İş Deneyim Belgesinin Tanımı ve Hukuki Dayanağı

İş deneyim belgesi, bir adayın veya isteklinin ihale konusu iş veya benzer işlerdeki mesleki deneyimini kanıtlayan bir belgedir. Hizmet alımlarında bu belgeye iş bitirme belgesi, yapımla ilgili hizmet işlerinde ise iş bitirme belgesi, iş durum belgesi, iş denetleme belgesi ve iş yönetme belgesi adları verilir. Bu belgelerin düzenlenmesi ve kullanılması, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği hükümleriyle belirlenmiştir.

İş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlar, Kanun kapsamındaki idareler ile Kanun kapsamı dışındaki diğer kamu kurum ve kuruluşlarıdır. Bu kurumlar, tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işler için iş bitirme belgesi düzenler. Yüklenicinin veya alt yüklenicinin başvurusu üzerine, düzenlemeyi yapan kurumun 20 iş günü içinde belgeyi hazırlaması zorunludur.

 

Belge Düzenleme Koşulları ve Değerlendirme Esasları

İş deneyim belgesi almak için yapılacak başvurularda, hangi iş için belge talep edildiğinin belirtilmesi yeterlidir. Alt yükleniciler için iş bitirme belgesi alınabilmesi için ise, yüklenici ile alt yüklenici arasında imzalanmış bedel içeren sözleşmenin ve bu sözleşme kapsamında düzenlenen fatura örneklerinin sunulması gerekir. Bu belgelerde, personel çalıştırıldığına dair bilgiler de bulunuyorsa, Sosyal Güvenlik Kurumu'nun internet sayfasından alınmış ve idarece teyit edilebilen belgelerin de sunulması zorunludur. Alt yüklenicilere verilecek belgelerin tutarı, asıl işin toplam sözleşme bedelini aşamaz.

İhale dokümanında alt yüklenici çalıştırılması öngörülüyorsa, alt yüklenicinin iş bitirme belgesi alabilmesi için işin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmesi ve idare tarafından o işin kısmi kabulünün veya esas sözleşmeye konu işin kabulünün yapılmış olması gerekir. Bu durumda, alt yüklenicinin kendi sözleşmesinde yazılı bedel esas alınır.

İş ortaklıklarında, ortak sayısı kadar iş bitirme belgesi düzenlenir ve belgede tüm ortakların hisseleri belirtilir. Konsorsiyumlarda ise her bir ortağa, gerçekleştirdikleri iş kısımlarını ve tutarlarını gösteren ayrı belgeler verilir.

İş deneyim tutarının belirlenmesinde, hakediş raporlarındaki fiilen gerçekleştirilen tutarlar esas alınır ve herhangi bir güncelleştirmeye tabi tutulmaz. Yabancı para birimi üzerinden yapılan sözleşmelerde ise tutar, ihale tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden Türk Lirası'na çevrilir.

 

Olası Sorunlar ve Çözümleri

İş deneyim belgesi uygulamalarında karşılaşılan en yaygın sorunlar, belgelerin değerlendirilmesi, devir işlemleri ve ortaklık yapısındaki değişikliklerle ilgilidir.

Belgelerin Geçerliliği: İş deneyim belgeleri, kural olarak, sadece belge sahibi gerçek veya tüzel kişiler tarafından kullanılabilir ve başkasına devredilemez. Ancak, bazı durumlarda tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ve ihaleye ilişkin sözleşmeleri yürütme konusunda yetkili olan ortaklarının iş deneyimi, belirli şartlar altında kullanılabilir. Bu durumun, Ticaret Sicili Müdürlüğü veya yetkili bir meslek mensubu tarafından düzenlenen ortaklık tespit belgesiyle kanıtlanması zorunludur.

Teknolojik Ürün Deneyimi: Bazı hizmet alımlarında, teknolojik ürün deneyim belgesi de iş deneyimi olarak kabul edilebilir. Bu belge, Ar-Ge projeleri sonucunda ortaya çıkan hizmetler için düzenlenir ve piyasaya arz tarihinden itibaren beş yıl süreyle kullanılabilir. Bu belgenin sunulması halinde, isteklinin iş deneyimi yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir.

Ortaklık Yapısındaki Değişiklikler: Bir şahıs şirketinin ortaklarından biri ayrıldığında, ortaklık döneminde tamamlanan işlere ait belgelerdeki tutar, ayrılan ortağın hissesi oranında şahsi iş deneyimi olarak değerlendirilebilir. Ancak bu belgeler şirket adına kullanılacaksa, ayrılan ortağın hissesine isabet eden tutar belge toplamından düşülür. Şirketten ayrılan ortağın, söz konusu işin kabul tarihinde ortak olduğunu gösteren belgeleri sunması gerekir.

Belge Yenileme ve Güncelleme: Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce alınmış iş deneyim belgeleri, belirli şartları sağlamaları halinde yeni ihalelerde kullanılabilir. Bu belgelerin yenilenmesi talebi üzerine, eski belge teslim edildikten sonra, yenileme tarihindeki kriterlere göre yeni bir belge düzenlenir.

 

İnceleme Yetkisi ve Sorumluluk

İhale komisyonları, sunulan iş deneyim belgelerinde tereddüt duyulan hususlara ilişkin inceleme yapma yetkisine sahiptir. Belgelere ilişkin bilgi talepleri, ilgililerce derhal karşılanmak zorundadır. Komisyon, iş deneyim belgesinde yer alan ancak ihale konusu iş kapsamında bulunmayan tutarları değerlendirmeye almaz.

Hizmet alımı ihalelerinde, personel çalıştırıldığına, çalıştırılacağına veya personelin niteliklerine ilişkin belgelerin yeterlik kriteri olarak istenemeyeceği belirtilmiştir. Ancak, çalıştırılacak personelin nitelikleri ve deneyim süresi teknik şartnamede düzenlenerek, sözleşme imzalandıktan sonra yükleniciden bu belgelerin sunulması istenebilir.

 

Sonuç

Hizmet alımlarında iş deneyim belgesi, ihalelerde aranan önemli bir yeterlik kriteridir ve işin niteliğine uygun, güvenilir ve yetkin isteklilerin seçilmesini amaçlar. Bu sürecin yasal mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi, hem idarelerin hem de isteklilerin haklarını korur.