanında yer verilmek zorundadır. İkinci komisyon, fiziksel muayenede itiraz konusu olan kısımları inceler. Sonuç olumsuz ise red raporu verilir; bu durumda laboratuvar muayenelerine geçilmez ve bu rapora itiraz edilemez.

Eğer alımın niteliği laboratuvar muayenesi gerektiriyorsa ve bu muayene olumsuz sonuçlanırsa, yüklenicinin itirazı halinde, mal ihale dokümanında belirtilen hakem laboratuvarda incelettirilir. Hakem laboratuvarın vereceği rapor kesindir. Zorunlu haller dışında ihaleyi yapan idare ile hiç bir bağı olmayan laboratuvar hakem laboratuvar olarak belirlenecektir.

 

Kabul Sonuçları ve Yüklenicinin Sorumluluğu

Muayene raporlarına, ihale dokümanında yazılı niteliklerle, muayenede bulunan nitelikler ayrı ayrı yazılır, karşılaştırılır ve sonuç “niteliklerine uygundur” veya “niteliklerine uygun değildir” şeklinde kesin olarak belirtilir ve komisyon üyeleri tarafından imza edilir. Komisyonlar eksiksiz toplanır ve kararlarını çoğunlukla alır; karara karşı olanlar, karşı olma gerekçelerini kararın altına yazarak imza etmek zorundadır. Kararlarda çekimser kalınamaz.

Kısmî Kabul ve Geçici Kabul: İhale dokümanında belirtilmesi koşuluyla kısmi kabul yapılabilir. Ayrıca, mal veya iş teslim edildikten sonra işletmeye alınarak ihale dokümanında belirtilen kapasite ve yeterlilik kriterlerinin sağlanması ile etkinliğinin ve verimliliğinin anlaşılması için belirli bir zamana ihtiyaç duyulan durumlarda da ihale dokümanında belirtilmek kaydıyla Komisyonca geçici kabul yapılır.

Kabulden Sonraki Sorumluluk: Malın idare tarafından kabul edilmesi veya işin üretim ya da teslim öncesi imalat aşamasında denetlenmiş olması veya işin kabul edilmiş olması yüklenicinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. İdare, teslim edilen malda hileli malzeme kullanılması veya malın teknik gereklerine uygun olarak imal edilmemiş olması ya da malda gizli ayıpların olması halinde, malın teknik şartnameye uygun başka bir mal ile değiştirilmesini veya işin teknik şartnameye uygun hale getirilmesini yükleniciden talep eder.

Yeni Model Kabulü: İhale dokümanında hüküm bulunması halinde, yüklenici tarafından mala ait teknik dokümandan farklı olarak önerilen mal veya işler, ancak ihale dokümanında belirtilen asgari özelliklere haiz ve mevcudundan daha iyi özelliklere sahip olduğu muayene ve kabul komisyonu tarafından onaylanması halinde kabul edilebilir.