Doğrudan Temin İçin 3 Teklif Toplamak Zorunlu mu?

Kamu idarelerinde (belediyeler, üniversiteler, müdürlükler) doğrudan temin süreçlerinde en sık duyulan cümle şudur: "En az 3 teklif bulmamız lazım." Bu yaklaşım, bir nevi teamül haline gelmiştir. Peki, Kamu İhale Kanunu'nda gerçekten "En az 3 teklif toplanmalıdır" diye bir hüküm var mıdır?

Kanun Ne Diyor?

4734 sayılı Kanun'un 22. maddesi, doğrudan temin yöntemini düzenler ve şöyle der:

"...ihtiyaçların, Kaynakların verimli kullanılması ilkesine uygun olarak, ihale komisyonu kurma ve 10 uncu maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasa fiyat araştırması yapılarak temin edilmesi..."

Görüldüğü gibi Kanun metninde "3 teklif" veya belirli bir sayı şartı yoktur. Kanun'un emrettiği şey "Piyasa Fiyat Araştırması" yapılmasıdır.

Piyasa Fiyat Araştırması Nedir?

İdare tarafından görevlendirilen kişi veya kişiler, alınacak mal veya hizmetin gerçek piyasa değerini tespit etmekle yükümlüdür. Bunu yaparken;

  • Firmalardan yazılı teklif alabilirler,
  • İnternet fiyatlarını araştırabilirler,
  • Belediye, Ticaret Odası rayiçlerine bakabilirler,
  • Katalog fiyatlarını inceleyebilirler.

Amaç, "en az 3 kağıt toplamak" değil, "ihtiyacı en uygun şartlarda karşılamak"'tır.

Tek Teklifle Alım Yapılabilir mi?

Evet, yapılabilir.

Eğer piyasa araştırması sonucunda, ihtiyacı karşılayan tek bir firma varsa veya alınan tek teklifin piyasa koşullarına göre makul ve ekonomik olduğu (internet araştırması vb. ile desteklenerek) tespit edilirse, tek teklifle alım yapılmasında hukuki bir engel yoktur.

Ancak; piyasada çok sayıda satıcısı olan bir ürün (örneğin kırtasiye malzemesi) için sadece 1 firmadan fiyat alıp sipariş vermek, "Kaynakların verimli kullanılması" ilkesine aykırı düşebilir ve Sayıştay denetiminde "Neden rekabet ortamı oluşturmadınız?" sorusuna muhatap olabilirsiniz.

Neden "3 Teklif" Efsanesi Var?

Bu uygulama, denetimlerde idarecilerin elini güçlendirmek için geliştirdikleri bir "iç kontrol" mekanizmasıdır. 3 farklı firmadan fiyat almak, "Ben piyasayı araştırdım, en ucuzu buydu" diyebilmenin en kolay yoludur. Ancak bu bir yasal zorunluluk değil, idari bir tedbirdir.

Sonuç

Doğrudan teminde asıl olan şekil (teklif sayısı) değil, özdür (doğru fiyat). İhtiyacın niteliğine göre bazen 1 teklif yeterliyken, bazen 10 teklif toplamak gerekebilir. Önemli olan, alım yapan görevlilerin, o malın o fiyata alınmasının "kamu yararına" olduğunu belgeleyebilmesidir (Tutanak, internet çıktısı, karşılaştırma cetveli vb. ile).