Kamu ihale sistemi, Elektronik Kamu Alımları Platformu'nun (EKAP) hayata geçmesiyle başlayan büyük bir dijital dönüşümün içinde. E-imza ile doküman indirmekten e-teklif sunmaya, e-eksiltmeden sözleşme süreçlerinin takibine kadar neredeyse tüm adımlar dijitalleşti. Ancak bu dijital zincirde, yıllardır süregelen fiziksel bir halka vardı: sözleşme aşamasında sunulan "kağıt" kesin teminat mektubu. İhaleyi kazanan isteklinin, sözleşme imzalamadan önce bankadan fiziken alıp idareye teslim ettiği bu belge, sürecin en kritik ve aynı zamanda en "analog" kalan parçasıydı.

 

Yeni Kural Ne Getiriyor? 8 Nisan 2024 Miladı

KİK'in kararı son derece net, kısa ve keskindir. Karara göre:

İlan veya duyuru tarihi 8 Nisan 2024 ve bu tarihten sonra olan tüm kamu ihalelerinde, ihaleyi kazanan istekliler (üzerinde ihale bırakılan istekliler), sözleşme imzalanmasından önce sunmak zorunda oldukları kesin teminatı yalnızca elektronik ortamda sunabileceklerdir.

Bu kural, hem "elektronik kesin teminat mektupları" (bankalar tarafından düzenlenen) hem de "elektronik kesin kefalet senetleri" (sigorta şirketleri tarafından düzenlenen) için geçerlidir.

Bu tarihten sonra ilan edilecek ihalelerde idarelerin artık fiziki, ıslak imzalı bir kağıt teminat mektubunu kabul etme yetkisi kalmamıştır. Bu, sürecin geri dönülmez bir şekilde dijitalleştiği anlamına gelmektedir.

 

Bu Zorunluluk Neden Getirildi? Avantajları Nelerdir?

Bu köklü değişikliğin arkasında yatan birçok rasyonel ve pratik sebep bulunmaktadır:

Sahtecilik ve Teyit Sorunlarına Kesin Çözüm: Kağıt teminat mektuplarının en büyük riski sahtecilikti. İdareler, aldıkları mektubun gerçek olup olmadığını teyit etmek için ilgili banka şubesiyle günlerce süren yazışma veya telefon trafiği yapmak zorunda kalıyordu. Bu "teyit" süreci, hem zaman kaybı yaratıyor hem de güvenlik açıkları barındırıyordu. Elektronik teminat mektubu ise EKAP üzerinden, ilgili finans kuruluşunun sisteminden anlık ve %100 güvenli bir şekilde doğrulanabilir.

Hız ve Verimlilik: Kağıt mektubun hazırlanması, bankadan alınması, kuryeye verilmesi, idareye ulaşması, evrak kayda girmesi ve teyit edilmesi ciddi bir iş yükü ve zaman kaybıydı. Yeni sistemde, ihaleyi kazanan istekli bankasına/sigorta şirketine talimatı verir, finans kuruluşu e-teminatı üretir ve bu mektup saniyeler içinde EKAP üzerinden idarenin ekranına düşer. Bu, sözleşme imzalama sürecini günler mertebesinde hızlandırır.

Maliyetlerin Azalması: Kurye, kargo, noter (bazı durumlarda) ve en önemlisi fiziksel arşivleme maliyetleri tamamen ortadan kalkmaktadır. Dijital arşivleme, hem daha ucuz hem de belgelere erişim açısından çok daha verimlidir.

Fiziksel Risklerin Ortadan Kalkması: Kağıt mektubun yolda kaybolması, çalınması, idarede yanlış dosyalanması veya doğal afetlerde (yangın, sel vb.) yok olması gibi tüm fiziksel riskler sıfırlanmaktadır.

Tam Entegrasyon: Bu karar, e-ihale sürecindeki son boşluğu da doldurarak EKAP'ı, ihale ilanından sözleşme imzalanmasına kadar uçtan uca, kesintisiz bir dijital platform haline getirmektedir.

 

Sonuç

KİK'in 2024/DK.D-56 sayılı kararıyla birlikte, 8 Nisan 2024 itibarıyla "kağıt kesin teminat mektubu" kavramı, en azından yeni ihaleler için, hukuken tedavülden kalkmıştır. Bu adım, kamu ihale sistemine hız, güvenlik ve verimlilik getirecek; sahtecilik riskini bitirecek ve teyit süreçlerini tarihe gömecektir. İdareler, yükleniciler, bankalar ve sigorta şirketleri de dahil olmak üzere tüm paydaşların, bu yeni "tam dijital" döneme hızla adapte olması, süreçlerini ve altyapılarını bu geri dönülmez değişikliğe göre derhal güncellemesi bir zorunluluk haline gelmiştir.