İhale Sürecinde Yazışma Usulleri ve EKAP'ın Rolü

Kamu ihale süreçlerinde idare ile istekliler arasındaki tüm yazışmalar, tebligatlar ve belge sunumları belirli usul kurallarına tabidir. Elektronik Kamu Alımları Platformu'nun (EKAP) yaygınlaşmasıyla birlikte, bu iletişim büyük ölçüde dijitalleşmiş, ancak hangi platformun ne zaman kullanılacağı da net kurallara bağlanmıştır. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, isteklilerin idare ile yapacağı yazışmalarda EKAP dışında bir elektronik ortam veya faks kullanılmasını yasaklamıştır. Peki, yasal bir delil sistemi olan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), bu yasağın bir istisnası olabilir mi? Kamu İhale Kurulunun 20.08.2025 tarihli ve 2025/UH.I-1767 sayılı kararı, bu soruya net bir şekilde "hayır" cevabını vermekte ve ihale sürecindeki yazışmalar için tek geçerli elektronik platformun EKAP olduğunu vurgulamaktadır.

 

KEP Üzerinden Gönderilen Aşırı Düşük Teklif Açıklaması

Karara konu olayda, bir hizmet alımı ihalesinde teklifi aşırı düşük bulunan bir istekliye, idare tarafından açıklama sunması için süre verilmiştir. İstekli, hazırladığı aşırı düşük teklif açıklamasını ve ekindeki belgeleri, süresi içinde idarenin KEP adresine, kendi KEP adresi üzerinden göndermiştir. KEP sistem kayıtlarına göre, idare bu iletiyi aynı gün içinde okumuştur.

Ancak idare, isteklinin teklifini, "belirtilen sürede aşırı düşük teklif açıklamasını sunmadığı" gerekçesiyle reddetmiştir. İdarenin gerekçesi, açıklama belgelerinin fiziki olarak kendilerine ulaşmadığı ve KEP yoluyla yapılan gönderimin geçerli bir sunum yöntemi olmadığıdır. İstekli ise KEP'in yasal bir tebligat aracı olduğunu ve idarenin iletiyi okuduğunun delilli olduğunu belirterek bu karara itiraz etmiştir.

 

Kurulun Değerlendirmesi: Özel Kanun Genel Kanundan Önce Gelir

Kamu İhale Kurulu, idarenin kararını yerinde bularak başvuru sahibinin iddiasını reddetmiştir. Kurul'un kararının temelinde, hukukta geçerli olan "özel kanun hükümlerinin, genel kanun hükümlerinden önce uygulanacağı" ilkesi yatmaktadır.

  1. Genel Düzenleme (KEP): KEP sistemini düzenleyen yönetmelik, KEP'in genel olarak yasal geçerliliği olan bir yazışma ve bildirim aracı olduğunu belirtir. Bu genel bir kuraldır.
  2. Özel Düzenleme (İhale Mevzuatı): Ancak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve bu kanuna dayanılarak çıkarılan yönetmelikler, "kamu ihaleleri" gibi özel bir alana ilişkin kuralları belirler. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin 6. maddesi, isteklilerin idare ile yapacağı yazışmalarda "EKAP dışında elektronik ortam ve faks kullanılamaz" diyerek bu özel alan için kesin bir kural koymuştur.
  3. Uygulama: Bu durumda, kamu ihalelerine ilişkin özel mevzuat hükmünün, KEP'e ilişkin genel mevzuat hükmünden önce uygulanması gerekir. Dolayısıyla, bir istekli idareye bir belge sunacaksa, bunu KEP gibi başka bir elektronik ortam üzerinden yapamaz.

Kurul ayrıca, EKAP platformunda aşırı düşük teklif açıklamalarının yüklenebileceği bir alanın bulunmadığını, bu nedenle bu tür açıklamaların fiziki olarak (elden veya posta yoluyla) idareye teslim edilmesi gerektiğini belirtmiştir. İsteklinin açıklamayı KEP ile göndermesi, mevzuatın aradığı geçerli bir sunum yöntemi değildir. Bu nedenle, açıklama hiç sunulmamış sayılmıştır.

 

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar

Bu karar, ihale sürecinde belge sunum usullerine ilişkin önemli bir netleştirme sağlamaktadır:

  • İdareler Açısından: Aşırı düşük teklif açıklaması gibi fiziki olarak sunulması gereken belgeleri KEP üzerinden kabul etmemeleri, mevzuata uygun bir davranıştır. İhale dokümanında KEP adresi belirtilse bile, bu durum KEP'in ihale sürecindeki resmi yazışmalar için kullanılabileceği anlamına gelmez.
  • İstekliler Açısından: İdareye sunmaları gereken belgeler için hangi yöntemin zorunlu olduğunu dikkatle öğrenmelidirler. Aşırı düşük teklif açıklaması gibi EKAP'ta özel bir yükleme alanı olmayan belgelerin mutlaka fiziki olarak teslim edilmesi gerektiğini bilmelidirler. KEP'in genel hukuki geçerliliğine güvenerek hareket etmek, bu özel alanda hak kaybına yol açabilir.

Sonuç olarak, kamu ihale mevzuatı, iletişim ve belge sunumu için kendi özel kurallarını koymuştur. Bu kurallar, genel tebligat ve iletişim kurallarından önce gelir ve taraflar için bağlayıcıdır.