İdare, isteklilerden ilk fiyat tekliflerini 22.08.2025 tarihi saat 12:30'a kadar, son fiyat tekliflerini ise aynı gün saat 16:30'a kadar sunmalarını istemiştir.

İdare, bu durumu gerekçe göstererek, isteklinin ihale tarihi itibarıyla geçerli bir kapasite raporu sunmadığı sonucuna varmış ve teklifi değerlendirme dışı bırakmıştır. Bu, yeterlik şartının kendisinin ihale tarihinden sonra sağlanması anlamına gelmektedir ki bu, teklifin esasını değiştiren bir durumdur.

İhale, sözleşme ve hakediş süreçlerinde bu tür usulsüzlüklerin tespiti, sadece teklifin reddedilmesine değil, aynı zamanda firmaların ihalelerden yasaklanmasına kadar varan ciddi sonuçlar doğurabilir. Sonuç olarak, iş ortaklığının teklif verdiği tüm kısımlardan ihraç edilmesi yönünde karar verilmiştir.

Dolayısıyla idare, yalnızca beyan edilen bilgilerle bağlı kalarak, başkası adına düzenlenmiş bir belgenin sunulduğu sonucuna varmış ve teklifi değerlendirme dışı bırakmıştır.

İdarenin Değişen Açıklama Talebi ve İsteklinin Hatası Bir üniversitenin 3 yıllık öğrenci ve personel yemeği hizmet alımı ihalesinde, iki isteklinin teklifi sınır değerin altında kalmış ve idare tarafından aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulmuştur.

Bu sistemde istekliler, teklif aşamasında çok sayıda belge sunmak yerine, yeterlik bilgilerini standart bir tablo üzerinden beyan ederler. Bu, e-ihale sürecinin standart bir adımıdır ve önce beyan et, sonra ispatla prensibinin bir gereğidir.

İdare, bu eksikliğe rağmen, sonradan istekliye yazı yazarak eksik belgeleri fiziki olarak istemiş ve sunulan bu belgelere dayanarak teklifi geçerli kabul etmiştir. İhale anında sunulmayan bir yeterlik belgesi, sonradan sunularak teklifi geçerli hale getiremez.

İsteklinin, teklifi değerlendirme dışı bırakıldıktan sonra distribütör firmadan aldığı ve ilk belgenin servis yetkisini de kapsadığını belirten ikinci bir yazının sunulması, teklif değerlendirme aşamasındaki bu temel eksikliği gideremez.

Sonuç olarak Kurul, EKAP'taki teknik arıza nedeniyle oluşan imza eksikliğinden dolayı isteklilerin sorumlu tutulamayacağına hükmederek, ilgili iş ortaklıklarının tekliflerinin yeniden değerlendirmeye alınması yönünde düzeltici işlem belirlenmesine oybirliğiyle karar vermiştir.

Analizin Sonucu ve Taraflar İçin Çıkarımlar İdareler Açısından: İdareler, bir belgedeki eksikliği tespit ettiklerinde, bunun hiç sunulmama mı, teklifin esasını değiştiren bir hata mı, yoksa tamamlatılabilir bir bilgi eksikliği mi olduğunu dikkatle ayırt etmelidir.