Kamu kaynakları kullanılarak yapılan bir yatırımın veya hizmet alımının yarım kalması, gecikmesi veya istenen kalitede olmaması, telafisi zor kamu zararlarına yol açabilir. Bu riski en aza indirmek ve yüklenicinin sözleşmeden doğan taahhütlerini sonuna kadar yerine getirmesini sağlamak amacıyla kamu ihale sistemi bir "güvence mekanizması" üzerine kurulmuştur. İşte bu mekanizmanın temel direği kesin teminat'tır.

İhaleyi kazanan yükleniciden, sözleşme imzalanmadan hemen önce alınan kesin teminat, bir nevi "performans garantisi"dir. Yüklenicinin işi sözleşmeye aykırı yapması, geciktirmesi veya terk etmesi durumunda, idarenin uğrayacağı zararı hızlı bir şekilde karşılamasına olanak tanır. Ancak işini layıkıyla tamamlayan bir yüklenici için de kesin teminat, projenin sonunda geri alacağı önemli bir finansal değerdir. Bu nedenle, teminatın ne zaman ve hangi koşullarda iade edileceğini bilmek, yükleniciler için en az teminatı vermek kadar önemlidir.

Kesin Teminat Nedir ve Nasıl Hesaplanır?

Kesin teminat, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 43. maddesinde düzenlenmiştir.

  • Oranı: Sözleşme imzalanmadan önce, ihale bedeli üzerinden hesaplanır ve oranı %6'dır.
  • Sunulma Şekli: Yükleniciler kesin teminat olarak şunları sunabilirler:
    • Tedavüldeki Türk Parası (Nakit).
    • Bankalar tarafından verilen Teminat Mektupları.
    • Hazine ve Maliye Bakanlığınca ihraç edilen Devlet İç Borçlanma Senetleri.

Uygulamada, nakit bağlamak yerine maliyeti daha düşük olduğu için en yaygın kullanılan yöntem banka teminat mektuplarıdır. Ayrıca elektronik ihale sistemi sürecinde ve son yapılan değişiklikler çerçevesinde teminatlar EKAP üzerinden banka teminat mektubu olarak sunulmaktadır.

Kesin Teminatın İade Süreci: Adım Adım Geri Alma

Kesin teminatın iadesi, tek seferde ve iş biter bitmez yapılan bir işlem değildir. Kanun koyucu, hem yüklenicinin finansal yükünü hafifletmek hem de idarenin riskini proje sonuna kadar kademeli olarak azaltmak için iki aşamalı bir iade süreci öngörmüştür. Bu süreç, işin geçici kabulü ve kesin kabulü olmak üzere iki temel dönüm noktasına bağlıdır.

Yapım işlerinde geçerli olan bu yöntem, mal ve hizmet alımlarında geçerli olmayıp, garanti süresi öngörülmeyen mal ve hizmet alımlarında kesin teminatlar bir seferde, kabulden sonra iade edilmektedir. Aşağıda yapım işlerine yönelik ikili aşama izah edilecektir.

Yapım İşlerinde Geçici Kabul Sonrası Yarısının İadesi

Geçici kabul, işin tamamlandığı ve kullanılabilir durumda olduğunun idare tarafından ilk kez tescil edildiği aşamadır.

  1. İşin Tamamlanması: Yüklenici, taahhüt ettiği işi sözleşme süresi içinde bitirir ve idareye geçici kabul başvurusunda bulunur.
  2. Geçici Kabul Komisyonu: İdare, bir komisyon oluşturarak işi yerinde inceler. Önemli bir eksiklik yoksa (veya tespit edilen küçük noksanlıklar için yüklenici teminat verirse/süre alırsa) "Geçici Kabul Tutanağı" düzenlenir ve ihale yetkilisi tarafından onaylanır.
  3. Yarısının İadesi: Geçici kabul onaylandıktan ve yüklenicinin idareye veya Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) borcu olmadığı teyit edildikten sonra, alınmış olan kesin teminatın yarısı yükleniciye iade edilir.

