EKAP Üzerinden İş Bitirme Belgesi Sorgulama ve Doğrulama İşlemleri

Dijitalleşen ihale dünyasında artık kağıt üzerindeki imzalar kadar, dijital sistemlerdeki kayıtlar da hayati önem taşıyor. Kamu İhale Kurumu, sahte belge kullanımını önlemek ve süreçleri hızlandırmak amacıyla tüm iş deneyim belgelerinin Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden düzenlenmesini ve kayıt altına alınmasını zorunlu kılmıştır.

Peki, elinizdeki belgenin EKAP'ta kaydı var mı? İdareler belgenizi nasıl sorgular? Kaydı olmayan eski belgeler ne olacak? İşte EKAP belge süreçlerine dair tüm detaylar.

Zorunluluk Ne Zaman Başladı?

İhale mevzuatında yapılan düzenlemelerle, 31 Ağustos 2014 tarihinden sonra düzenlenen tüm iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden oluşturulması zorunlu hale getirilmiştir. Bu tarihten önce manuel (elde) düzenlenmiş belgelerin ise sisteme kaydettirilmesi (yenilenmesi) gerekmektedir.

Bugün bir e-ihaleye katıldığınızda, iş bitirme belgenizi fiziki olarak tarayıp yüklemenize gerek kalmadan, sadece EKAP üzerindeki kayıtlı belgenizi seçerek yeterliliğinizi kanıtlayabilirsiniz.

EKAP Üzerinden İş Bitirme Belgesi Nasıl Sorgulanır?

İhaleye girecek firmalar veya belgeleri inceleyen ihale komisyonları, bir belgenin geçerliliğini şu adımlarla sorgulayabilir:

  1. EKAP Girişi: Platform sorumlusu veya yetkili kullanıcı şifresi ile sisteme giriş yapılır.
  2. Menü Seçimi: Kullanıcı işlemleri menüsünden "İş Deneyim Belgesi Sorgulama" ekranına gidilir.
  3. Veri Girişi: Belgenin üzerinde yer alan "Belge Numarası" (Örn: 2024-123456-...) ve belge sahibinin T.C./Vergi Kimlik Numarası girilir.
  4. Sonuç: Sistem, belgenin kimin adına, hangi iş için, ne kadar tutarla ve hangi idare tarafından düzenlendiğini anında gösterir.

Belgeniz EKAP'ta Görünmüyorsa Ne Yapmalısınız?

Elinizde ıslak imzalı bir iş bitirme belgesi var ama EKAP sorgusunda çıkmıyorsa, bu belgeyle ihaleye girmeniz risklidir. Bu durumun iki sebebi olabilir:

  1. Belge Çok Eski: 2014 öncesi düzenlenmiş ve sisteme işlenmemiştir.
  2. Kayıt Hatası: İdare belgeyi düzenlerken sisteme kaydetmeyi unutmuş veya hatalı kaydetmiştir.

Çözüm: Belgeyi düzenleyen İdareye (Belediye, Özel İdare, Kurum vb.) bir dilekçe ile başvurarak, "Belgemin EKAP sistemine kaydedilerek yeniden düzenlenmesini" talep etmelisiniz. İdare, eski belgeyi iptal edip size üzerinde EKAP kayıt numarası ve karekod bulunan yeni bir belge verecektir.

Doğrulama ve Güvenlik: Karekod Dönemi

EKAP üzerinden üretilen yeni nesil iş deneyim belgelerinin üzerinde bir Karekod (QR Kod) bulunur. İhale komisyonları veya ilgili kurumlar, bu kodu okutarak belgenin anlık durumunu (iptal edilip edilmediğini, tutarının değişip değişmediğini) teyit edebilirler.

Yurt Dışı İş Bitirme Belgelerinin Kaydı

Yurt dışında yapılan işlerden alınan belgelerin EKAP'a kaydı biraz daha farklıdır. Bu belgeler doğrudan bir Türk kamu kurumu tarafından düzenlenmediği için, belge sahibinin bu belgeleri Kamu İhale Kurumu'na bizzat başvurarak sisteme kaydettirmesi gerekir. Kurum incelemesinden geçen belgeler EKAP'a işlenir ve ihalelerde kullanılabilir hale gelir.

Sonuç

İhale günü sürpriz yaşamamak için, elinizdeki tüm iş bitirme, iş yönetme veya iş denetleme belgelerinin EKAP kayıtlarını önceden kontrol etmelisiniz. "Sistemde görünmeyen belge, yok hükmündedir" prensibiyle hareket etmek, teklifinizin geçerliliğini koruyacaktır.