Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP), Türkiye'deki kamu ihalelerine katılmak isteyen her firma için bir giriş kapısıdır. Ancak bu dijital kapıdan içeri girmek için atılması gereken ilk adım olan "kayıt işlemi", uzun bir süre boyunca dijital ve fiziksel süreçlerin bir karışımı olarak yürütüldü. Firmalar bilgileri online olarak girseler de, genellikle protokol çıktısı almak, imzalamak, kaşelemek ve ilgili belgelerle birlikte Kamu İhale Kurumu'na (KİK) fiziken veya posta yoluyla göndermek zorundaydılar. Bu durum, hem zaman kaybına hem de bürokratik işlemlere neden oluyordu.

KİK, 23 Ekim 2024 tarihinde aldığı 2024/DK.D-234 sayılı ilke kararıyla, EKAP'a kayıt sürecindeki son fiziksel adımları da ortadan kaldırarak, süreci baştan sona tamamen elektronik hale getirdi. Bu karar, "kağıtsız ofis" ve "e-devlet" vizyonunun kamu ihaleleri alanındaki en somut adımlarından birini oluşturmaktadır.

 

Eski Sistem Nasıldı?

Yeni sistemin getirdiği kolaylığı anlamak için eski süreci hatırlamak gerekir. Bir firma EKAP'a kaydolmak istediğinde, EKAP web sitesi üzerinden talep edilen bilgileri doldurur, sistem tarafından üretilen protokolün çıktısını alır, bu protokolü noter onaylı imza sirkülerine uygun olarak imzalar ve diğer gerekli evraklarla (oda kayıt belgesi, sicil gazetesi vb.) birlikte KİK'e gönderirdi. KİK'teki uzmanlar bu belgeleri fiziken inceler, bilgilerin doğruluğunu kontrol eder ve ancak ondan sonra kaydı onaylardı. Bu süreç, en iyi ihtimalle birkaç gün, belgelerde bir eksiklik veya hata olması durumunda ise haftalar sürebilirdi.

 

Yeni Sistem: Doldur, Onayla, Doğrulansın

KİK'in yeni kararı, bu hantal süreci tamamen ortadan kaldırıyor. Artık yerli gerçek ve tüzel kişiler için EKAP'a kayıt süreci şu basit adımlarla işleyecek:

Elektronik Başvuru ve Protokol Onayı:

Gerçek veya tüzel kişi, EKAP web sitesi üzerinden T.C. Kimlik Numarası veya Vergi Kimlik Numarası ile başvuru ekranına giriş yapar.

Kimlik, adres, iletişim, oda kaydı ve imza yetkililerine ilişkin tüm bilgiler elektronik ortamda doldurulur.

Sistem tarafından otomatik olarak oluşturulan "EKAP Kullanımına İlikin Protokol" yine elektronik ortamda onaylanır. Artık çıktı alıp imzalama ve gönderme zorunluluğu yoktur.

Kurum Tarafından Elektronik Doğrulama:

Başvurunun en kritik ve yenilikçi aşaması budur. KİK, başvuru sahibi tarafından beyan edilen bilgileri doğrulamak için artık fiziki belge beklemez.

Bunun yerine, devletin diğer kurumlarıyla kurulan entegrasyonlar üzerinden anlık kontrol yapar. KİK, bilgileri şu sistemler üzerinden doğrular:

MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi)

MERNİS (Merkezi Nüfus İdaresi Sistemi)

Türkiye Noterler Birliği (Vekaletname bilgileri için)

ESBİS (Esnaf ve Sanatkarlar Bilgi Sistemi)

Eğer bu sistemlerden gelen bilgiler, başvuru sahibinin beyanlarıyla eşleşirse, EKAP kaydı otomatik olarak ve çok kısa sürede tamamlanır.

Sonuç Bildirimi:

Bilgilerin doğrulanması veya doğrulanamaması (ve kaydın reddedilmesi) durumunda, işlem sonucu başvuru sahibinin belirttiği e-posta adresine bildirilir.

 

Kararın Değerlendirilmesi: Verimlilik ve Güvenilirlik

Bu yeni sistem, kamu yönetimi ve özel sektör için sayısız avantaj sunmaktadır:

Hız ve Verimlilik: Haftalar sürebilen bir süreç, artık dakikalar veya saatler içinde tamamlanabilir hale gelmiştir. Bu, özellikle ihaleye ilk kez katılacak ve acil kayıt yaptırması gereken firmalar için büyük bir kolaylıktır.

Bürokrasinin ve Maliyetlerin Azaltılması: Posta, kargo, noter ve arşivleme gibi maliyetler tamamen ortadan kalkmaktadır. Hem KİK'in hem de firmaların iş yükü ciddi şekilde azalacaktır.

Veri Güvenilirliği ve Doğruluğu: Manuel ve fiziki belge kontrolünde her zaman insan hatası riski vardır. Yeni sistemde ise bilgiler, devletin kendi resmi veri tabanlarından anlık olarak çekildiği için hata payı minimize edilmekte ve veri doğruluğu en üst seviyeye çıkmaktadır.

e-Devlet Entegrasyonunun Güçlenmesi: Bu karar, devlet kurumları arasındaki veri paylaşımı ve entegrasyonun ne kadar önemli olduğunu gösteren somut bir örnektir.

Ancak bu sistemin başarısı, dayandığı diğer sistemlerin güncelliği ve doğruluğuna da bağlıdır. MERSİS'teki bir ticaret unvanı hatası veya MERNİS'teki bir adres uyuşmazlığı, tamamen masum bir firmanın EKAP kaydının reddedilmesine neden olabilir. Bu nedenle, firmaların EKAP'a başvurmadan önce, diğer resmi kayıtlardaki bilgilerinin de güncel ve doğru olduğundan emin olmaları kritik bir önem taşımaktadır.

 

Sonuç

KİK'in 2024/DK.D-234 sayılı kararı, EKAP'a katılım sürecini 21. yüzyılın gerekliliklerine uygun hale getiren, devrim niteliğinde bir adımdır. Kağıt ve postaya dayalı eski usulleri tamamen terk eden bu yeni sistem, süreci hızlandıracak, maliyetleri düşürecek ve en önemlisi veri güvenilirliğini artıracaktır. Bu karar, Türkiye'nin e-dönüşüm vizyonunun kamu ihaleleri alanındaki en başarılı ve somut yansımalarından biri olarak tarihe geçecektir. Artık ihalelere katılmanın ilk adımı, bürokratik koridorlarda değil, dijital otoyollarda atılacaktır.