...tedarikçi/üretici) fiyat teklifi alınıyorsa, o firmanın mutlaka teklif konusu alanda (örneğin araç kiralama) faaliyet gösterdiğinden emin olunmalıdır. İdarelerin veya KİK'in bu açıklamalardaki belgeleri (faturalar, tutanaklar) nasıl incelediği ve teyit ettiği, firmalar için hayati önem taşır.

Örneğin, demonstrasyon (demo) işleminin uygulama ve gözlemlemeye dayalı bir işlem olması nedeniyle, sunumu yapılan ürünün aranan şartlara uygun olup olmadığının istekli ve idare yetkilileri huzurunda tespit edilerek tutanak altına alınması, saydamlık ve güvenilirlik ilkelerinin uygulanması açısından önemlidir.

...fiyat teklifleri ve bu tekliflere dayanak teşkil eden Ek-O.6 Satış Tutarı Tespit Tutanakları sunmuştur.

(Örneğin, don nedeniyle beton dökülemediğinin, fırtına nedeniyle vinç çalıştırılamadığının tespiti). Başarının anahtarı; durumu YİGŞ'ye uygun şekilde, zamanında bildirmek ve güçlü teknik belgelerle (meteoroloji raporları, tutanaklar) idareye sunmaktır.

İhale işlem dosyasının birer örneği, gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ilân veya daveti izleyen üç gün içinde komisyon üyelerine verilir. ...cetveli, ihale dokümanı, ilan metinleri, teklifler ve diğer belgeler ile ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi sürece ilişkin tüm belgeler yer alır.

Bu tutanak, tasfiyenin temelini oluşturur ve hangi iş kalemlerinin ne oranda tamamlandığını net bir şekilde ortaya koyar. Tasfiye, genellikle dönemsel olarak çıkarılan özel kanunlar (örneğin, ek fiyat farkı ve tasfiye imkânı tanıyan düzenlemeler) ile mümkün olmaktadır.

Tutanak, ihalenin ilan tarihinden önceki üç ay veya ondan önceki üç aya ait bilgileri... Örneğin, sigorta giderlerine (4. Bu listeye dahil edilmeyen bir maliyet kalemi (örneğin lastik gideri) üzerinden daha sonra teklif reddi yapılamaz.