ALT YÜKLENİCİ İŞ DENEYİM BELGESİ DÜZENLENMESİ VE HUKUKİ ÇERÇEVESİ

Kamu ihalelerinde alt yüklenicilik, özellikle yapım ve büyük ölçekli hizmet işlerinde, ana yüklenicinin taahhüdün bir kısmını uzmanlaşmış başka bir firmaya devretmesi yoluyla işin daha etkin yürütülmesini sağlayan bir müessesedir. Ancak, alt yüklenicinin bu işten edindiği mesleki tecrübenin belgelendirilmesi, katıldığı gelecekteki ihalelerde yeterliliğini ispat edebilmesi açısından hayati öneme sahiptir. Alt yükleniciye iş deneyim belgesi düzenlenmesi süreci, ilgili mevzuatlar tarafından sıkı şartlara bağlanmıştır.

İş Deneyim Belgesi Düzenleme Şartları

Alt yüklenicilere iş deneyim belgesi (Alt Yüklenici İş Bitirme Belgesi) düzenlenebilmesi için temel şart, deneyime konu işe ilişkin olarak ihale dokümanında alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilmiş olması ve ilgili alt yüklenicinin idarenin onayıyla ihale konusu işin ifasında görev almış olmasıdır. İdarenin onayı alınmaksızın çalıştırılan alt yükleniciler için iş deneyim belgesi düzenlenemez ve bu işler idarelerce iş deneyimi olarak kabul edilemez.

Alt yüklenicinin, taahhüdünü bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmesi gerekir. Alt yükleniciye iş deneyim belgesi verilmesi için, yapım işlerinde yükleniciye karşı bedel içeren bir sözleşme ile taahhüt edilen iş bölümünün tamamen bitirilmesi ve kısmı kabul öngörülen işlerde idare tarafından kısmı kabulünün yapılması veya asıl sözleşmeye ilişkin işin geçici kabulünün yapılması şarttır. Hizmet alımlarında ise, alt yüklenicinin sözleşmesinin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmesi ve idare tarafından o işin kısmî kabulü veya esas sözleşmeye konu işin kabulü yapılması gerekir.

İş deneyim belgesi düzenlenmesinde süreler de kritik öneme sahiptir. Yapım işlerinde alt yüklenicilere ait iş bitirme belgelerinin değerlendirilmesinde, yapılmış ise alt yükleniciye ait işin kısmi kabul tarihinin, kısmi kabul yapılmamış ise asıl sözleşmeye ilişkin işin geçici kabul tarihinin ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son on beş yıl içinde olması şartı aranır.

İş Deneyim Tutarının Tespiti

Alt yüklenicilerin iş deneyim tutarının belirlenmesinde özel bir hesaplama yöntemi uygulanır. Tutarın tespitinde, alt yüklenicinin diğer belgelerin de bu tutarı doğrulaması şartıyla, yaptıkları işin esas sözleşme fiyatları ile hesaplanan tutarını geçmemek üzere, kendi sözleşmelerinde yazılı bedel esas alınır. Bu kural, alt yüklenicinin ana yükleniciden daha düşük fiyata iş almış olsa bile, alacağı iş deneyiminin esas sözleşme fiyatları üzerinden sınırlandırılmasını sağlar. Birden fazla alt yüklenici bulunması durumunda, bu alt yüklenicilere verilecek iş deneyim belgelerinin tutarlarının toplamı, asıl sözleşme bedelini hiçbir suretle aşamaz.

İş deneyim tutarları, fiyat farkları ve Katma Değer Vergisi hariç olarak değerlendirilir. Güncelleme yapılırken, alt yüklenici iş bitirme belgeleri için, yüklenici ile alt yüklenici arasında imzalanan sözleşmenin tarihi esas alınır.

İş Deneyimi Başvurusu İçin Gerekli Belgeler

Alt yüklenicilerin iş bitirme belgesi almak amacıyla idareye yapacakları başvurularda bir dizi belgeyi sunmaları zorunludur:

  1. Yüklenici ile alt yüklenici arasında imzalanan bedel içeren sözleşme. Bu sözleşmede, nevi itibarıyla bir işin baştan sona yapılmasının öngörülmesi şartı aranır.
  2. Bu sözleşme kapsamında düzenlenen fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir (YMM), serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) veya vergi dairesi onaylı suretleri; veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bunların onaylı suretleri.
  3. Personel çalıştırılan işlerde ise, bu belgelere ek olarak alt yüklenici ile yüklenici arasında imzalanan sözleşme konusu işte personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgeler.

Bu belgelerin eksiksiz ve mevzuata uygun olarak sunulması, belge düzenleme yetkili merciin (idarenin) iş deneyim belgesini talep tarihini izleyen otuz gün içinde düzenlemesini sağlar. Düzenleme koşullarını taşımayan taleplerde, aynı süre içinde başvuru sahibine bu durumun gerekçeleriyle yazılı olarak bildirilmesi gerekmektedir.

EKAP Zorunluluğu ve Mühendis/Mimar Kısıtlaması

31/8/2014 tarihinden sonra düzenlenecek olan iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenerek kayıt edilmesi zorunludur. Ayrıca, ilanı veya duyurusu 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan ihalelere ilişkin olup, 1/9/2014 tarihine kadar düzenlenmiş bulunan mevcut iş deneyim belgelerinin de EKAP’a kayıt edilerek yeniden düzenlenmeleri zorunludur. EKAP üzerinden düzenlenmiş iş deneyim belgesi almayanlar veya kayıt altına aldırmayanlar, belirli bir tarihten sonraki ihalelerde bu belgeleri kullanamazlar.

Önemli bir kısıtlama olarak, alt yüklenici bünyesinde görev yapan mühendis veya mimarlara, iş denetleme ve iş yönetme belgesi düzenlenemez. Bu kural, alt yüklenicinin üstlendiği görevin kapsamı ve sorumluluk alanının, denetleme veya yönetme sıfatının gerektirdiği yetkiyi taşımamasından kaynaklanmaktadır.

Sonuç

Alt yüklenici iş deneyim belgesi, alt yüklenicinin sektördeki yetkinliğini ve tecrübesini resmi olarak kanıtlamasına olanak tanır. Bu belgenin alınma süreci, idarenin önceden onayı, işin kabulü ve kesin hesaplar üzerinden hesaplama gibi detaylı adımlar içerir. Belgenin doğru tutarda düzenlenmesi ve süresinde alınması, alt yüklenicilerin gelecekteki ihalelerde rekabet gücünü doğrudan etkilemektedir.