Bu aşama, yüklenicinin sermayesinin bir kısmını serbest bırakarak onu finansal olarak rahatlatır. Kalan yarısı ise, teminat süresi boyunca ortaya çıkabilecek kusurlara karşı bir güvence olarak idarede tutulmaya devam eder.

Yapım İşlerinde Kesin Kabul Sonrası Kalan Yarısının İadesi

Kesin kabul, işin teminat süresinin sonunda, kullanım sırasında herhangi bir gizli ayıp veya imalat hatası olup olmadığının son kez kontrol edildiği aşamadır.

  1. Teminat Süresinin Dolması: Yapım işlerinde bu süre genellikle 12 aydan az olamaz. Bu süre boyunca yüklenici, ortaya çıkan kusurları gidermekle sorumludur.
  2. Kesin Kabul Başvurusu: Teminat süresi sonunda yüklenici, kesin kabul için idareye başvurur.
  3. Kesin Kabul Komisyonu: İdare, yeni bir komisyon marifetiyle işi son kez inceler. Herhangi bir kusur veya eksiklik kalmadığı tespit edilirse "Kesin Kabul Tutanağı" düzenlenir.
  4. SGK İlişiksizlik Belgesi: Teminatın iadesi için en kritik belgelerden biri SGK'dan alınacak "ilişiksizlik belgesi"dir. Bu belge, yüklenicinin o işle ilgili olarak çalıştırdığı işçilere dair SGK'ya prim borcu olmadığını kanıtlar. Bu belge olmadan idare, teminatı iade edemez.
  5. Kalan Yarısının İadesi: Kesin kabul tutanağı onaylandıktan ve SGK ilişkisizlik belgesi idareye sunulduktan sonra, kesin teminatın kalan yarısı da yükleniciye iade edilir.

Bu son iade ile birlikte, idare ile yüklenici arasındaki sözleşmesel ve mali ilişki hukuken tamamen sona ermiş olur.

Dikkat Edilmesi Gereken Özel Durumlar
  • İş Artışı: Eğer sözleşme kapsamında iş artışı yapılmışsa, artan kısım için de ek kesin teminat alınır. İade süreçleri bu toplam teminat üzerinden yürütülür.
  • Mal ve Hizmet Alımları: Yapım işleri dışındaki mal ve hizmet alımlarında genellikle teminat süresi bulunmaz. Bu tür işlerde, işin tam olarak teslim edilip kabulü yapıldıktan ve SGK borcu olmadığı belgelendikten sonra kesin teminatın tamamı tek seferde iade edilebilir. Garanti süresi varsa, garanti süresinin sonunda kalan yarısı iade edilir.
  • İade Edilemeyen Teminatlar: Yüklenicinin iade için başvurmaması durumunda, 4735 sayılı Kanun'un 13. maddesi uyarınca, kesin kabul tarihinden itibaren iki yıl içinde talep edilmeyen teminat mektupları hükümsüz kalır ve bankasına iade edilir. Nakit teminatlar ise Hazine'ye gelir kaydedilir. Bu noktada, idareye gelir kaydedilir ifadesine yer verilmediğinden dolayı, iade edilmeyen teminatların idare bütçesine gelir kaydedilmesi yerine Hazine bütçesine gelir kaydedilmesi önem arz etmektedir.
Sonuç

Kesin teminat mektubu, kamu ihale sisteminin sigortasıdır; hem idareyi yüklenicinin olası kusurlarından korur hem de işini düzgün yapan yüklenicinin taahhütlerinin bir güvencesidir. İade süreci, projenin her aşamasının başarıyla tamamlandığının bir teyididir. Geçici kabulle yarısının, kesin kabul ve SGK ilişkisizlik belgesinin ibrazıyla da kalan yarısının iade edilmesi, kanun koyucunun taraflar arasında kurduğu adil dengenin bir yansımasıdır. Bu nedenle yüklenicilerin, hak ettikleri teminatı zamanında geri alabilmeleri için kabul süreçlerini ve yasal yükümlülüklerini titizlikle takip etmeleri büyük önem taşır.